Ein gelebtes Qualitätsmanagementsystem (QMS) einzuführen und aufrechtzuerhalten ist nicht einfach. So gilt es schon bei der Einführung eines QMS, z.B. nach DIN ISO 9001, einige grundlegende Aspekte zu berücksichtigen, die einen zentralen Einfluss auf den Erfolg des Qualitätsmanagementsystems haben können. Andernfalls können sich die durch das Qualitätsmanagement zu erzielenden Effekte stark von Organisation zu Organisation unterscheiden.
1. Erfolgsfaktor: Motivation zur Einführung des Qualitätsmanagementsystems
Zahlreiche wissenschaftliche Studien (Quellenangaben finden sich am Ende des Textes) zeigen einen deutlichen Zusammenhang zwischen der Motivation, mit der Unternehmen Qualitätsmanagementsysteme einführen und dem im Unternehmen durch das Qualitätsmanagementsystem erzielten Gesamtnutzen. Dies lässt sich darauf zurückführen, dass der erzielte Nutzen nicht der Zertifizierung nach einem Qualitätsmanagementsystem (z.B. DIN ISO 9001:2015) selbst resultiert, sondern aus der Art und Weise wie das Qualitätsmanagementsystem eingeführt und umgesetzt wird.
Es wird unterschieden zwischen einer internen und einer externen Motivation zur Einführung von Qualitätsmanagementsystemen. Eine interne Motivation beinhaltet den Wunsch durch die Einführung des Qualitätsmanagements interne Prozesse zu verbessern. Dies kann z.B. die Verbesserung der Produktqualität, eine Reduktion der Fehlerkosten oder der Reklamationsquote beinhalten.
(Mehr über Fehler und Fehlerkosten erfahren Sie hier.)
Einer externen Motivation liegen externe Faktoren zugrunde. Dabei ist nicht ein effizientes Qualitätsmanagement das Ziel, sondern lediglich die Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems. Das Zertifikat wird dann als Marketinginstrument verwendet und soll z.B. zu einer Verbesserung der Kundenbeziehungen oder des Firmenimages beitragen.
Unternehmen, die aus einer internen Motivation ein zertifiziertes Qualitätsmanagement einführen, profitieren ebenso von den externen Faktoren. Unternehmen, die aus einer externen Motivation die Zertifizierung eines QMS anstreben, können jedoch häufig keine Verbesserungen interner Aspekte vorweisen. Unternehmen können also dann den größten Gesamtnutzen aus einem QMS ziehen, wenn sie sich aus internen Motiven heraus ein Qualitätsmanagementsystem einführen.
Studien zeigen jedoch, dass Marketing-bezogene Elemente den häufigsten Antrieb für die Einführung und Zertifizierungen eines Qualitätsmanagementsystems darstellen. Dies ist u.a. darauf zurückzuführen, dass insbesondere kleine Unternehmen einem großen externen Druck zur Zertifizierung durch Kunden oder Behörden unterliegen. Viele Unternehmen fordern zunehmend ein zertifiziertes Qualitätsmanagement von ihren Lieferanten.
(Hier erfahren Sie mehr über die internen und externen Effekte, die durch die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems erzielt werden können.)
Unsere Empfehlungen zur Motivation für die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems:
2. Erfolgsfaktor: Anpassung der Prozesse vs. Anpassung der Dokumentation
Das wahrscheinlich unbeliebteste Thema in dem Zusammenhang mit Qualitätsmanagementsystemen ist die Dokumentation. Aufgrund der oft umfangreichen Dokumentation werden QMS von den ausführenden Mitarbeitern häufig nur als belastende Bürokratie wahrgenommen. Insbesondere für die Auditierung vom Unternehmen wird häufig ein sehr großer Dokumentationsaufwand betrieben. Dies führt regelmäßig so weit, dass andere wichtige Aufgaben vernachlässigt werden müssen, um die notwendige Dokumente für anstehende Audits zu erstellen. Ein direkter Mehrwert der Dokumentation ist für die Mitarbeiter dabei häufig nicht ersichtlich. Dies kann sich negativ auf die Motivation der Mitarbeiter zur aktiven Gestaltung des QMS auswirken.
Diese Probleme ergeben sich aber häufig nicht aus den Anforderungen der ISO 9001 selbst, sondern aus einem fehlerhaften Verständnis der Funktion der Dokumentation. Zunächst einmal ist es wichtig, dass nicht alle Prozesse dokumentiert werden müssen, sondern nur diejenigen, die von der Organisation als notwendig bestimmt werden. In vielen Unternehmen wird der Fokus viel zu sehr auf die Dokumentation selbst ausgerichtet und nicht auf die zu dokumentierende Tätigkeit. Dadurch erhält die Dokumentation einen unverhältnismäßig hohen Stellenwert und wird von den Mitarbeitern als Werkzeug zur Steuerung und Kontrolle wahrgenommen. Es ist nicht der Sinn und Zweck der Verfahrensanweisungen Vorschriften zu vermitteln oder die Mitarbeiter zu bevormunden.
Die Dokumentation soll dazu dienen, die Durchführung der Prozesse zu unterstützen und das Wissen über die effiziente Durchführung der Prozesse langfristig im Unternehmen zu sichern. Dies erweist sich insbesondere dann als sehr hilfreich, wenn bestimmte Tätigkeiten nur unregelmäßig ausgeführt werden müssen, Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens die Tätigkeiten wechseln oder neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen. Die standardisierten Verfahrensanweisungen dienen außerdem als Basis für die stetige Verbesserung der Unternehmensprozesse.
Es ist wichtig, dass die Arbeitsweise der Mitarbeiter nicht durch Dokumente festgelegt werden sollte, sondern die Dokumente die Arbeitsweise der Mitarbeiter reflektieren. Bereits die Anpassung oder Einführung neuer Prozesse wird häufig in der falschen Reihenfolge vorgenommen. Es besteht die Erwartungshaltung, dass allein durch die Bearbeitung der Dokumentation die Arbeitsweise der Mitarbeiter und die gelebte Praxis beeinflusst werden kann.
Werden Prozesse überarbeitet oder neu eingeführt müssen die Mitarbeiter zuerst über die anstehenden Änderungen aufgeklärt und entsprechend geschult werden. Vor der Dokumentation müssen die Arbeitsabläufe zunächst durch die Mitarbeiter erprobt und die Wechselwirkungen mit anderen Prozessen abgewogen werden. Erst wenn sich diese Arbeitsabläufe als effektiv erweisen sollten sie dokumentiert und standardisiert werden.
Werden den Mitarbeitern Prozessbeschreibungen lediglich zur Umsetzung vorgeben, dann ist es nicht verwunderlich, dass die Dokumentation als Instrument der Steuerung und der Kontrolle abgelehnt wird. Dies führt dazu, dass viele Möglichkeiten für interne Verbesserungen letztlich nicht effektiv umgesetzt werden.
Ein häufiger Fehler ist es, dass Arbeitsanweisungen verfasst werden, die nicht die organisatorische Realität widerspiegeln. Dies hat in der Regel ausschließlich das Ziel, ISO 9001 konforme Arbeitsabläufe zu simulieren. Eine Darstellung von Prozessen, die nicht der Realität entspricht, mag eine Auditierung des Unternehmens erleichtern. Gleichzeitig wird jedoch der ursprüngliche Sinn der Dokumentation untergraben. Wenn die Mitarbeiter keinen direkten Mehrwert in der Dokumentation sehen, wird diese nicht mehr als Unterstützung, sondern nur noch als Bürokratie wahrgenommen.
Unsere Empfehlungen zu Prozessen für die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems:
3. Erfolgsfaktor: Die Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems
Die Entscheidung ein zertifiziertes QMS nach ISO 9001 einzuführen bedeutet, dass die Anforderungen des Qualitätsmanagementstandards ISO 9001 und die gelebte Praxis des Unternehmens miteinander in Übereinstimmung gebracht werden müssen. Die Anforderungen der ISO 9001 bieten jedoch aufgrund der sehr allgemeinen und abstrakten Formulierungen erhebliche Interpretationsspielräume. Für die Einführung des Qualitätsmanagementsystems ergeben sich daraus beträchtliche gestalterische Freiheiten für. Dies betrifft insbesondere die Frage, inwieweit es notwendig ist bestehende Prozesse im Unternehmen anzupassen.
Prinzipiell bestehen zwei Möglichkeiten die notwendige Konformität der gelebten Praxis mit den Anforderungen des Qualitätsmanagementstandards herzustellen. Zum einen kann die gelebte Praxis im Unternehmen an die Anforderungen des Qualitätsmanagementsystems angepasst werden. Dies beinhaltet die fortlaufende Verbesserung der benötigten Prozesse und deren Wechselwirkungen im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Alternativ kann der Standard aufgrund der gegebenen Freiheiten im Sinne der bereits gelebten Praxis interpretiert werden. In diesem Fall werden die bestehenden Unternehmensprozesse nicht verändert jedoch in Übereinstimmung mit dem Standard beschrieben. In diesem Fall wird von den entsprechenden Unternehmen regelmäßig die Argumentation geführt, dass die Anforderungen des Qualitätsmanagementsystems erfüllt seien und somit kein Handlungsbedarf bestehe. Da die Zertifizierungsgesellschaften ihren Fokus häufig ausschließlich auf die Dokumentation richten, ist diese Argumentation regelmäßig erfolgreich. Bis auf eine zunehmende Arbeitsbelastung durch die Dokumentation ändern sich die internen Arbeitsabläufe in diesem Falle nicht. Dieser Weg wird insbesondere dann gewählt, wenn es das Zertifikat ausschließlich als Marketinginstrument erworben werden soll (Weiterführende Betrachtungen der Dokumentation und der Zertifizierungsgesellschaften finden sich in den folgenden Abschnitten).
Aber auch in diesem Fall können Unternehmen über die Marketingeffekte hinaus von der Einführung ihres QMS profitieren. Durch die Dokumentation der Arbeitsabläufe erfolgt eine Standardisierung dieser Prozesse. Dadurch kann mehr Struktur und organisatorische Kontrolle über diese Prozesse gewonnen werden. Gleichzeitig können die dokumentierten Verfahrensanweisungen den Mitarbeitern Hilfestellung bieten, zumindest die bestehende Prozessqualität aufrechtzuerhalten.
Da die internen Prozesse aber letztlich unverändert bleiben, können die bereits oben genannten Effekte, wie z.B. die Verbesserung der Produktqualität, eine Reduktion der Fehlerkosten oder der Reklamationsquote, nicht erreicht werden. Dies erfordert ein langfristiges, systematisches und zielorientiertes Arbeiten mit stetigen weiteren Verbesserungen der internen Prozesse.
Unsere Empfehlungen zur Dokumentation bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems:
4. Erfolgsfaktor: Einbeziehung aller Mitarbeiter in das Qualitätsmanagement
Es kann nicht ausreichend betont werden, dass die Mitarbeiter der kritische Faktor für den Erfolg oder den Misserfolg eines Qualitätsmanagementsystems sind. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem einführen und alle Ihre Mitarbeiter nicht ausreichend einbinden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Qualitätsmanagementsystem scheitert.
Ein QMS steht immer in Wechselwirkung mit sämtlichen Unternehmensbereichen und -prozessen vom Produktdesign über die Fertigung bis zur Auslieferung an den Kunden. Diese Prozesse können nicht losgelöst von den ausführenden Mitarbeitern betrachtet werden. Ein Qualitätsmanagementsystem kann nicht ohne die aktive Einbindung und die Unterstützung aller Mitarbeiter erfolgreich umgesetzt werden. Qualitätsmanagement ist niemals ausschließlich die Aufgabe des Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) oder Qualitätsmanagers, sondern es ist eine Aufgabe, die jeden im Unternehmen betrifft.
Die Integration der Mitarbeiter in das Qualitätsmanagementsystem kann jedoch mit Schwierigkeiten verbunden sein. Wird in einem Unternehmen ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt, wird dies von den Mitarbeitern häufig als Instrument zur Kontrolle und Disziplinierung wahrgenommen. Daher begegnen die Mitarbeiter der Einführung derartiger Systeme häufig mit Widerstand. Diese Wahrnehmung ändert sich jedoch mit einem zunehmenden Verständnis des Systems. Die Mitarbeiter müssen in den Anforderungen und Funktionsweisen des Qualitätsmanagementsystems geschult werden und aktiv in die Einführung und die Umsetzung von Verbesserungsprozessen eingebunden werden. Die meisten Probleme, die im Zusammenhang mit ISO 9001 entstehen, resultieren aus unzureichendem Wissen über die Anforderungen des Standards und das fehlende Verständnis für die Prinzipien und Ziele des Systems. Die Motivation für die Einführung des Systems und die damit verbundenen Ziele müssen jedem Mitarbeiter bekannt sein. Schulungen und Informationsveranstaltungen sind daher extrem wichtig und sollten nicht nur auf den Zeitraum der Einführung des Systems beschränkt bleiben, sondern die Mitarbeiter sollten auch langfristig regelmäßig über die Erfolge des Systems informiert werden. Sobald die Mitarbeiter den Mehrwert des Systems erkennen bauen sie eventuelle Vorbehalte schnell ab und entwickeln ein großes Engagement.
(Lesen Sie hier ausführlich, wie Mitarbeiter erfolgreich in das Qualitätsmanagementsystem eingebunden werden können.)
Unsere Empfehlungen für die Einbeziehung der Mitarbeiter während der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems:
5. Erfolgsfaktor: Die Bedeutung der Unternehmensführung für das QMS
Viele Studien weisen auf die Bedeutung des Engagements des Top-Managements für den Erfolg eines Qualitätsmanagementsystems hin. Es ist wichtig, dass die Bedeutung des Qualitätsmanagements innerhalb des Unternehmens ausreichend durch das Top-Management kommuniziert wird. Die Unternehmensleitung hat an dieser Stelle eine wichtige Vorbildfunktion für die Mitarbeiter. Die Einführung und Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystems stellt für die Mitarbeiter immer eine zusätzliche Aufgabe dar, die neben dem regulären Tagesgeschäft erfüllt werden muss. Nur wenn die Unternehmensleitung die Bedeutung des Qualitätsmanagementsystems ausreichend betont, sind auch die Mitarbeiter bereit diesen zusätzlichen Aufgaben die erforderliche Priorität einzuräumen.
Selbst, wenn die Mitarbeiter zu Beginn über große Ambitionen verfügen ein erfolgreiches Qualitätsmanagementsystem einzuführen, werden diese früher oder später zum Erliegen kommen, wenn die Unternehmensführung nicht selbst ausreichend Engagement zeigt.
Unsere Empfehlungen in Bezug auf die Unternehmensführung bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems:
6. Erfolgsfaktor: Die Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten
Die Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) oder Qualitätsmanagers ist sehr anspruchsvoll und gleichzeitig von zentraler Bedeutung für den Erfolg des Qualitätsmanagementsystems. Der Qualitätsmanager trägt zum einen die Verantwortung für den Erfolg des QMS zum anderen muss er sowohl die Erwartungshaltung des Managements bedienen, als auch die Vorbehalte der Mitarbeiter abbauen.
Kompetenz und Engagement sind wichtige Voraussetzungen, um den Anforderungen gerecht zu werden. Der Qualitätsmanager muss neben der Geschäftsführung die treibende Kraft hinter der Umsetzung des Systems sein, er muss Verbesserungsprozesse anschieben, offen sein für neue Ideen und bereit sein diese zu implementieren. Er ist die zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, den Mitarbeitern und der Zertifizierungsgesellschaft. Bei ihm müssen alle qualitätsrelevanten Informationen zusammenlaufen und er muss sämtliche Aufgaben des Qualitätsmanagements koordinieren. Der Qualitätsmanager muss die Mitarbeiter im Umgang mit dem Qualitätsmanagementsystem schulen, bei Fehlinterpretationen des Standards korrigieren und im Falle von Problemen eingreifen können. Es ist die Aufgabe des Qualitätsmanagers, das Konzept und die Ziele des Qualitätsmanagementsystems innerhalb des Unternehmens zu vermitteln. Ebenso muss er die strategische Ausrichtung des Systems mit der Unternehmensleitung abstimmen und über die Erfolge des Systems berichten. Auch die Durchführungen der regelmäßigen internen und externen Audits fallen in seinen Verantwortungsbereich.
Viele Unternehmen, die keinen ausreichend kompetenten Qualitätsmanager haben, stehen vor großen Herausforderungen und haben oft mit besonders großem Widerstand durch die Mitarbeiter zu kämpfen. Dies gilt besonders dann, wenn externe Berater das Qualitätsmanagementsystem einführen und aufbauen. Selbst eine kurze Abwesenheit dieser externen Dritten führt schnell zu einer Stagnation des Systems.
(Lesen Sie hier, zu welchen Herausforderungen es führen kann, wenn das Berufsbild des Qualitätsmanagers nicht klar definiert ist)
Unsere Empfehlungen für den Qualitätsmanagementbeauftragten bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems:
7. Erfolgsfaktor: Die Bedeutung der Wahl der Zertifizierungsstelle für das QMS
Innerhalb des Qualitätsmanagementsystems kommt auch der Auswahl der Zertifizierungsstelle eine wichtige Rolle zu. Der Blick des Auditors auf das zu zertifizierende QMS hat einen entscheidenden Einfluss auf die weitere Entwicklung des Systems. Es gibt erhebliche Unterschiede zwischen den verschiedenen Zertifizierungsorganisationen und Auditoren in Bezug auf die Auslegung der Normen und den Anforderungen die an die Unternehmen gestellt werden.
Viele kleinere Unternehmen räumen ein, dass sie durch die Wahl der Zertifizierungsorganisation gezielt Einfluss nehmen wollen. Sie haben Angst, die Messlatte zu hoch zu legen und wählen aus diesem Grund Zertifizierungsstellen, die vermeintlich weniger anspruchsvoll sind. Zeitgleich wünschen sich viele Unternehmen aber einen größeren Mehrwert von den regelmäßigen Audits. Die Auditoren sollten sich nicht auf die Prüfung der Konformität mit den Anforderungen der ISO 9001 beschränken. Sie sollten die zu auditierenden Unternehmen stärker mit Ihrer Erfahrung aktiv dabei unterstützen die Unternehmensprozesse und das Qualitätsmanagementsystem insgesamt weiterzuentwickeln. Leider richten viele Zertifizierungsorganisationen ihren Fokus zu sehr darauf aus, Mängel in der Dokumentation zu finden und vernachlässigen es, die tatsächlichen organisatorischen Prozesse zu beurteilen. Auch dadurch wird der Stellenwert der Dokumentation unverhältnismäßig stark gesteigert, ohne dabei einen nennenswerten Mehrwert zu bieten (vgl. auch den Abschnitt Die Dokumentation). Es entsteht schnell die Wahrnehmung, dass die Dokumentation vor allem für die Durchführung von Audits erstellt wird, um den Ansprüchen der Prüfer gerecht zu werden. Wenn der Eindruck besteht, dass die Audits nur eine Belastung sind und kein tatsächlicher Mehrwert für das Unternehmen geboten wird, dann kann es sich lohnen, einen Wechsel der Zertifizierungsstelle zu erwägen.
Wenn Unternehmen von Ihrem Qualitätsmanagementsystem profitieren wollen, sollten Unternehmen nicht blind auf die Anweisungen der Prüfer oder vermeintliche Anforderungen des Qualitätsmanagementstandards (z.B. DIN ISO 9001:2015) vertrauen. Das Unternehmen sollte in allen Aspekten des Qualitätsmanagementsystems auch einen Mehrwert erkennen können.
Unsere Empfehlungen hinsichtlich der Wahl der Zertifizierungsstelle bei der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems:
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Die in diesem Artikel genannten wissenschaftlichen Studien wurden uns durch die Technische Universität Berlin zur Verfügung gestellt und sind möglicherweise nicht frei zugänglich. Zur Vereinfachung verweisen wir daher nur auf unsere Primärquelle:
Pokinsaka, B., Eklund, J. A. E., Dahlgaard, J. J. (2006): “ISO 9001: 2000 in small organisations - Lost opportunities, benefits and influencing factors“, International Journal of Quality & Reliability Management, Vol. 23 No. 5, S. 490-512.
Comments 4
Smart und klar danke
Vielen Dank für Ihr Feedback!
Sehr gut zusammengefasst!
Gern würde man diesen Text drucken, aber leider gibt es keinen Button, der dies ermöglicht.
Und der Druckversuch über die rechte Maustaste ergibt kein zufriedenstellendes Ergebnis.
Schade!
Guten Morgen,
vielen Dank für Ihr Feedback. Unten rechts nach dem Artikel finden Sie jetzt einen „Druck-Button“, damit sollte es klappen.
Mit besten Grüßen,
Manuel Biermann