Haben Sie den Überblick in Ihrem Unternehmen? Um wirtschaftlich gute Entscheidungen zu treffen, muss man den Überblick über Kosten behalten und sich auf das Wesentliche konzentrieren. Um Sie dabei zu unterstützen, beschäftigen wir uns in diesem Artikel mit der ABC-Analyse und stellen Ihnen eine kostenlose Excel-Vorlage als Download zur Verfügung.
Was ist die ABC-Analyse?
Die ABC-Analyse wurde erstmals von H. Ford Dickie einem damaligen Manager bei General Electric im Jahr 1951 in dem Artikel ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies erwähnt. Angelehnt an das Pareto Prinzip soll die ABC-Analyse die verschiedenen Objekte eines Unternehmens nach Wertigkeit sortieren. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwands erzielt werden.
In der unternehmerischen Praxis wird immer wieder beobachtet, dass ein relativ geringer Anteil der Ressourcen einen verhältnismäßig hohen Anteil des Gewinns ausmacht. Um die ABC-Analyse durchzuführen, werden die Ressourcen in drei Gruppen eingeteilt. A, B und C. Hierbei geht es nicht nur um finanzielle oder materielle Ressourcen, auch der zeitliche Aufwand kann analysiert werden. Die ABC-Analyse dient dazu, herauszufinden an welcher Stelle mehr Aufwand investiert werden sollte und wo geringe Aufmerksamkeit ausreicht. Kunden, Produkte oder Lieferanten die der Kategorie A zugeordnet werden, sind aufgrund ihres Einflusses auf den Umsatz des Unternehmens essenziell und erfordern besondere Zuwendung.
Die Gruppen werden wie folgt klassifiziert:
Gruppe A: hoher Ergebnisbetrag
Gruppe B: mittlerer Ergebnisbetrag
Gruppe C: niedriger Ergebnisbetrag
Idealerweise erfolgt diese Zuordnung nach dem Pareto Prinzip, das bedeutet, dass die Gruppe A einen geringen Mengenanteil, aber einen hohen Wertanteil hat. Laut dem Pareto Prinzip belaufen sich diese Werte auf 20 % Mengenanteil und 80 % Wertanteil. Der Mengenanteil der Gruppe B beläuft sich auf 30 % und der Wertanteil auf 15 %. Die Gruppe C hat mit 50 % den größten Mengenanteil und mit 5 % den geringsten Wertanteil.
Diese genauen Verteilungen sind jedoch in der Realität selten zu erreichen und dienen hauptsächlich als Rechenbeispiel.
Auf Basis der ABC-Analyse erhalten Sie einen Überblick über komplexe Sachverhalte. Die gewonnenen Informationen bilden die Grundlage für die Erarbeitung von Maßnahmen zur Minderung von Verwaltungskosten und die Optimierung von Planungsprozessen. Die allgemeine Informationsverarbeitung und Priorisierung von Maßnahmen werden erleichtert. Gerade für das Controlling kann die ABC-Analyse wichtig sein, da sie zielgerichtetes und wirtschaftliches Vorgehen ermöglicht. Diese Konzentration auf das Wesentliche kann auch dazu dienen, Mitarbeiter des Controllings zu unterstützen und zu motivieren, indem fundierte Entscheidungen in kürzester Zeit getroffen werden können.
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Anwendungsbereiche
Die ABC-Analyse ist ein universelles Instrument, das sich auf mehrere Bereiche anwenden lässt. Ob Sie die Beschaffung von Materialien steuern, Aufgaben verteilen, Kosten reduzieren oder Mitarbeiter bewerten möchten. Die ABC-Analyse kann unter anderem für folgende Bereiche angewendet werden:
- Controlling
- Materialbeschaffung
- Zeitmanagement
- Projektmanagement
- CRM
- Personalmanagement
- Logistik
Wie nutzt man die ABC-Analyse Vorlage?
Um sich die Vorlage herunterzuladen, klicken Sie auf den unten stehenden Button. Um die Vorlage herunterzuladen ist es notwendig, dass Sie sich für unseren Newsletter anmelden.
Laden Sie sich unsere ABC-Analyse Vorlage herunter und öffnen Sie diese in Excel. Sie können die Tabelle für die Gegenüberstellung von Kunden und Umsatz, Projekte und Kosten, Lieferanten und Produkte etc. nutzen. In unserem Beispiel haben wir uns für die Analyse des Zusammenhangs von Umsatz und Kunden entschieden.
In der Lorenz Kurve werden die Werte visualisiert.
Maßnahmen auf Grundlage der Analyse
Nach der Durchführung der Analyse wissen Sie nun wie sich Produkte, Kunden, Materialien etc. in die drei Kategorien einteilen lassen. Der nächste Schritt ist nun die Erarbeitung von Maßnahmen. Wie Sie wissen beinhaltet die Kategorie A die wichtigen, umsatzstarken, werthaltigen Objekte. Die Kategorie B bildet die Objekte mit mittlerer Priorität ab und Kategorie die Objekte mit niedriger Priorität. Die einzuleitenden Maßnahmen sollten in Relation zu den Kategorien erarbeitet werden.
Für Objekte der Kategorie A lohnt es sich besonderen Aufwand zu investieren. In Bezug auf die Intensivierung der Kundenbindung können Sie Sonderaktionen, Einladung zu Veranstaltungen, intensiven Support, exklusive Angebote etc. zur Verfügung stellen.
Objekte aus der Kategorie B genügt weniger besondere Aufmerksamkeit. Sie können Maßnahmen einleiten, die dazu führen, dass die Kundenzufriedenheit gesteigert wird und Sie zur Kategorie A wechseln. Hier können Sie auf besondere Maßnahmen zurückgreifen die weniger Aufwendig sind, zum Beispiel günstige Lieferkosten bei hohem Bestellwert oder Rabattaktionen und Glückwünsche zum Geburtstag oder weiteren Anlässen.
Objekte aus der Kategorie C haben die geringste Priorität. Hier können Sie überlegen, welche Maßnahmen einzuleiten sind, um den Aufwand möglichst gering zu halten.
Vorteile der ABC - Analyse
- Verbesserung von Planungsprozessen
- Reduzierung der Lagerkosten
- Verminderung von Verwaltungskosten
- Erhöhung des Gewinns
- Motivation der Controlling-Mitarbeiter
- Trennung des “Wesentlichen“ vom „Unwesentlichen“
- Vermeidung der unwirtschaftlichen Anstrengungen
- Steigerung der Wirtschaftlichkeit
Nachteile der ABC - Analyse
- Grenzziehung zwischen den Kategorien nicht immer eindeutig
- Konsistente Daten müssen bereits vorhanden sein
- Nur Bewertung des Ist-Zustands möglich
Sollte Ihnen der Umfang der ABC-Analyse nicht genügen, können wir Ihnen unsere Softwarelösung empfehlen. Hier haben Sie dank unserer Vielzahl an Apps die Möglichkeit Kundenbeziehungen zu stärken, Projekte und Maßnahmen steuern und Mitarbeiterqualifikationen zu lenken. Zusätzlich bekommen Sie automatische Auswertungen über Ihr Unternehmen, um die Unternehmenssteuerung zu erleichtern. Mehr Informationen finden Sie hier.
Quellen:
Hilmar J. Vollmuth- 2008, Controlling-Instrumente von A - Z: Die wichtigsten Werkzeuge zur Unternehmenssteuerung
Dr. Christian Schawel und Dr. Fabian Billing - 2017, Top 100 Management Tools: Das wichtigste Buch eines Managers; Von ABC-Analyse bis Zielvereinbarung
Markus Györök, Die ABC-Analyse als Instrument zur Prioritätensetzung
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