qmBase Dokumente Ordnung Chaos

Chaotische Dokumentation? 5 Regeln f├╝r mehr Ordnung!

So unterschiedlich Berufe auch sind, eins haben alle gemeinsam: wir brauchen einander. F├╝r die erfolgreiche und abgestimmte Zusammenarbeit muss man wie ein Zahnrad ineinandergreifen und sich unterst├╝tzen. Egal welchen Beruf Sie haben: Menschen verlassen sich auf Sie und sind auf Sie angewiesen. Ihr Ziel ist es, ihre Arbeit sorgf├Ąltig und gewissenhaft zu erledigen.┬á

Sie m├╝ssen Kundenanforderungen und Regulationen gerecht werden und trotzdem effizient arbeiten, um Ihren Kunden die beste Unterst├╝tzung zu bieten. Das kann zur Herausforderung werden. Hinzu kommt leider ein riesiger Berg an Dokumentation. Das beinhaltet nat├╝rlich auch das Qualit├Ątsmanagement.

qmBase Dokument Software Ordnung

Kein ewiges Suchen nach dem richtigen Dokument. Mit qmBase revolutionieren Sie Ihr Dokumentenmanagement.

Finger weg von Word und Excel

Die gro├če Kunst des Qualit├Ątsmanagements ist es, alle Informationen und Dokumente so abzulegen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter diese auf Anhieb wiederfinden.┬á

Das endet aber schnell mit einem Chaos aus unz├Ąhligen Ordnern und unz├Ąhligen Dokumenten. Im Hinblick auf die langen Wartezeiten ist es in ihrem Interesse und dem ihrer Kunden diese Dokumentation so zeitsparend wie m├Âglich zu gestalten.

Eine Dokumentation, die Ihnen die Arbeit erschwert, wird zur H├╝rde. Damit diese nicht zum N├Ąhrboden f├╝r Nachl├Ąssigkeit oder Fehler wird, muss gehandelt werden. Wie kann diese Dokumentation also so leicht wie m├Âglich gemacht werden? Hier f├╝nf Gr├╝nde wieso Sie nicht versuchen sollten eine effiziente Dokumentation mit vorhandenen Bordmitteln (Explorer, Microsoft Word, Microsoft Excel) aufzubauen.┬á

Darum lohnt sich die in Investition ein professionelles Qualit├Ątsmanagement-Tool:

1. Effizienz stirbt in Ordnerstrukturen - Lernen Sie von den sozialen Medien!

Die Suche nach dem richtigen Dokument kostet Zeit, Nerven und Effizienz. 

Werfen wir einen Blick auf die sozialen Medien. Milliarden Beitr├Ąge werden ohne einen einzigen Ordner verwaltet. Das Geheimnis┬á sind Schlagworte oder auch Hashtags. Mit Schlagworten werden die Beitr├Ąge einfach nach Bedarf beliebigen Themen zugeordnet. Um Beitr├Ąge zu finden, k├Ânnen Schlagworte beliebig kombiniert werden, um die Suchergebnisse einzugrenzen.┬á

Viele QM-Tools bieten genau diese Schlagworte auch für Ihre Dokumente. Bei Bedarf lassen sich auch Schlagworte und Ordner kombinieren, das Beste aus beiden Welten! 

Lernen Sie von den sozialen Medien!

2. Nur f├╝r Zahlen - Excel ist wirklich nur f├╝r Zahlen!

Die Informationen und Zusammenh├Ąnge die in Qualit├Ątsmanagementsystemen dokumentiert werden m├╝ssen, sind zu komplex, um sie in einer zweidimensionalen Tabelle zu erfassen. Das Ergebnis ist ein buntes Sammelsurium von Excel-Tabellen und das bereits oben beschriebene Chaos.

Effizient lassen sich solche Daten nur in Datenbanken ablegen. Entsprechende QM-Tools bieten Ihnen nicht nur diese notwendigen Datenbanken, sondern auch ansprechende und intuitive Nutzeroberfl├Ąchen.┬á

Excel ist wirklich nur für Zahlen!  

3. Your are not alone - Denken Sie an Ihre Mitmenschen!

Vielleicht gelingt es Ihnen tats├Ąchlich mit Bordmitteln eine Struktur aufzubauen, mit der Sie gut klarkommen. Das Problem, auch Ihre Mitarbeiter, Kollegen und Nachfolger m├╝ssen mit dem System arbeiten. Die Chance ist gro├č, dass die Struktur gar nicht als so intuitiv empfinden wie Sie selbst. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen entlasten wollen, dann brauchen Sie ein System, dass f├╝r jeden auf Anhieb nachvollziehbar ist. Sie sind ein Team, auf jedem Schritt des Weges.

Denken Sie an Ihre Mitmenschen!

4. Erfinden Sie das Rad nicht neu - Machen Sie sich die Arbeit anderer zunutze

Ein QM-System erfordert die Ablage super komplexer Informationen - Welche Ausma├če das annimmt, ist auf Anhieb ist das oft nicht absehbar. Sie wollen ein gut durchdachtes System? Profitieren Sie von den abertausenden Stunden Arbeit, die Entwickler in┬á anerkannte QM-Tools gesteckt haben. So bleibt f├╝r Sie mehr Zeit, sich um Ihre Patienten zu k├╝mmern.┬á

Erfinden Sie das Rad nicht neu!

5. Sie schaffen es nicht allein - Verbindliche Kommunikation ist alles

Ein Qualit├Ątsmanagementsystem ist keine One-Man-Show, sondern fordert immer das ganze Unternehmen. Kommunikation und Abstimmung sind daher unerl├Ąsslich, Sie und Ihre Kunden, m├╝ssen sich darauf verlassen k├Ânnen, dass Anweisung korrekt umgesetzt werden. Die bestehenden Bordmittel nehmen Ihnen diese Aufgaben nicht ab. Nutzen Sie die Unterst├╝tzung professioneller QM-Tools, damit sich anschlie├čend niemand mit Unwissenheit herausreden kann.┬á

Schaffen Sie eine verbindliche Kommunikation!


Was halten Sie davon? Macht es f├╝r Sie Sinn ein QM-Tool auszuprobieren?

Wenn Sie auch zu unseren zufriedenen Kunden geh├Âren wollen, dann vereinbaren Sie noch heute eine Demo f├╝r unsere Software. qmBase bietet Ihnen eine unternehmensinterne Plattform, die Ihnen dabei hilft sich und Ihr Unternehmen besser zu organisieren.┬á

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