Ideenmanagement – Ihr betriebliches Vorschlagswesen

Das Modul Ideenmanagement bietet Ihnen strukturierte Prozesse für ein betriebliches Vorschlagswesen. Die Mitarbeiter können Verbesserungsvorschläge erstellen, diese digital einreichen und werden automatisch über die Bearbeitung der Vorschläge informiert.

Der Weg von der Idee bis hin zur Umsetzung

Bei der Erstellung von Ideen für Verbesserungsvorschläge muss die Idee zunächst benannt und beschrieben werden. Die Beschreibung unterteilt sich in die Beschreibung der aktuellen zu verbessernden Situation, die Idee selbst und die Vorteile des Verbesserungsvorschlages. Für eine anschaulichere Darstellung können auch Bilder mit in die Beschreibung aufgenommen werden. Ergänzend muss die Idee thematisch kategorisiert werden. Dazu wird eine Kategorie aus einer durch das Unternehmen vorgegebenen Liste gewählt z.B. Prozessverbesserung, Arbeitssicherheit oder Umwelt und Energie. Zusätzlich muss aus einer ebenfalls vorgegebenen Liste eine Person für eine fachliche Prüfung des Verbesserungsvorschlages ausgewählt werden. Darüber hinaus können Ideen auch als Gruppenvorschläge durch mehrere Personen eingereicht werden. Hierbei kann individuell festgelegt werden, wer welchen Beitrag zu der Idee geliefert hat.

Jeder Verbesserungsvorschlag wird zunächst als Entwurf gespeichert. Erst mit dem Abschicken der Idee wird diese an den fachlichen Prüfer übertragen. Dieser entscheidet ob die Idee sinnvoll ist und ob der Verbesserungsvorschlag angenommen oder abgelehnt wird. Nach einer erfolgreichen fachlichen Prüfung wird die Idee automatisch zur organisatorischen Prüfung weitergeleitet. In der organisatorischen Prüfung wird durch eine vorausgewählte Person die finale Entscheidung über die Umsetzung des Verbesserungsvorschlags getroffen. Wird die Umsetzung einer Idee beschlossen, kann die Koordination direkt über das Maßnahmenmanagement  erfolgen und Maßnahmen mit der Idee verknüpft werden.

Für den Ideengeber, ist der Entscheidungsprozess jederzeit transparent und nachvollziehbar. Es ist ersichtlich an welcher Stelle des Entscheidungsprozesses sich die Idee aktuell befindet oder welche Maßnahmen für die Umsetzung der Idee geplant sind. So kann der ganze Prozess von der Einsendung der Idee bis zur Umsetzung nachverfolgt werden.

Vorteile eines transparenten Ideenmanagements

Das größte Potenzial zur kontinuierlichen Verbesserung der innerbetrieblichen Prozesse und Abläufe, der Produkte und der Kundenbeziehungen geht von den eigenen Mitarbeitern aus. Nutzen Sie das Wissen, die Erfahrung und die Kreativität Ihrer Mitarbeiter um die eigene Marktposition fortlaufend zu verbessern. Ein effizientes Ideenmanagement kann dazu beitragen Verbesserungsvorschläge im Unternehmen gezielt zu steuern und falls notwendig hemmende Hierarchien zu durchbrechen. Jeder Mitarbeiter erhält die Chance die Zukunft des Unternehmens mitzugestalten und zum Erfolg beizutragen.

Es kann für Mitarbeiter eine sehr frustrierende Erfahrung sein, wenn sie keine Informationen darüber erhalten, ob und wie ihre Verbesserungsvorschläge berücksichtigt werden. Im Gegensatz zu dem klassischen Briefkasten für Verbesserungsvorschläge gibt ein transparentes System zur jeder Zeit Rückmeldung über den aktuellen Bearbeitungsstatus. Wenn die Mitarbeiter sehen, dass sie die Entwicklung des Unternehmens aktiv mitgestalten können, fördert dies die Motivation und die Identifikation mit dem Unternehmen. Erhalten die Mitarbeiter für erfolgreiche Ideen eine angemessene Anerkennung kann sich schnell eine innovationsfreudige Unternehmenskultur entwickeln.

Normative Anforderungen an das Ideenmanagement

  • Unterstützung der fortlaufenden Verbesserung
  • Ideenmanagement für Managementsysteme

Die meisten Managementsysteme fordern kein explizites Ideenmanagement oder betriebliches Vorschlagswesen. Die meisten Managementsysteme basieren auf der Idee einer kontinuierlichen und fortlaufenden Verbesserung des Managementsystems und der damit verbundenen Prozesse. Das größte Potenziale für derartige Verbesserungen und die dafür notwendigen Verbesserungsvorschläge ist in der Regel bei den Mitarbeitern zu finden. Daher ist es wichtig mit einem strukturierten Ideenmanagement die Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter effizient zu erfassen.

Eine erfolgreiche Umsetzung unter anderem folgender Managementsysteme kann durch die Ideenmanagement Software von qmBase unterstützt werden:

  • DIN EN ISO 9001: 2015 – Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme
  • DIN EN ISO 13485: 2016 – Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme für Medizinprodukte
  • DIN EN ISO 14001: 2015 – Internationaler Standard für Umweltmanagementsysteme
  • DIN ISO/IEC 27001:2013 – Internationaler Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme
  • DIN EN ISO 50001: 2015 – Internationaler Standard für Energiemanagementsysteme

Aus den aufgeführten Managementsystemen stechen die ISO 14001:2015 und die ISO 50001:2015 mit der Forderung nach einem expliziten Ideenmanagement heraus. Das Umweltmanagementsystem fordert, den Mitarbeiter „Möglichkeiten [zu] bieten, zur fortlaufenden Verbesserung beizutragen.“ Das Energiemanagementsystem (EnMS) fordert einen „Prozess, der es [den Mitarbeitern] ermöglicht, Kommentare oder Verbesserungsvorschläge zum EnMS abzugeben.“ Die übrigen Managementsysteme fordern lediglich die fortlaufende Verbesserung des jeweiligen Systems.