Qualitätsmanager – Herausforderungen eines unklaren Berufsbildes

Die Anforderungen an Qualitätsmanager haben in den letzten Jahren immer weiter zugenommen. Dies geht soweit, dass es heute für eine einzelne Person fast unmöglich ist allen Anforderungen ausreichend gerecht zu werden. Dies führt zu Frustration und Unzufriedenheit, sowohl bei den Qualitätsmanagern selbst, als auch bei der Unternehmensleitung. Um dieser Entwicklung entgegenzuwirken muss das Berufsbild des Qualitätsmanagers neu ausgerichtet werden.

Für Qualitätsmanager nimmt die Komplexität seit Jahre zu

In vielen Unternehmen wird das gesamte Qualitätswesen durch eine einzelne Person geleitet, den Qualitätsmanager, Qualitätsleiter oder Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB). Das Qualitätswesen setzt sich dabei aus zwei wesentlichen Arbeitsbereichen zusammen, der operativen Qualitätssicherung und dem strategischen Qualitätsmanagement. Beide Bereiche stellen unterschiedlichen Anforderungen an den Qualitätsmanager und in beiden Bereiche hat die Komplexität in den letzten Jahren stark zugenommen.

Durch immer komplexere Produkte und die kompliziertere Zusammensetzung ihrer Komponenten sowie durch die zunehmende Vielfalt von Hightech-Materialien wird die Beurteilung der Produktqualität immer schwieriger. Hinzukommen immer komplexere IT-gestützte Messtechnikverfahren. So sind die Aufgaben in der Qualitätssicherung kaum noch mit denen von vor 20 Jahren zu vergleichen.

Auch das Qualitätsmanagement hat sich in den letzten Jahrzehnten deutlich verändert und an Komplexität gewonnen. Es gibt inzwischen zahlreiche branchenspezifische Qualitätsnormen und Unternehmen entlang der Lieferkette erfahren einen zunehmend steigenden Druck sich den branchenspezifischen Anforderungen Ihrer Kunden anzupassen.
Ein Unternehmen, dessen Kunden aus unterschiedlichen Branchen kommen, z.B. der Automobilindustrie, der Luft- und Raumfahrttechnik, der Medizintechnik sowie dem Maschinenbau muss oft nach mehreren Qualitätsnormen zertifiziert sein. Dazu kommen noch weitere branchenspezifische Qualitätsmanagementmethoden und -werkzeuge.

Für einen einzelnen Qualitätsmanager oder Qualitätsmanagementbeauftragten sind all die damit verbundenen Aufgaben gar nicht mehr zu leisten.

Die Erwartungshaltung an Qualitätsmanager ist unrealistisch

Unternehmen erwarten, dass die Qualitätsmanager allen Aufgaben des Qualitätswesens, sowohl der Qualitätssicherung, als auch des Qualitätsmanagements, gleichermaßen gewachsen sind.

Für die Aufgaben der Qualitätssicherung sind überdurchschnittlich gute technische Kenntnisse über sowohl über die Produkte als auch über die Produktionsverfahren notwendig. Eine detail- und technikorientierte Persönlichkeit sind hilfreich, um zuverlässig die Produktqualität zu beurteilen und ggfs. technische Ursachenforschung zu betreiben.

Für die Aufgaben des Qualitätsmanagements ist eine ganze Reihe weiterer Fähigkeiten und Eigenschaften notwendig. Der Aufbau, die Einführung, die Aufrechterhaltung und die Weiterentwicklung eines Qualitätsmanagementsystems sind eine strategische Aufgabe die ein ganzheitliches und vorausschauendes Handeln erfordern. Im Gegensatz zur Qualitätssicherung beinhaltet das Qualitätsmanagement auch viele produktionsferne Tätigkeiten. Gemeinsam mit der Geschäftsführung muss die Qualitätspolitik erarbeitet und umgesetzt und Qualitätsziele nachverfolgt werden.

Die Dokumentation, Auditierung und Optimierung aller Geschäftsprozess fallen ebenfalls in den Tätigkeitsbereich des Qualitätsmanagers. Dies reduziert sich nicht auf die Produktionsprozesse, sondern beinhaltet auch alle weiteren Unternehmensbereiche, wie Entwicklung, Logistik, Vertrieb etc. Bestehen neben dem Qualitätsmanagement noch weitere Managementsysteme, dann fallen diese in der Regel ebenfalls in den Aufgabenbereich des Qualitätsmanagementbeauftragten. Dabei kann es sich z.B. Umwelt-, Energie-, Arbeitsschutz-, Risiko- oder IT-Sicherheitsmanagement-Systeme handeln. Dadurch kann das Aufgabenfeld des Qualitätsmanagers noch einmal deutlich erweitert werden.

Das Qualitätsmanagement stellt eine Schnittstelle zwischen allen Abteilungen sowie der Geschäftsführung dar und steht darüber hinaus auch häufig in Kontakt mit Kunden und Lieferanten. Daher ist für diese Aufgabe ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, sozialer Kompetenz sowie Überzeugungsfähigkeit und Durchsetzungsvermögen notwendig. Es ist eine wichtige Eigenschaft, dass der Qualitätsmanager in der Lage ist, die Bedürfnisse zahlreicher unterschiedlicher Interessensgruppen zu berücksichtigen und zu koordinieren.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass es sich bei dem perfekten Qualitätsmanager um einen detail- und dialogorientierten, technikbegeisterten Analytiker mit strategischer Weitsicht, ausgeprägter Sozialkompetenz und umfassenden Verhandlungsgeschick handelt.

Das unklare Berufsbild des Qualitätsmanagers führt zu erheblichen Konsequenzen

Es offensichtlich, dass die Anforderungen an Tätigkeit der Qualitätssicherung und des Qualitätsmanagements stark voneinander abweichen. Diese Kombination unterschiedlicher fachlicher Kompetenzen und persönlicher Eigenschaften in einer einzelnen Person zu finden, ist nicht nur sehr schwierig, sondern erscheint auch widersprüchlich. Es erscheint undenkbar, dass ein zahlenorientierter Buchhalter mit hoher Detailorientierung wichtige Präsentation zur Kundenakquisition hält. Diese Gesetzmäßigkeit, scheint im Qualitätswesen jedoch nicht zu gelten.

Die mit diesem Anforderungsprofil verbundene Erwartungshaltung ist nicht zu erfüllen und es ist anzunehmen, dass jeder Qualitätsmanager zumindest in Teilbereichen seines Aufgabenfeldes Schwächen aufweist. Dieser Umstand führt zu zunehmender Frustration und Verstimmung sowohl bei den Qualitätsmanagern als auch bei der Unternehmensführung. Dies ist jedoch nicht auf fehlende oder unzureichende Kompetenzen und Qualifikationen der Qualitätsmanagementbeauftragten zurückzuführen, sondern auf ein undifferenziertes Berufsbild. Alle Aufgaben und Aktivitäten die im Entferntesten mit der Produkt- oder Prozessqualität, dem Qualitätsmanagement oder weiteren Managementsystemen im Zusammenhang stehen werden in dem Berufsbild des Qualitätsmanagers subsumiert.

Viele Unternehmen vereinen die unterschiedlichste, teils widersprüchlichen Aufgaben in einer Position und diese Kombination an Tätigkeiten differenziert zu betrachten. Gleichzeitig haben die Qualitätsmanager teils eigene Vorstellungen davon welche Aufgaben ihre Position umfassen sollte und welche Tätigkeiten den Schwerpunkt ihrer Aufgaben darstellen sollten.

Aufgrund der Unzufriedenheit und der daraus regelmäßig resultierenden Reibung zwischen der Unternehmensführung und dem Qualitätsmanagementbeauftragten nimmt die Bedeutung des QMBs in Unternehmen immer weiter ab. Daraus resultiert ein Imageverlust für das gesamte Berufsbild des Qualitätsmanagers.

Das undifferenzierte und weitläufige Berufsbild des Qualitätsmanagers hat noch weitere negative Implikationen. Da für die Tätigkeiten des Qualitätsmanagements und der Qualitätssicherung unterschiedliche Eigenschaften und Kompetenzen erforderlich sind ist es nicht ungewöhnlich, dass der Qualitätsleiter je nach Neigung eine der beiden Tätigkeiten vernachlässigt. Häufig ist auch zu beobachten, dass die operativen und vermeintlich dringenderen Tätigkeiten der Qualitätssicherung den strategischen und langfristigen Aufgaben des Qualitätsmanagements vorgezogen werden. Dies führt unweigerlich zu einer Vernachlässigung des Qualitätsmanagements. Dies resultiert in einer reaktiven anstatt einer proaktiven Ausrichtung des Qualitätswesens. Die positive Auswirkung proaktiven Handelns im Qualitätsmanagement darf nicht unterschätzt werden. Die Zehnerregel der Fehlerkosten ist hierfür ein gutes Beispiel. (Klicken Sie hier für unseren Blogeintrag über Fehlerkosten im Qualitätsmanagement)

Restrukturierung des Qualitätswesens notwendig

Um den aufgeführten Problemen und Herausforderungen gerecht zu werden, ist es notwendig, das Qualitätswesen neu zu strukturieren. Die Tätigkeiten des Qualitätsmanagements und der Qualitätssicherung sollten voneinander getrennt werden. Es ist wichtig, die Aufgabenstellungen und Anforderungen für beide Bereiche eindeutig zu definieren.

Das Qualitätsmanagement wird ausgegliedert

Es ist weiterhin die Aufgabe des Qualitätsmanagementbeauftragten, das Qualitätsmanagementsystem aufrechtzuerhalten, weiterzuentwickeln und die Zertifizierung sicherzustellen. Auch weitere Managementsysteme, wie z.B. Umweltmanagement-, Energiemanagement-, Risikomanagementsysteme etc., können nach wie vor in den Aufgabenbereich des QMB fallen.

Die zentrale Aufgabe des QMB aber sollte die Weiterentwicklung und Optimierung aller Geschäftsprozesse sein. Dies umfasst nicht nur die Produktionsprozesse, sondern alle Prozesse sämtlicher Unternehmensabteilungen, wie z.B. Logistik, Entwicklung, Vertrieb, Personal, Verwaltung etc. Es ist die Aufgabe des QMB die Prozesse zu analysieren, zu optimieren und zu dokumentieren. Neben der der Analyse Optimierung und Dokumentation der Unternehmensprozesse beinhaltet dies auch die Überwachung und Nachverfolgung von Maßnahmen zur nachhaltigen Prozessveränderung. Auch die Durchführung und Steuerung des Auditprogramms fällt in den Verantwortungsbereich des Qualitätsmanagementbeauftragten.
(Die Software-Lösung von qmBase unterstützt Sie in der Umsetzung ihres Auditmanagements. Klicken Sie hier für mehr Informationen.)

Darüber hinaus ist es die Aufgabe des QMB die Mitarbeiter zu schulen und für das Thema Qualität sowie für die Bedeutung dokumentierter und standardisierter Prozesse zu sensibilisieren. Aufgrund der umfangreichen Einblicke die der QMB in das Unternehmen gewinnt sowie der strategischen Bedeutung des Qualitätsmanagements ist der Qualitätsmanagementbeauftragte ein geeigneter Sparringspartner für die Geschäftsführung. Zusammenfassend lässt sich das Aufgabenprofil der Qualitätsmanagementbeauftragten mit dem eines internen Unternehmensberaters vergleichen. Aufgrund der inhaltlichen Anforderungen ist die Bezeichnung des Rollenprofils Qualitätsmanagementbeauftragter nicht mehr vollständig zutreffend. Treffender wäre die Bezeichnung als Qualitäts- und Prozessmanager.

Aufgaben des Qualitäts- und Prozessmanager Anforderungen an den Qualitäts- und Prozessmanager
  • Analyse und Optimierung der Unternehmensprozesse
  • Dokumentation der Unternehmensprozesse
  • Implementierung, Aufrechterhaltung und
    Weiterentwicklung von Managementsystemen
  • Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
    für das Thema Qualität sowie für die Bedeutung
    dokumentierter und standardisierter Prozesse.
  • Planung und Durchführung von Audits
  • Sparringspartner für die Geschäftsführung
  • Soziale Kompetenz
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Strategisches Denken
  • Begeisterungsfähigkeit
  • Analytische Fähigkeiten
  • Organisationsfähigkeit
  • Zielorientierte Arbeitsweise
  • Präsentationsfähigkeit
  • Durchsetzungsvermögen

Die Qualitätssicherung wird ein eigenständiger Unternehmensbereich

Die verbleibenden Tätigkeiten der Qualitätssicherung werden ebenfalls in einer Abteilung oder in einem Rollenprofil gebündelt werden. Diese Abteilung übernimmt alle Tätigkeiten und Aufgaben der operativen Qualitätssicherung.

Aufgaben der Qualitätssicherung Anforderungen an die Qualitätssicherung
  • Produktionsbegleitende Prüfung,
  • Kundenreklamationen,
  • Qualitätsplanung
  • Messtechnik
  • Lieferantenmanagement
  • Wareneingangsprüfung
  • etc.
  • Detail- und technikorientierte
    Persönlichkeit
  • Detaillierte Kenntnisse der Produkte
    und Produktionsverfahren
  • Hohes Maß an Praxisorientierung

Diese Trennung von Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung gewährleistet, dass die bestehenden Probleme behoben werden können und beide Bestandteile des Qualitätswesens ausreichend im Unternehmen berücksichtigt und umgesetzt werden. Es können verbindliche Berufsbilder mit eindeutigen und realistischen Anforderungsprofilen für die Qualitätsmanager geschaffen.

Wichtig ist es, beide Unternehmensbereichen mit Mitarbeitern zu besetzen, die erforderlichen Eigenschaften und Kompetenzen aufweisen. So kann die Unzufriedenheit innerhalb des Unternehmens abgebaut und das Image der Berufsbilder im Qualitätswesen aufgewertet werden.

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