Dokumente – Einfaches Dokumentenmanagement


Das Software-Modul Dokumente stellt das Dokumentenmanagement von qmBase dar. Die umfangreiche Funktionalität unterstützt Sie einfach und unkompliziert Ihre Dokumente zu verwalten und zu lenken. Das Dokumentenmanagement bietet Ihnen einfache Prozesse zur Freigabe und Versionierung Ihrer Dokumente. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass immer nur die aktuellste Version öffentlich verfügbar ist.

Einfaches Dokumentenmanagement

  • Dokumente verwalten
  • Dokumente lenken
  • Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente
  • Kategorisierung aller Dokumente mit Schlagworten

Das Dokumentenmanagement von qmBase stellt die zentrale Anlaufstelle für alle Dokumente in Ihrem Unternehmen dar. Die Dokumente können gezielt innerhalb Ihres Unternehmens verwaltet und gelenkt werden. Da es sich um eine browserbasierte Software handelt, ist die Verfügbarkeit der Dokumente an jedem Einsatzort sichergestellt.

Alle Dokumente des Unternehmens können im Rahmen einer selbst erstellten Ordnerstruktur ganz einfach organisiert werden. Die Einbindung der Dokumente ins System erfolgt entweder durch den Import fertiger Dateien (MS-Office-Dokumente, PDF, etc.) oder durch die Erstellung und Formatierung der Dokumente direkt im System.

Die Dokumente können mit Hilfe von Schlagworten unabhängig von der Ordnerstruktur kategorisiert werden. Durch die entsprechenden Schlagworte kann jedes Dokument gleichzeitig mehren Themen zugeordnet werden. So ist die Auffindbarkeit der Dokumente in jedem Zusammenhang sichergestellt. Ein Dokument kann so z.B. gleichzeitig einem Prozess, einem Produkt, einem Unternehmensbereich und dem Qualitätsmanagement zugeordnet werden.

Einfache Versionierung von Dokumenten

  • Automatische Vergabe von Versionsnummern
  • Freigabeprozess für Dokumente
  • Automatische Archivierung alter Dokumente
  • Automatische Benachrichtigungen der Mitarbeiter über Änderungen in Dokumenten durch die Software

Das Dokumentenmanagement von qmBase unterstützt Sie mit einer einfachen und eindeutigen Freigabe und Versionierung von Dokumenten. Es wird sichergestellt, dass immer nur die aktuellste Version des Dokumentes zugänglich ist, während die alte Version archiviert wird.

Wird ein Dokument neu erstellt oder überarbeitet durchläuft es einen Freigabe- und Veröffentlichungsprozess. Zunächst wird über die dreistellige Versionsnummer die Bedeutung der Änderung im Dokument festgelegt (z.B. Dokumentenversion 1.0.1). Dann werden eine oder mehrere Personen zur Prüfung und Freigabe ausgewählt. Nachdem die Freigabe erfolgt ist, kann das Dokument veröffentlicht werden. Zeitgleich wird die alte Version automatisch eingezogen und archiviert. So bleiben alte Dokumente langfristig erhalten, während sichergestellt wird, dass nur aktuelle und freigegebene Dokumente öffentlich zugänglich sind.

Zu jeder Version eines Dokumentes kann ein Änderungsprotokoll erstellt werden, um die konkrete inhaltliche Änderungshistorie aufzuzeichnen. Die Mitarbeiter können automatisch durch die Software über Änderungen in für Sie relevanten Dokumenten informiert werden.

Gemeinsam mit dem Dokumentenmanagement von qmBase stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter von jedem beliebigen Ort Zugriff auf die aktuellsten Versionen Ihrer Dokumente haben.

Mehr Transparenz über die Nutzung von Dokumenten

  • Vollständige Auswertung aller Aktivitäten des Dokumentenmanagements
  • Nutzungsstatistiken zu jedem Dokument
  • Identifikation nicht genutzter Dokumente
  • Kollaborative Weiterentwicklung von Dokumenten

Das Dokumentenmanagement von qmBase zeigt Ihnen zu jedem einzelnen Dokument eine Nutzungsstatistik. So können Sie ganz schnell auswerten, welche Dokumente viel gelesen werden und welcher weniger. Dies hilft Ihnen die tatsächliche Bedeutung von Dokumenten viel besser einzuschätzen.

Dokumente zu erstellen und zu pflegen ist mit einem enormen manuellen Aufwand verbunden. Werden diese Dokumente jedoch gar nicht gelesen ist all dieser Aufwand umsonst. Mit der Dokumentenmanagement Software von qmBase identifizieren Sie diese ungenutzten Dokumente. So haben Sie Grundlage um zu beurteilen, welche Dokumente in der Zukunft weiter fortgeführt und aktualisiert werden müssen und auf welche Dokumente Sie in Zukunft verzichten können.

Jedes Dokument kann durch den Leser bewertet und kommentiert werden. Dies trägt dazu bei die Dokument kollaborativ weiterzuentwickeln und besser an die Bedürfnisse der Leser zu anzupassen. So unterstützt das qmBase Dokumentenmanagement sie bei einer effizienteren Verwaltung und Pflege Ihrer Dokumente.

Normative Anforderungen an das Dokumentenmanagement

  • Dokumente lenken und kennzeichnen
  • Dokumente überprüfen und genehmigen
  • Änderungen von Dokumenten überwachen
  • Verfügbarkeit von Dokumenten sicherstellen

Das Dokumentenmanagement von qmBase unterstützt die Umsetzung der Anforderungen der ISO 9001 an die Verwaltung, Freigabe und Lenkung von Dokumenten. In Kapitel 7.5 Dokumentierte Information die ISO 9001 eine angemessene Kennzeichnung (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer) und angemessene Überprüfung und Genehmigung der Dokumente. Dies beinhaltet auch die Überwachung von Dokumente sowie dessen Änderungen (z. B. Versionskontrolle). Die Dokumente müssen vor Verlust der Vertraulichkeit, unsachgemäßem Gebrauch und unbeabsichtigten Änderungen geschützt werden. Gleichzeitig muss die Verfügbarkeit der Dokumente zu jeder Zeit und an dem Ort des Bedarfs sichergestellt sein.

Zahlreiche Managementsysteme stellen ähnliche Anforderungen an das Dokumentenmanagement. Die Anforderungen der folgenden Managementsysteme können mit der Dokumentenmanagement Software von qmBase erfolgreich abgebildet werden:

  • DIN EN ISO 9001: 2015 – Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme
  • DIN EN ISO 13485: 2016 – Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme für Medizinprodukte
  • DIN EN ISO 14001: 2015 – Internationaler Standard für Umweltmanagementsysteme
  • DIN ISO/IEC 27001:2013 – Internationaler Standard Informationssicherheits-Managementsysteme
  • DIN EN ISO 50001: 2015 – Internationaler Standard für Energiemanagementsysteme