Case Study: Die Weerulin GmbH nutzt qmBase

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WEERULIN entwickelt und produziert feuerfeste Produkte für die Stahlindustrie. Das Lieferprogramm beinhaltet geformte und ungeformte Feuerfestprodukte. WEERULIN bietet Feuerfestkonzepte vom hoch feuerfesten monolithischen Rohstoffmix bis zum fertigen Vakuumschnorchel mit integriertem Argonspülsystem für RH-Anlagen.

Mitarbeiter: 120 weltweit, davon 70 in Deutschland
Standorte: Mühlheim a. R. (DE), São Paulo (BR)
Branche: Stahlindustrie
Kunden:  Stahl-, Edelstahl-, Eisen- und Hüttenwerke
Webseite: www.weerulin.de

Managementsysteme:

  • ISO 9001:2008 (ISO 9001:2015 im Januar 2018)

Die WEERULIN GmbH restrukturiert mit qmBase ihr Qualitätsmanagement. Dabei ist es für WEERULIN ein besonderes Anliegen, die Dokumente des Unternehmens effizienter verwalten und lenken zu können. Die bisherige Ordner- und Dokumentenstruktur hat sich in der Vergangenheit als zu unübersichtlich und fehleranfällig erwiesen. Wolfgang von Hoffmann, der Qualitätsmanagementbeauftragte der WEERULIN GmbH, berichtet von seinen Erfahrungen mit dem qmBase Qualitätsmanagementsystem:

Vor der Umstellung des Qualitätsmanagements lagen alle Dokumente als einzelne Dateien auf einem File-Server. Um die vielen Dokumente des Qualitätsmanagements zu strukturieren, diente ein weiteres Dokument als zentrales Inhaltsverzeichnis, in dem alle Dokumente mit dem Namen, der aktuellen Versionsnummer und einem Link zu dem Ablageort aufgeführt waren. In den einzelnen Dokumenten selbst wurde mit Hilfe von Links auf weitere, in Abhängigkeit oder in Beziehung stehende Dokumente verlinkt. So war z.B. das Qualitätsmanagementhandbuch mit den Verfahrensanweisungen verlinkt und diese wiederum mit den Formblättern.

Die Idee war es, über das Inhaltsverzeichnis eine zentrale Anlaufstelle für die Dokumente des Qualitätsmanagements zu bieten. Die vernetzte Struktur sollte eine möglichst einfache Navigation zwischen den Dokumenten ermöglichen. Dieser Ansatz hat sich in der Praxis jedoch als extrem zeitaufwendig, fehleranfällig und insgesamt unpraktisch erwiesen. Wurde ein einzelnes Dokument verändert, musste sowohl das Inhaltsverzeichnis als auch ggfs. alle auf dieses Dokument verweisende Links angepasst werden. Um wieviele Links es sich dabei handelt und in welchen Dokumenten diese zu finden sind, war in der Regel jedoch nicht ersichtlich. Verweist ein Link nicht mehr zu dem gewünschten Dokument, ist es für den Anwender nicht ohne manuelle Recherche nachvollziehbar, ob das Dokument umbenannt, gelöscht oder verschoben wurde.

Um eine mögliche manuelle Suche zu umgehen, sind viele Mitarbeiter im Laufe der Zeit dazu übergegangen Dokumente auf dem eigenen Laufwerk zu speichern oder auszudrucken. So war es für die WEERULIN nicht mehr möglich, die Dokumente innerhalb des Unternehmens gezielt zu lenken. Wurden Dokumente überarbeitet, haben die aktuellen Versionen die Mitarbeiter häufig nicht mehr erreicht, da diese mit ihren inzwischen veralteten eigenen Kopien arbeiteten.

“Die Pflege des Dokumentenmanagements war in der Vergangenheit einfach viel zu arbeitsintensiv.”

Trotz sinnvoller Ansätze erwies sich die Dokumentenstruktur der WEERULIN GmbH als intransparent, arbeitsintensiv und fehleranfällig. Zusätzliche Komplexität brachte die standortübergreifende Nutzung der Dokumente mit sich. Mit der Einführung der qmBase Software-Lösung soll vor allem der Arbeitsaufwand und die Fehleranfälligkeit des Dokumentenmanagements reduziert und die Auffindbarkeit von Dokumenten vereinfacht und beschleunigt werden.

Die größten Herausforderungen des ursprünglichen Systems:

  • Hohe Fehleranfälligkeit aufgrund instabiler Verlinkungen zwischen den Dokumenten
  • Zeitaufwändige Suche einzelner Dokumente
  • Sicherstellung, dass die Mitarbeiter mit den aktuellsten Dokumentenversionen arbeiten
  • Schwierige Auffindbarkeit alter Revisionen und Versionsvergleiche
  • Zusätzliche Komplexität durch Distribution der Dokumente in weltweite Standorte des Unternehmens

Mit qmBase gewinnt das Dokumentenmanagement an Struktur und Effizienz

Nach der Umstellung auf die Systemlösung qmBase gestaltet sich das Dokumentenmanagement einfacher und transparenter. Das Problem fehlerhafter Verlinkungen zwischen den Dokumenten entfällt. Jedes Dokument ist in seiner aktuellsten Version über einen statischen Link erreichbar. Das bedeutet, wenn sich die Versionsnummer oder der Name eines Dokumentes ändert oder ein Dokument innerhalb der qmBase Ordnerstruktur verschoben wird, dass es über denselben Link erreichbar bleibt. Die Verlinkungen zwischen den Dokumenten müssen nicht mehr manuell und fortlaufend überarbeitet werden.

Jedes neue oder überarbeitete Dokument durchläuft vor Veröffentlichung einen Freigabeprozess. Der Prozess sieht vor, dass eine neue Versionsnummer vergeben und zeitgleich die alte Version automatisch eingezogen und archiviert wird. So stehen den Mitarbeitern immer die aktuellsten Versionen zur Verfügung. Mit Hilfe von Änderungsprotokollen kann die langfristige Änderungshistorie der Dokumente aufgezeichnet werden. Jede Dokumentversion lässt sich zusätzlich direkt mit anderen Versionen vergleichen. Werden neue Dokumentenversionen veröffentlicht, können die Mitarbeiter automatisch darüber informiert werden.

“Dank qmBase müssen wir deutlich weniger Zeit in die Pflege unserer Dokumente investieren.”

Mit qmBase können die Grenzen der Ordnerstruktur überwunden werden

“Der Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten konnte mit qmBase um bis zu 91% reduziert werden.”

Ordnerstrukturen helfen dabei Dokumente sinnvoll und wiederauffindbar abzulegen, so auch innerhalb von qmBase. Da jedoch jedes Dokument nur in einem Ordner liegen kann, hat dieses Konzept logischerweise Grenzen. Möglicherweise beziehen sich Dokumente gleichermaßen auf unterschiedliche Aspekte, z.B.

  • auf einen spezifischen Prozess zur Produktion
  • eine spezielles Produkt
  • für einen bestimmten Kunden
Ist dieses Dokument in dem Ordner für den Prozess, das Produkt oder den Kunden abzulegen? Und wie kann sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter das Dokument auf Anhieb findet und vor allem, wenn der Mitarbeiter unsicher ist, wie das Dokument heißt? Dank qmBase lässt sich dieses Problem sehr gut lösen. Jedes Dokument kann mit einer beliebigen Anzahl von Schlagwörtern versehen werden. So kann jedes Dokument auch unabhängig von der Ordnerstruktur z.B. einem Prozess, einem Produkt und einem Kunden zugeordnet werden. Dokumente können so deutlich leichter gefunden werden.

“Mit Hilfe der Schlagworte sowie der Such- und Filterfunktion ist sichergestellt, dass jedes Dokument schnell gefunden wird.”

Mit qmBase wird die Dokumentenstruktur von WEERULIN deutlich verschlankt

qmBase bietet die Möglichkeit viel mehr Informationen über die Qualität und die Bedeutung der Dokumente zu erhalten, als dies vorher der Fall war. Zu jedem Dokument gibt es Feedbackfunktionen, in denen Mitarbeiter Rückmeldung darüber geben können, inwieweit das Dokument hilfreich ist. Die Mitarbeiter hinterlassen Kommentare und Verbesserungsvorschläge und helfen so die Dokumente gemeinsam weiterzuentwickeln. Zusätzlich gibt es zu jedem Dokument Nutzungsstatistiken. Hieraus ergibt sich die Möglichkeit, Dokumente zu identifizieren, die nicht gelesen werden. So können überflüssige Dokumente ermitteltund das Dokumentenmanagement verschlankt werden. Seit der Einführung von qmBase konnte der Bestand an Dokumenten bei WEERULIN um annähernd 20% reduziert werden.

“qmBase hat uns dabei geholfen unser gesamtes Dokumentenmanagement deutlich transparenter, schlanker und effizienter zu gestalten.”

Die größten Erfolge der Umstellung

  • Mitarbeitern stehen nur noch die aktuellen Dokumente zur Verfügung
    • Automatische Benachrichtigung der Mitarbeiter bei Aktualisierungen von Dokumenten
    • Reduktion der Dokumentenmenge
    • Stabile Verlinkungen von Dokumenten untereinander
    • Vereinfachte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten
    • Ortsunabhängige Erreichbarkeit aller Dokumente
    • Strukturierung der Dokumente mit Hilfe von Schlagworten
    • Standardisierung der Abläufe zur Prüfung und Freigabe der Dokumente
    • Automatische Vergabe neuer Versionsnummern
    • Automatische Archivierung alter Dokumentenversionen
    • Standardisierte Prozesse zur Erstellung von Änderungshistorien
    • Direkte Vergleichbarkeit alter und neuer Dokumentenversionen
    • Inhaltliche Weiterentwicklung der Dokumente durch direktes Feedback der Leser
    • Informationsgewinn über das Nutzungsverhalten der Mitarbeiter und die Bedeutung von Dokumenten

    Die qmBase GmbH bedankt sich bei der WEERULIN GmbH und Wolfgang von Hoffmann für die erfolgreiche Zusammenarbeit und diesen ausführlichen Erfahrungsbericht.

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