Audits – Das Modul für Ihr einfaches Auditmanagement

Mit Hilfe dieses Moduls können Sie Ihr unternehmensweites Auditmanagement vollständig abbilden. Ihre Auditplanung wird stark vereinfacht und die Durchführung Ihrer internen und externen Audits unterstützt. Sämtliche Abweichungen können direkt mit Verbesserungs- oder Korrekturmaßnahmen verknüpft werden und alle Aktivitäten werden langfristig dokumentiert.

Einfache und langfristige Planung Ihrer Audits

Mit dem Auditmanagement können Sie das Auditprogramm Ihres Unternehmens ganz einfach organisieren. Erstellen Sie Ihren eigenen Auditkatalog mit allen für Ihr Unternehmen notwendigen Audits. Mit Hilfe eines Namens, einer Beschreibung, der Kategorie (Internes Audit / Externes Audit), der Methode (Prozessaudit, Produktaudit, Systemaudit, Projektaudit, Performance-Audit, Media-Audit, Finanzaudit, Compliance-Audit) und ggfs. des Wiederholungsintervalls wird jedes Audit eindeutig definiert.

Um ein konkretes Audit zu planen wählen Sie ganz einfach ein Audit aus dem Auditkatalog aus, legen einen Termin fest und fügen die Teilnehmer hinzu. Zusätzlich können noch notwendige Unterlagen, wie z.B. Verfahrensanweisungen direkt in dem Audit hinterlegt werden.
Bei Fertigstellung der Auditplanung werden die Teilnehmer automatisch durch die Software über die anstehenden Termine sowie den Auditumfang informiert und können für die Vorbereitung direkt auf die hinterlegten Unterlagen zugreifen. So wird die Auditvorbereitung Ihrer Mitarbeiter effizient gestaltet.

Dank des Wiederholungsintervalls erinnert die Software automatisch an die erneute Durchführung jedes Audits und vereinfacht so die langfristige Planung deutlich. Mit diesem regelmäßigen Rhythmus zur Wiederholung von Audits schaffen Sie ganz einfach gelebte Auditkultur in Ihrem Unternehmen.

Mehr Übersicht mit der Auditmatrix

Die Auditmatrix zeigt Ihnen zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Status Ihrer Auditplanung auf. Sie haben die Möglichkeit unterschiedliche Anforderungskataloge für Ihr Auditmanagement zu definieren. So kann für jedes von Ihnen verwendete Managementsystem ein separater Anforderungskatalog erstellt werden, z.B. für Ihr Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001:2015 und für Ihr Umweltmanagementsystem nach ISO 14001:2015.

Zu jedem Anforderungskatalog können einzelne Unteranforderungen definiert werden. Diese Unteranforderungen könnten z.B. den einzelnen Normkapiteln entsprechen, die die Durchführung bestimmter Audits erfordern.

In der Auditmatrix haben Sie die Möglichkeit einen oder mehrerer Anforderungskataloge für einen bestimmten Zeitraum Ihrer Auditplanung gegenüberzustellen. So sehen Sie auf einen Blick, welche der für den Zeitraum geforderten Audits bereits durchgeführt oder geplant wurden, bzw. welche Audits bisher nicht berücksichtig wurden.

Einfache Dokumentation aller Auditergebnisse

Werden während der Durchführung Abweichungen festgestellt, können diese direkt erfasst werden. Dazu können Sie zwischen Hauptabweichungen, Nebenabweichungen und Hinweisen differenzieren. Etwaige Verbesserungsmaßnahmen können direkt aus dem Audit heraus im Modul Projekte und Maßnahmen hinterlegt werden. Fortan sind diese dann mit dem durchgeführten Audit verknüpft.

Nach der Durchführung kann der Auditbericht als PDF-Datei hochgeladen und mit dem Audit verknüpft und eine Auditbewertung in der Software vorgenommen werden. So sind alle Ergebnisse und abgeleiteten Maßnahmen des Audits transparent und nachvollziehbar im System dokumentiert.

Dank der einheitlichen Erfassung sämtlicher Daten kann Ihr gesamtes Auditmanagement mit allen Aktivitäten ganz einfach und vollautomatisch ausgewertet werden. Sie gewinnen schnell Aufschluss darüber, welche Unternehmensbereiche gut laufen und welche Bereiche mehr Aufmerksamkeit erfordern.

Vorteile eines effizienten Auditmanagements

Audits dienen der systematischen und unabhängigen Prüfung von Unternehmensprozessen, Verfahrensanweisungen und Aufzeichnungen, sowie sonstigen unternehmerischen Tätigkeiten auf Ihre Konformität mit Richtlinien, Anforderungen und Unternehmenszielen. Das Ziel ist es, Nichtkonformitäten bzw. Abweichungen vom Soll-Zustand zu ermitteln und notwendige Veränderungen herbeizuführen. Nur durch eine fortwährende Auditierung kann sichergestellt werden, dass die erforderliche Qualität von Prozessen und Produkten aufrechterhalten wird. Dadurch wird das Auditmanagement zu einem zentralen Werkzeug zur Kontrolle, von sowohl operativen als auch strategischen Unternehmenszielen. Gleichzeitig wird eine gelebte Auditkultur auch zu einer Grundvoraussetzung für einen funktionierenden kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Nur durch eine systematische Auditplanung kann auch systematisch Verbesserungspotential ermittelt werden.

Gleichzeitig sind Audits und die oben genannten Implikationen eine essentielle Anforderung im Qualitätsmanagement sowie in zahlreichen anderen Managementsystemen. Bei einer Vielzahl von Unternehmensprozessen ist eine gut strukturierte Auditplanung im Rahmen eines erfolgreichen Qualitätsmanagements unabdingbar.

Die Bedeutung von Audits in Normen

Der Aufbau eines strukturierten Auditmanagements und die regelmäßige Durchführung von Audits sind ganz zentrale Bestandteile zahlreicher Management-Standards. Folgende Management-Systeme mit inhaltlich völlig unterschiedliche Zielsetzungen stellen sehr ähnliche Anforderungen an die Durchführung von Audits:

  • DIN EN ISO 9001: 2015 – Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme
  • DIN EN ISO 13485: 2016 – Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme für Medizinprodukte
  • DIN EN ISO 14001: 2015 – Internationaler Standard für Umweltmanagementsysteme
  • DIN ISO/IEC 27001:2013 – Internationaler Standard Informationssicherheits-Managementsysteme
  • DIN EN ISO 50001: 2015 – Internationaler Standard für Energiemanagementsysteme

Im Wesentlichen fordern diese Management-Systeme die Planung, den Aufbau, die Umsetzung und die Dokumentation eines oder mehrerer Auditprogramme um zu prüfen, ob das Managementsystem wirksam umgesetzt und aufrechterhalten wird. Die Ermittelte Abweichungen müssen korrigiert werden und die Auditergebnisse müssen als Eingabe für die regelmäßige Managementbewertung bzw. das Managementreview dienen.

Das Auditmanagement von qmBase unterstützt somit eine effiziente Umsetzung dieser Managementstandards.