Ideenmanagement – Ihr betriebliches Vorschlagswesen

Die Funktionen des Ideenmanagements

Das Modul Ideenmanagement bietet Ihnen strukturierte Prozesse für ein betriebliches Vorschlagswesen. Die Mitarbeiter können Verbesserungsvorschläge erstellen, diese digital einreichen und werden automatisch über die Bearbeitung der Vorschläge informiert.

Der Weg von der Idee bis hin zur Umsetzung

Bei der Erstellung von Ideen für Verbesserungsvorschläge muss die Idee zunächst benannt und beschrieben werden. Die Beschreibung unterteilt sich in die Beschreibung der aktuellen zu verbessernden Situation, die Idee selbst und die Vorteile des Verbesserungsvorschlages. Für eine anschaulichere Darstellung können auch Bilder mit in die Beschreibung aufgenommen werden. Ergänzend muss die Idee thematisch kategorisiert werden. Dazu wird eine Kategorie aus einer durch das Unternehmen vorgegebenen Liste gewählt z.B. Prozessverbesserung, Arbeitssicherheit oder Umwelt und Energie . Zusätzlich muss aus einer ebenfalls vorgegebenen Liste eine Person für eine fachliche Prüfung des Verbesserungsvorschlages ausgewählt werden.

Jeder Verbesserungsvorschlag wird zunächst als Entwurf gespeichert. Erst mit dem Abschicken der Idee wird diese an den fachlichen Prüfer übertragen. Dieser entscheidet ob die Idee sinnvoll ist und ob der Verbesserungsvorschlag angenommen oder abgelehnt wird. Nach einer erfolgreichen fachlichen Prüfung wird die Idee automatisch zur organisatorischen Prüfung weitergeleitet. In der organisatorischen Prüfung wird durch eine vorausgewählte Person die finale Entscheidung über die Umsetzung des Verbesserungsvorschlags getroffen. Wird die Umsetzung einer Idee beschlossen, kann die Koordination direkt über das Maßnahmenmanagement  erfolgen und Maßnahmen mit der Idee verknüpft werden.

Für den Ideengeber, ist der Entscheidungsprozess jederzeit transparent und nachvollziehbar. Es ist ersichtlich an welcher Stelle des Entscheidungsprozesses sich die Idee aktuell befindet oder welche Maßnahmen für die Umsetzung der Idee geplant sind. So kann der ganze Prozess von der Einsendung der Idee bis zur Umsetzung nachverfolgt werden.

Um ein konkretes Audit zu planen wählen Sie ganz einfach ein Audit aus dem Auditkatalog aus, legen einen Termin fest und fügen die Teilnehmer hinzu. Zusätzlich können noch notwendige Unterlagen, wie z.B. Verfahrensanweisungen direkt in dem Audit hinterlegt werden.
Bei Fertigstellung der Auditplanung werden die Teilnehmer automatisch durch die Software über die anstehenden Termine sowie den Auditumfang informiert und können für die Vorbereitung direkt auf die hinterlegten Unterlagen zugreifen.

Vorteile eines transparenten Ideenmanagements

Das größte Potenzial zur kontinuierlichen Verbesserung der innerbetrieblichen Prozesse und Abläufe, der Produkte und der Kundenbeziehungen geht von den eigenen Mitarbeitern aus. Nutzen Sie das Wissen, die Erfahrung und die Kreativität Ihrer Mitarbeiter um die eigene Marktposition fortlaufend zu verbessern. Ein effizientes Ideenmanagement kann dazu beitragen Verbesserungsvorschläge im Unternehmen gezielt zu steuern und falls notwendig hemmende Hierarchien zu durchbrechen.
Jeder Mitarbeiter erhält die Chance die Zukunft des Unternehmens mitzugestalten und zum Erfolg beizutragen.

Es kann für Mitarbeiter eine sehr frustrierende Erfahrung sein, wenn sie keine Informationen darüber erhalten, ob und wie ihre Verbesserungsvorschläge berücksichtigt werden. Im Gegensatz zu dem klassischen Briefkasten für Verbesserungsvorschläge gibt ein transparentes System zur jeder Zeit Rückmeldung über den aktuellen Bearbeitungsstatus. Wenn die Mitarbeiter sehen, dass sie die Entwicklung des Unternehmens aktiv mitgestalten können, fördert dies die Motivation und die Identifikation mit dem Unternehmen. Erhalten die Mitarbeiter für erfolgreiche Ideen eine angemessene Anerkennung kann sich schnell eine innovationsfreudige Unternehmenskultur entwickeln.

Ideenmanagement in Normen

Ein Ideenmanagement oder auch betriebliches Vorschlagswesen wird in der Regel nicht explizit durch die Normen gefordert. Viele Managementsysteme basieren aber auf der Idee einer fortlaufenden und kontinuierlichen Verbesserung des Managementsystems und der damit verbundenen Prozesse. Die größte Kompetenz zur Ermittlung von Verbesserungspotenzialen liegt in der Regel bei den Mitarbeitern. Eine strukturierte Erfassung von Verbesserungsvorschlägen und Ideen der Mitarbeiter unterstützt somit die Ziele der Managementsysteme:

DIN EN ISO 9001: 2015 - Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme

Die ISO 9001 weist in zahlreichen Kapiteln, insbesondere aber in Kapitel 10 Verbesserung auf die Notwendigkeit zur Verbesserung des Qualitätsmanagements und der damit verbundenen Prozesse sowie der Kundenzufriedenheit hin. Verbesserungsvorschläge durch Mitarbeiter werden jedoch nicht explizit gefordert.

DIN EN ISO 13485: 2016 - Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme für Medizinprodukte

Die ISO 13485 fordert in zahlreichen Kapiteln, insbesondere aber in Kapitel 8.5 Verbesserung eine fortlaufende Verbesserung des Qualitätsmanagements, der damit verbundenen Prozesse und der Kundenzufriedenheit. Verbesserungsvorschläge durch Mitarbeiter werden jedoch nicht explizit genannt.

DIN EN ISO 14001: 2015 - Internationaler Standard für Umweltmanagementsysteme

Die ISO 14001 fordert in Kapitel 7.4.2 Interne Kommunikation Prozesse, die „den Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten, Möglichkeiten bieten, zur fortlaufenden Verbesserung beizutragen.“

DIN ISO/IEC 27001:2013 - Internationaler Standard Informationssicherheits-Managementsysteme

Die ISO 27001 weist in zahlreichen Kapiteln, insbesondere aber in Kapitel 10 Verbesserung auf die Notwendigkeit zur Verbesserung des Informationssicherheits-Managementsystems und der damit verbundenen Prozesse hin. Verbesserungsvorschläge durch Mitarbeiter werden jedoch nicht explizit gefordert.

DIN EN ISO 50001: 2015 - Internationaler Standard für Energiemanagementsysteme

Die ISO 50001 fordert in dem Kapitel 4.5.3. Kommunikation explizit einen „Prozess, der es allen in der Organisation oder in deren Namen arbeitenden Personen ermöglicht, Kommentare oder Verbesserungsvorschläge zum EnMS abzugeben.“