Schulungen & Qualifikationen
Schulungsmanagement und Qualifikationsmatrix


Das Software-Modul Schulungen & Qualifikationen stellt das Schulungsmanagement und das Qualifikationsmanagement von qmBase dar. Die umfangreiche Funktionalität unterstützt Sie bei der optimalen Befähigung Ihrer Mitarbeiter für deren Unternehmensfunktionen. Das Modul beinhaltet ein klassisches Schulungsmanagement, um für die Mitarbeiter Schulungen zu verwalten, zu planen und zu dokumentieren. Für eine Ermittlung des Schulungsbedarfs werden in der Qualifikationsmatrix die Mitarbeiter und ihre vorhandenen Qualifikationen visualisiert. In der Funktionsmatrix werden die Mitarbeiter ihren Unternehmensfunktionen und den dafür notwendigen Qualifikationen gegenübergestellt.

Die Funktionen des Schulungsmanagements

  • Mit Hilfe definierter Schulungskataloge ganz einfach Schulungen planen
  • Unkompliziert Mitarbeiterschulungen verwalten und dokumentieren
  • Wirksamkeitsprüfungen der Schulungen ganz einfach erfassen

Mit dem Schulungsmanagement können alle Mitarbeiterschulungen ganz einfach organisiert werden. In einem Schulungskatalog werden alle für das Schulungsmanagement notwendigen Mitarbeiterschulungen angelegt und inhaltlich definiert und verwaltet. Um eine konkrete Schulung zu planen wird einfach eine Schulung aus dem Schulungskatalog ausgewählt und der Termin festgelegt. Die Mitarbeiter können als Teilnehmer direkt über die Software eingeladen werden und werden automatisch per E-Mail informiert. Sämtliche Schulungsunterlagen können den Mitarbeitern ebenfalls direkt über die Software zur Verfügung gestellt werden.

Die Software bietet darüber hinaus Möglichkeit ebenfalls die Wirksamkeitsprüfung der Schulungen zu erfassen. So werden alle Aktivitäten aus dem Schulungsmanagement automatisch ISO 9001 konform dokumentiert.

Jede einzelne Schulung kann in dem Schulungskatalog so definiert werden, dass aus einer erfolgreichen Mitarbeiterschulung für den Teilnehmer automatisch eine Qualifikation resultiert. Die Qualifikation eines Mitarbeiters bezeichnet eine spezifische Fach- oder Sozialkompetenz die Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit benötigt. In einem Qualifikationskatalog können alle im Unternehmen notwendigen Qualifikationen definiert werden. Jede Mitarbeiterqualifikation kann auch zeitlich begrenzt werden, so dass die Software automatisch an die Erneuerung der Qualifikation erinnert. Die Zuordnung einer Qualifikation zu einem Mitarbeiter kann entweder manuell erfolgen oder automatisch durch die Software im Rahmen einer Mitarbeiterschulung erfolgen.

Die Qualifikationen der Mitarbeiter können im Rahmen des Qualifikationsmanagements in der Qualifikationsmatrix und in der Funktionsmatrix visualisiert werden.

Die Qualifikationsmatrix und die Funktionsmatrix

  • Automatisch die Qualifikationen der Mitarbeiter in der Qualifikationsmatrix darstellen
  • Automatische die Anforderungen und die vorhandenen Qualifikationen für einzelne Unternehmensfunktion in der Funktionsmatrix abgleichen
  • Durch die einfache Ermittlung des Schulungsbedarfs das Schulungsmanagement unterstützen

Die Qualifikationsmatrix und die Funktionsmatrix stellen das Qualifikationsmanagement der Software dar. Sie dienen dazu die vorhandenen Qualifikationen der Mitarbeiter mit den notwendigen Qualifikationen der Mitarbeiter abzugleichen. Mit Hilfe dieses Soll-Ist-Vergleich lässt sich ganz einfach der Schulungsbedarf ableiten. In Kombination mit der übersichtlichen Planung und Verwaltung der Mitarbeiterschulungen wird Schulungsmanagement so ganz einfache.

Zunächst werden die notwendigen Qualifikationen definiert und in die Qualifikationsmatrix eingetragen. Im nächsten Schritt werden für jeden einzelnen Mitarbeiter die vorhandenen Qualifikationen und Kompetenzen erfasst. Dies kann z.B. durch Mitarbeitergespräche oder durch die Beurteilungen durch Vorgesetzte erfolgen. Die Software stellt in der Qualifikationsmatrix automatisch alle Mitarbeiter und deren Qualifikationen gegenüber. So ist auf einen Blick ersichtlich, welcher Mitarbeiter über welche Qualifikationen verfügt.

Um nun den tatsächlichen Soll-Ist-Vergleich für das Schulungsmanagement darzustellen ist die Funktionsmatrix erforderlich. Die Funktionsmatrix ist die konsequente Fortsetzung der Qualifikationsmatrix. Eine Mitarbeiterqualifikation stellt nur eine einzelne spezifische Kompetenz dar. Ein Mitarbeiter benötigt für seine Tätigkeit aber in der Regel eine Vielzahl unterschiedlicher Qualifikationen. Diese notwendigen Kombinationen von Qualifikationen können in einzelnen Unternehmensfunktion zusammengefasst werden.

In der Funktionsmatrix werden automatisch alle Mitarbeiter mit Ihren Unternehmensfunktionen und die dafür notwendigen Qualifikationen gegenübergestellt. So lässt sich schnell erkennen, inwieweit Ihre Mitarbeiter für Ihre eigenen Arbeitsbereiche ausreichend qualifiziert sind. Notwendiger Schulungsbedarf wird sofort ersichtlich.

Die Qualifikationsmatrix und die Funktionsmatrix stellen für das Qualifikationsmanagement und das Schulungsmanagement eine große Unterstützung dar. Es ist zu jedem Zeitpunkt eine transparente Übersicht über die Qualifikationen aller Mitarbeiter gegeben. Daraus kann direkt die notwendige Schulungsplanung abgeleitet werden, um bestehende Qualifikationen zu erneuern oder um Mitarbeiter weiterzuentwickeln. Neben der gezielten Mitarbeiterentwicklung werden mit Hilfe Qualifikationsmatrix und der Funktionsmatrix wird auch die Nachfolgeplanung und die Neubesetzung von Positionen deutlich vereinfacht. Auch Vertretungsregeln für Urlaub und Krankheitsfälle können problemlos mit Hilfe der Qualifikationsmatrix und der Funktionsmatrix erarbeitet werden.

Normative Anforderungen an das Schulungsmanagement

  • Analyse des Qualifikations- und Schulungsbedarfs
  • Schulungsplanung und Prüfung der Wirksamkeit der Schulungen
  • Angemessene Dokumentation aller Aktivitäten des Schulungsmanagements

Das Schulungsmanagement sowie die Qualifikationsmatrix und die Funktionsmatrix unterstützen die Umsetzung der Anforderungen der DIN EN ISO 9001 an das Kompetenz- und Qualifikationsmanagement. In dem Kapitel 7.2 Kompetenz fordert die DIN EN ISO 9001 eine Bedarfsanalyse und die daraus resultierende Schulungsplanung, die Wirksamkeitsprüfung von Schulungen und eine angemessene Dokumentation des Schulungsmanagements.

Zahlreiche Managementsysteme stellen ähnliche Anforderungen an das notwendige Qualifikationsmanagement. Diese Anforderungen können mit der Schulungsmanagement Software von qmBase und deren Qualifikationsmatrix und der Funktionsmatrix abgebildet werden können:

  • DIN EN ISO 9001: 2015 – Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme
  • DIN EN ISO 13485: 2016 – Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme für Medizinprodukte
  • DIN EN ISO 14001: 2015 – Internationaler Standard für Umweltmanagementsysteme
  • DIN ISO/IEC 27001:2013 – Internationaler Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme
  • DIN EN ISO 50001: 2015 – Internationaler Standard für Energiemanagementsysteme