qmBase Dokumente Ordnung Chaos

Chaotische Dokumentation? 5 Regeln für mehr Ordnung!

So unterschiedlich Berufe auch sind, eins haben alle gemeinsam: wir brauchen einander. Für die erfolgreiche und abgestimmte Zusammenarbeit muss man wie ein Zahnrad ineinandergreifen und sich unterstützen. Egal welchen Beruf Sie haben: Menschen verlassen sich auf Sie und sind auf Sie angewiesen. Ihr Ziel ist es, ihre Arbeit sorgfältig und gewissenhaft zu erledigen. 

Sie müssen Kundenanforderungen und Regulationen gerecht werden und trotzdem effizient arbeiten, um Ihren Kunden die beste Unterstützung zu bieten. Das kann zur Herausforderung werden. Hinzu kommt leider ein riesiger Berg an Dokumentation. Das beinhaltet natürlich auch das Qualitätsmanagement.

qmBase Dokument Software Ordnung

Kein ewiges Suchen nach dem richtigen Dokument. Mit qmBase revolutionieren Sie Ihr Dokumentenmanagement.

Finger weg von Word und Excel

Die große Kunst des Qualitätsmanagements ist es, alle Informationen und Dokumente so abzulegen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter diese auf Anhieb wiederfinden. 

Das endet aber schnell mit einem Chaos aus unzähligen Ordnern und unzähligen Dokumenten. Im Hinblick auf die langen Wartezeiten ist es in ihrem Interesse und dem ihrer Kunden diese Dokumentation so zeitsparend wie möglich zu gestalten.

Eine Dokumentation, die Ihnen die Arbeit erschwert, wird zur Hürde. Damit diese nicht zum Nährboden für Nachlässigkeit oder Fehler wird, muss gehandelt werden. Wie kann diese Dokumentation also so leicht wie möglich gemacht werden? Hier fünf Gründe wieso Sie nicht versuchen sollten eine effiziente Dokumentation mit vorhandenen Bordmitteln (Explorer, Microsoft Word, Microsoft Excel) aufzubauen. 

Darum lohnt sich die in Investition ein professionelles Qualitätsmanagement-Tool:

1. Effizienz stirbt in Ordnerstrukturen - Lernen Sie von den sozialen Medien!

Die Suche nach dem richtigen Dokument kostet Zeit, Nerven und Effizienz. 

Werfen wir einen Blick auf die sozialen Medien. Milliarden Beiträge werden ohne einen einzigen Ordner verwaltet. Das Geheimnis  sind Schlagworte oder auch Hashtags. Mit Schlagworten werden die Beiträge einfach nach Bedarf beliebigen Themen zugeordnet. Um Beiträge zu finden, können Schlagworte beliebig kombiniert werden, um die Suchergebnisse einzugrenzen. 

Viele QM-Tools bieten genau diese Schlagworte auch für Ihre Dokumente. Bei Bedarf lassen sich auch Schlagworte und Ordner kombinieren, das Beste aus beiden Welten! 

Lernen Sie von den sozialen Medien!

2. Nur für Zahlen - Excel ist wirklich nur für Zahlen!

Die Informationen und Zusammenhänge die in Qualitätsmanagementsystemen dokumentiert werden müssen, sind zu komplex, um sie in einer zweidimensionalen Tabelle zu erfassen. Das Ergebnis ist ein buntes Sammelsurium von Excel-Tabellen und das bereits oben beschriebene Chaos.

Effizient lassen sich solche Daten nur in Datenbanken ablegen. Entsprechende QM-Tools bieten Ihnen nicht nur diese notwendigen Datenbanken, sondern auch ansprechende und intuitive Nutzeroberflächen. 

Excel ist wirklich nur für Zahlen!  

3. Your are not alone - Denken Sie an Ihre Mitmenschen!

Vielleicht gelingt es Ihnen tatsächlich mit Bordmitteln eine Struktur aufzubauen, mit der Sie gut klarkommen. Das Problem, auch Ihre Mitarbeiter, Kollegen und Nachfolger müssen mit dem System arbeiten. Die Chance ist groß, dass die Struktur gar nicht als so intuitiv empfinden wie Sie selbst. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen entlasten wollen, dann brauchen Sie ein System, dass für jeden auf Anhieb nachvollziehbar ist. Sie sind ein Team, auf jedem Schritt des Weges.

Denken Sie an Ihre Mitmenschen!

4. Erfinden Sie das Rad nicht neu - Machen Sie sich die Arbeit anderer zunutze

Ein QM-System erfordert die Ablage super komplexer Informationen - Welche Ausmaße das annimmt, ist auf Anhieb ist das oft nicht absehbar. Sie wollen ein gut durchdachtes System? Profitieren Sie von den abertausenden Stunden Arbeit, die Entwickler in  anerkannte QM-Tools gesteckt haben. So bleibt für Sie mehr Zeit, sich um Ihre Patienten zu kümmern. 

Erfinden Sie das Rad nicht neu!

5. Sie schaffen es nicht allein - Verbindliche Kommunikation ist alles

Ein Qualitätsmanagementsystem ist keine One-Man-Show, sondern fordert immer das ganze Unternehmen. Kommunikation und Abstimmung sind daher unerlässlich, Sie und Ihre Kunden, müssen sich darauf verlassen können, dass Anweisung korrekt umgesetzt werden. Die bestehenden Bordmittel nehmen Ihnen diese Aufgaben nicht ab. Nutzen Sie die Unterstützung professioneller QM-Tools, damit sich anschließend niemand mit Unwissenheit herausreden kann. 

Schaffen Sie eine verbindliche Kommunikation!


Was halten Sie davon? Macht es für Sie Sinn ein QM-Tool auszuprobieren?

Wenn Sie auch zu unseren zufriedenen Kunden gehören wollen, dann vereinbaren Sie noch heute eine Demo für unsere Software. qmBase bietet Ihnen eine unternehmensinterne Plattform, die Ihnen dabei hilft sich und Ihr Unternehmen besser zu organisieren. 

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