adelante Jugendhilfe GmbH übertrifft die eigenen Ziele mit qmBase

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Die adelante Jugendhilfe GmbH (im Folgenden: adelante) ist ein Jugendhilfeträger für ambulante Erziehungshilfen im Auftrag der Freien und Hansestadt Hamburg. Sie bieten unter anderem sozialpädagogische Familienhilfe, Erziehungsbeistand, Traumapädagogik und Workshops zur Selbstständigkeit an. Das Ziel ist es, mit den Ratsuchenden vorwärts (span. : adelante) in eine bessere Zukunft zu gehen. 

Mitarbeitende: 15
Standort: Hamburg
Branche:  Kinder – und Jugendhilfe
Auftraggeber:  Freie und Hansestadt Hamburg 
Webseite: adelante Jugendhilfe

Managementsysteme:

 ISO 9001:2015

 MAAS BWG

    Die größten Erfolge der Umstellung

    • Zeitaufwand der Unternehmenssteuerung um 50% gesenkt
    • Verbesserte Lenkung der Dokumente
    • Projektstatus sind auf einen Blick sichtbar
    • 95% Bearbeitungsquote der Reklamationen
    • Ständige Verfügbarkeit der webbasierten, mobilen Software
    • Erleichterung von internen und externen Audits
    • Verknüpfung innerhalb der Software
    • Einbindung der Mitarbeitenden ins QMS
    • Bessere Zusammenarbeit
    • Automatische Auswertung
    • Direkte interne Kommunikation über die Software

    Zentrale Vorteile durch qmBase

    Seit Januar 2019 nutzt adelante die Qualitätsmanagementsoftware von qmBase. Vor der Umstellung auf qmBase arbeitete adelante ausschließlich mit den Programmen des eingesetzten Betriebssystems. Die einzelnen Dateien und Dokumente waren auf den lokalen Servern gespeichert. Dies erwies sich als sehr arbeitsintensiv und intransparent. Die Auswertung des Qualitätsmanagements erfolgte händisch und war zeitintensiv. 

    Zu den Schwierigkeiten gehörte unter anderem die Umsetzung der Ziele, Bearbeitung von Reklamationen im vorgegebenen Zeitraum und die Lenkung der Dokumente. 

    Mit der Einführung einer webbasierten, komfortablen und mobilen Softwarelösung, sollte die Lenkung der Dokumente zentraler und transparenter gestaltet und ein übersichtliches Maßnahmenmanagement eingeführt werden. Der Jugendhilfeträger wusste um die Vorteile, die eine Managementsoftware für ihr Qualitätsmanagement haben kann. adelante entschied sich für die Lösung von qmBase, da diese die Kriterien im Vergleich zu anderen Softwarelösungen am besten erfüllt. 

    1. Mühelose Umsetzung des QM-Systems

    Die Einführung der qmBase Qualitätsmanagementsoftware gelang adelante aufgrund der verantwortungsbewussten Mitarbeitenden schnell und strukturiert. Der telefonische Support und die umfangreichen Schulungen haben ebenfalls zur erfolgreichen Einführung beigetragen. An der Zusammenarbeit mit qmBase schätzt Herr Kuhfuß, der Geschäftsführer der adelante Jugendhilfe, die zügige Beantwortung der Fragen, die unkomplizierte Kontaktaufnahme und zeitnahe Umsetzung der Kundenanforderungen.

    Erhöhte Bearbeitungsquote in kürzester Zeit

    Neben dem Anliegen, das Qualitätsmanagement stärker im Unternehmen zu etablieren, war es ein konkretes Ziel, die Bearbeitungsquote der Reklamationen innerhalb von 6 Wochen von 75 % auf 90 % zu erhöhen. Dieses Ziel wurde übertroffen, aktuell liegt die Bearbeitungsquote bei 95 % (Stand: September 2019). Herr Kuhfuß, ist beeindruckt, dass sich die Bearbeitung von Reklamationen deutlich besser steuern lässt und sich der Arbeitsaufwand erheblich verringert hat. 

    “Dafür, dass wir die Software erst seit Januar nutzen, sind wir wahnsinnig vorgedrungen, haben ganz viel umgesetzt, haben ganz viel erreicht […].”

    Verknüpfungen schaffen Ordnung und Überblick

    Besonders positiv bewertet Herr Kuhfuß die mobile Verfügbarkeit, die benutzerfreundliche Oberfläche und die Verknüpfungen, die innerhalb der Software möglich sind. Die Dokumentation von internen Audits ist damit deutlich leichter. Innerhalb der Funktion Projekte und Maßnahmen können die benötigten Dokumente direkt hinterlegt werden.  Wenn die Angelegenheiten und Pläne von adelante besprochen werden, kann die Dokumentation digital in die dafür angelegte Maßnahme erfolgen. 

    Durch den Einsatz von qmBase  ist die gemeinsame Arbeit an Projekten erleichtert worden, der Projektstatus, kann einfacher eingesehen werden und ist besser nachvollziehbar. Dies gilt insbesondere, wenn mehrere Personen an einem Projekt zusammenarbeiten. 

    Vor der Einführung musste durch interne Kommunikation per E-Mail oder persönliche Gespräche abgefragt werden, welches Projekt auf welchem Stand ist oder wo das Projekt hinterlegt wurde. Nun hat man alle Projekte an einem zentralen Ort und kann diese durch Filter und Schlagworte individuell strukturieren. Der Fortschritt von Projekten und Maßnahmen ist  nun deutlich sichtbar und zentraler. 

    Durch die effizientere Kommunikation und Steuerung hat sich der Arbeitsalltag von Herr Kuhfuss stark verändert. Sein war Alltag bisher stark  von Managementtätigkeiten geprägt. Seit der Einführung von qmBase hat sich sein Arbeitsaufwand um 50% reduziert. Diese Ersparnis ist vor allem dem geringeren Aufwand in der Nachbearbeitung, der Koordination und dem Controlling zuzuordnen. Herr Kuhfuss findet dadurch jetzt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Themen. Er nutzt die neu gewonnene Zeit, um um seine Mitarbeitenden noch intensiver in Ihren Aufgaben zu unterstützen und die Leistungsfähigkeit von adelante noch weiter zu verbessern.

    Bei den Kollegen ist die Entwicklung ähnlich, Mitarbeitende können sich in diesem Sommer erstmals Aufgaben widmen, für die bisher keine Zeit gefunden wurde. Neben dem zeitlichen Aufwand habe sich auch der Papierverbrauch am Arbeitsplatz von Herrn Kuhfuß deutliche verringert. 

    “Ich habe keine Zettel auf meinem Schreibtisch mehr, keinen Eintrag auf meinem Smartphone, oder drei Mails auf die wir zurückgreifen müssen, sondern habe die Dokumentation zentral an einem Ort. Das ist die allergrößte Erleichterung meiner Arbeit”

    2. Mitarbeitende integrieren, Qualitätsmanagement leben

    Durch die Anwendung der qmBase Qualitätsmanagementsoftware konnten die Mitarbeitenden deutlich besser in die Umsetzung des Qualitätsmanagements und die dafür notwendige Dokumentation einbezogen werden. Jeder Mitarbeitende verfügt über einen eigenen Nutzerzugang für die Qualitätsmanagementsoftware von qmBase. Die gesamten Arbeitsabläufe bei adelante wurden so deutlich kollaborativer gestaltet. Im Gespräch mit Herrn Kuhfuß ist deutlich anzumerken, wie stolz er auf die Entwicklung im Unternehmen ist. Er ist von den Vorteilen eines etablierten Qualitätsmanagements überzeugt und ist zuversichtlich, dass alle zukünftigen Herausforderungen mit der Unterstützung von qmBase gemeistert werden können.  Auch im externen Audit ist positiv aufgefallen, dass das Qualitätsmanagement von adelante gelebt und fortlaufend weiterentwickelt wird.

    3. Unterstützung bei externen Audits

    adelante ist nach der DIN EN ISO 9001:2015 und dem MAAS-BGW (gekoppelt an ISO 9001:2015) zertifiziert. Im August dieses Jahres hat adelante das erste Mal nach Einführung der Software durch ein Überwachungsaudit durchführen lassen. 

    Dem Auditor wurde im Vorfeld ein temporärer Zugang zum System zur Verfügung gestellt, mit welchem sich dieser vorbereiten konnte. Der bürokratische Aufwand wurde für  adelante dadurch erheblich verringert. Ein weiterer Vorteil war, dass der Auditor sich im Vorfeld selbst ein Bild von der Software machen konnte und im tatsächlichen Audit keine Zeit dafür aufgewendet werden musste, dem neuen Auditor in die Software einzuführen. 

    Für Herrn Kuhfuß steht qmBase für ein innovatives, kundenorientiertes Unternehmen, welches die Wünsche und Anregungen seiner Kunden ernst nimmt und schnellstmöglich umsetzt. Gerade die stetige Verbesserung und Weiterentwicklung der Software bewertet  Herr Kuhfuß sehr positiv. 

    “Ich bin super glücklich, dass wir uns für qmBase entschieden haben, weil es wirklich eine große Erleichterung ist und uns noch einmal richtig voran gebracht hat.”

    Die qmBase GmbH bedankt sich bei Herrn Kuhfuß und der adelante Jugendhilfe GmbH für erfolgreiche Zusammenarbeit und diesen ausführlichen Erfahrungsbericht.

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