Die Funktionen des Moduls für Projekte und Maßnahmen

Dieses Modul gibt Ihnen die Möglichkeit Aufgaben, Maßnahmen und Projekte in Ihrem Unternehmen einfach zu strukturieren und nachzuverfolgen. Einzelne Maßnahmen können gezielt mit anderen Objekte, wie z.B. Reklamationen oder Audits, verknüpft werden. Die Transparenz ihres Unternehmens wird deutlich erhöht und Projekte und Maßnahmen können gezielter und effizienter umgesetzt werden.

Planung und Umsetzung von Maßnahmen

Jede Maßnahme wird mit einer inhaltlichen Beschreibung der Aufgabe, der verantwortlichen Person und der Fertigstellungsfrist erfasst. Optional kann die Aufgabe mit Hilfe einer Checkliste in weitere Teilaufgaben runtergebrochen werden. Der Bearbeitungszustand jeder Maßnahme kann anhand ihres Status (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen) nachverfolgt werden. Nach dem Abschluss einer Maßnahme gibt es die Möglichkeit die Wirksamkeit zu beurteilen.

Wenn Maßnahmen durch mehr als eine Person umgesetzt werden sollen, können weitere unterstützende Personen hinzugefügt werden. Jede Person die in eine Maßnahme oder ein Projekt involviert ist, wird automatisch durch die Software über diesen Sachverhalt informiert.

Die Maßnahmenplanung ist ein zentrales und verbindendes Element in der Software-Lösung von qmBase. Maßnahmen können einem oder mehreren anderen Objekten zugeordnete bzw. mit diesen verknüpft werden, z.B. mit:

So wird zum einen nachvollziehbar dokumentiert, wenn Maßnahmen aus anderen Ereignissen wie z.B. Reklamationen oder Audits resultieren. Zum anderen trägt diese Darstellung kausaler Zusammenhänge dazu bei, die Transparenz innerhalb des Unternehmens zu steigern.

Planung und Auswertung von Projekte

Mit Hilfe von Projekten können Maßnahmen mit einer gemeinsamen Zielsetzung gebündelt und der Fortschritt aggregiert ausgewertet werden. Ähnlich wie bei Maßnahmen wird bei der Erstellung neuer Projekte zunächst die inhaltliche Beschreibung, die Fertigstellungsfrist und die gesamtverantwortliche Person erfasst.

Jedem Projekt können belieb viele Maßnahmen zugeordnet werden. Dazu kann sowohl aus bereits bestehenden Maßnahmen ausgewählt werden, als auch neue Maßnahmen erstellt werden. Aus den verbundenen Maßnahmen erfolgt eine automatische Auswertung sowohl über den gesamten Projektfortschritt als auch für jeden einzelnen Mitarbeiter, der an dem Projekt beteiligt ist.

Strukturierung von Projekten und Maßnahmen

Um eine mögliche Vielzahl von Projekten und Maßnahmen zu strukturieren und einzelne Objekte besser wieder aufzufinden gibt es die Möglichkeit Maßnahmen mit Schlagworten zu versehen, sowie eine umfangreiche Filterfunktion.

Jedem Projekt und jeder Maßnahme können beliebig viele Schlagworte zugeordnet werden, um sie nach beliebigen Kriterien zu katalogisieren. So können die Maßnahmen z.B. als Verbesserungsmaßnahmen, Korrekturmaßnahmen oder Vorbeugungsmaßnahmen gekennzeichnet werden. Genauso kann auch die Priorisierung der Projekte und Maßnahmen über Schlagworte erfolgen. Gleichzeitig können die Projekte und Maßnahmen mit Schlagworten auch einzelnen Unternehmensbereichen, Standorten oder Managementsystemen zugeordnet werden.

Alle Projekte und Maßnahmen lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien und Schlagworten filtern. Jeder Nutzer hat die Möglichkeit seine eigenen Filter abzuspeichern und jederzeit abzurufen. So besteht für jeden Anwender die Möglichkeit die Darstellung der Inhalte individuell zu strukturieren.

Vorteile einer transparenten Maßnahmenplanung

Im Arbeitsalltag ist es für jeden Mitarbeiter, Teamleiter und Geschäftsführer wichtig, dass die Aufgaben innerhalb des Unternehmens transparent strukturiert werden. Für die Mitarbeiter ist auf einen Blick erkennbar, welche Aufgaben mit welchen Fertigstellungsfristen zu erledigen sind. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit die operative Umsetzung langfristig zu planen und sinnvoll zu priorisieren. Eine strukturierte und transparente Maßnahmenplanung erhöht die Verbindlichkeit in der Kommunikation und reduziert gleichzeitig das Risiko fehlerhafter Absprachen und Missverständnisse deutlich. Außerdem geraten keine Aufgaben mehr in Vergessenheit.

Genauso hat auch jeder Teamleiter oder Abteilungsleiter die Möglichkeit auf einen Blick die Fortschritte seiner Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Projekten und Maßnahmen zu erkennen. Die Transparenz bietet die Möglichkeit Mitarbeiter effizienter zu führen und möglichen Fehlentwicklungen vorzubeugen.

Insbesondere für die Geschäftsführung sind die automatisierten Auswertungen des Qualitätsmonitors interessant. Alle Projekte und Maßnahmen werden unternehmensweit ausgewertet und grafisch aufbereitet. Die Geschäftsführung hat die Möglichkeit sich ohne Aufwand selbst zu informieren und ist nicht auf das Reporting durch die Mitarbeiter angewiesen. Probleme können führzeitig erkannt und das Unternehmen zielgerichteter geführt werden.

Die Bedeutung von Maßnahmen in Normen

Viele verschiedene Normen mit völlig unterschiedlichen inhaltlichen Ausrichtungen stellen sehr ähnliche Anforderungen an die Planung, Umsetzung, Dokumentation sowie die Wirksamkeitsbeurteilung von Maßnahmen. Für unter anderem folgende Normen bietet sich eine strukturierte Maßnahmenplanung für eine effizientere Umsetzung des Managementsystems an:

  • DIN EN ISO 9001: 2015 – Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme
  • DIN EN ISO 13485: 2016 – Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme für Medizinprodukte
  • DIN EN ISO 14001: 2015 – Internationaler Standard für Umweltmanagementsysteme
  • DIN ISO/IEC 27001:2013 – Internationaler Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme
  • DIN EN ISO 50001: 2015 – Internationaler Standard für Energiemanagementsysteme

Insbesondere Korrekturmaßnahmen und Vorbeugungsmaßnahmen im Zusammenhang mit Reklamationen und Nichtkonformitäten sind wesentliche Anforderungen dieser Managementsysteme. Vielfach werden Maßnahmen zum Umgang mit Chancen und Risiken bzw. zur Gefahrenabwehr (ISO 14001) gefordert. Auch zur Steuerung der Managementsysteme, zur deren Zielerreichung sowie zur deren fortlaufender Verbesserung müssen Maßnahmen geplant, umgesetzt, dokumentiert und beurteilt werden. Darüber hinaus werden auch Maßnahmen aus der Managementbewertung bzw. dem Managementreview (ISO 50001) gefordert.