qmBase Software, Wie Agilität Ihnen hilft Krisen zu bewältigen

Wie Agilität hilft Krisen zu durchstehen

Agilität kann uns nicht nur in Krisensituationen, wie wir sie aktuell erleben, helfen. Eine agile Unternehmensführung bietet Unternehmen zahlreiche verschiedene Vorteile. Aber die aktuelle Situation unterscheidet sich maßgeblich von den Problemen, mit denen wir, als gesamte Gesellschaft, normalerweise konfrontiert sind. In Zeiten von COVID-19 erscheint uns die Welt wie wir sie kennen fragil und angsteinflößend. Jeder fragt sich, wie es weitergehen soll, wir hoffen Ihnen heute ein paar mögliche Antworten auf diese Frage zu geben. 

Was ist eigentlich eine Krise?

Laut Duden, wird eine Krise als kritische Situation definiert. Auf der Seite der bpb (Bundeszentrale für politische Bildung) findet man eine ausführliche Definition von Schubert, Klaus/Martina Klein: Das Politiklexikon: 

“Krise [griech.] bezeichnet eine über einen gewissen (längeren) Zeitraum anhaltende massive Störung des gesellschaftlichen, politischen oder wirtschaftlichen Systems. Krisen bergen gleichzeitig auch die Chance zur (aktiv zu suchenden qualitativen) Verbesserung.”

Unsere aktuelle Situation

Wir befinden uns seit in einer Ausnahmesituation. Trotz einiger Lockerungen der Kontaktbeschränkungen, der Öffnung von Restaurants und der Genehmigung einiger Veranstaltungen, ist die Krise noch nicht überwunden. Das zeigt vor allem der aktuelle Ausbruch von COVID-19 im Schlachtbetrieb Tönnies. Es gibt Prognosen, dass die Folgen der COVID-19-Pandemie eine globale Rezession nach sich ziehen werden, der deutsche Export sei auf dem niedrigsten Stand seit dem Zweiten Weltkrieg. Hinzu kommt die Bedrohung des gesundheitlichen Zustands, das Aufkeimen von Verschwörungstheorien und fragwürdigen Weltanschauungen, politischen Unruhen, steigende Zahlen von häuslicher Gewalt und Vereinsamung von Menschen. Zwar werden in einigen Nationen die strengen Kontaktsperren wieder gelockert und es gibt Aussicht auf einen halbwegs normalen Alltag, aber man kann nicht sicher sein, wie lang wir die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie spüren werden. In anderen Nationen sieht es nicht besser aus, durch den globalen Lockdown, ist der Bedarf an Öl massiv gesunken, für Saudi-Arabien hat das ein Defizit von 112 Milliarden Dollar zur Folge. 

Wie Unternehmen Krisen bewältigen

Wie kann man solche Situation bewältigen? Diese Frage treibt Menschen seit Monaten um. Was einige von Ihnen gemeinsam haben ist, dass Sie im Rahmen Ihrer Möglichkeiten Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Kreativität bewiesen haben, um den Schaden der Krise abzuwenden bzw. zu minimieren. So rüsten einige Unternehmen um und stellen Ihre Produktion auf Desinfektionsmittelspender, Beatmungsgeräte, Atemschutzmasken oder Desinfektionsmittel um. Dieses schnelle reagieren auf Chancen oder Risiken kann als agile Unternehmensführung bezeichnet werden. Unternehmen, die sich schnell auf neue Situationen einlassen können, und sich nicht scheuen neue Dinge zu erlernen, können in Krisensituationen deutlich besser funktionieren. Da man nie genau prognostizieren kann, wann die nächste Krise eintritt und welche Folgen sie hat, ist es wichtig vorbereitet zu sein.

    Wie kann man Agilität in Unternehmen integrieren?

    Wir haben in der Vergangenheit bereits einen Artikel zum Thema Agile Unternehmensführung veröffentlicht. Dieser Artikel erläutert das Prinzip der Agilität und wie man Sie für die Aufgaben der Unternehmensführung nutzt. Für diejenigen die bisher keinerlei Berührungspunkte mit dem Begriff Agilität gehabt haben, folgt nun eine kurze Beschreibung. 

      Was genau bedeutet Agilität?

      Laut dem Gabler Wirtschaftslexikon wird Agilität als “die Gewandtheit, Wendigkeit oder Beweglichkeit von Organisationen und Personen bzw. in Strukturen und Prozessen.” verstanden. Im Unterschied zur reaktiven Flexibilität wird agiles Handeln als proaktiv verstanden. Das Ziel ist es, so früh wie möglich auf Veränderungen zu reagieren und das Unternehmen darauf auszurichten.

        Von der Softwareentwicklung ins Management

        Der Begriff Agilität hat, bevor er im Management/ der Unternehmensführung Einzug gefunden hat, die Softwareentwicklung maßgeblich geprägt. Um zu verstehen, was agile Unternehmensführung bedeutet, sollte also zunächst die agile Softwareentwicklung betrachtet werden. 

        Das Kernziel agiler Softwareentwicklung ist es, mit geringem bürokratischen Aufwand und Regeln zurechtkommen und sich schnell an Veränderungen anzupassen, ohne dabei das Risiko für Fehler zu erhöhen. Agile Softwareentwicklung setzt auf einen transparenten Entwicklungsprozess mit einer fortlaufenden engen Abstimmung mit dem Kunden. Das primäre Ziel der agilen Softwareentwicklung ist es, schneller zu besseren Ergebnissen zu kommen. Agilität wird daher häufig als iterativ, also wiederholend, sich einer Lösung annähernd, bezeichnet. Auf diese Wiese sollen Fehler oder Missverständnisse so früh wie möglich auffallen und beseitigt werden. 

        Diese Vorgehensweise kann aber nicht nur auf einzelne Bereiche wie Softwareentwicklung oder Projektmanagement angewandt werden. Auch Unternehmen lassen sich agil führen und so zum Beispiel schneller auf Veränderungen am Markt, wie zum Beispiel durch COVID-19,  zu reagieren. 

        Will man sein Unternehmen agiler führen, ist der erste Schritt, agiler zu denken. Das gilt nicht nur für die Führungskräfte, auch für die Mitarbeiter. Hierzu kann man sich an den Prinzipien der agilen Softwareentwicklung, aus dem sogenannten agilen Manifesto  orientieren: 

        “Wir erschließen bessere Wege, Software zu entwickeln, indem wir es selbst tun und anderen dabei helfen. Durch diese Tätigkeit haben wir diese Werte zu schätzen gelernt:

        1. Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen
        2. Funktionierende Software steht über einer umfassenden Dokumentation
        3. Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über der Vertragsverhandlung
        4. Reagieren auf Veränderung steht über dem Befolgen eines Plans

        Das heißt, obwohl wir die Werte auf der rechten Seite wichtig finden, schätzen wir die Werte auf der linken Seite höher ein.“

        Manifest für agile Softwareentwicklung, 2001, Beedle et al.

        Der letzte Satz des Zitats bezieht sich auf die Aufzählung der Prinzipien. Die Werte auf der linken Seite (Individuen und Interaktionen, funktionierende Software, Zusammenarbeit mit dem Kunden, Reagieren auf Veränderungen) haben eine höhere Bedeutung für die Unterzeichner des agilen Manifests als die Werte auf der rechten Seite (Prozesse und Werkzeuge, umfassende Dokumentation, Vertragsverhandlungen und das Befolgen eines Plans), diese seien jedoch nicht komplett irrelevant. 

        Prozesse und Werkzeuge können für agiles Arbeiten zwar von Bedeutung sein, aber die tatsächliche Interaktion mit anderen Individuen wie Mitarbeitern, Kunden o.ä. kann für die Entwicklung weitaus wertvoller und zielführender sein.
        Genau so wird eine funktionierende Software als wichtiger Empfunden als wie umfassende Dokumentation oder Präsentation des Prozesses. Das Ziel der Agilität ist, so nah wie möglich mit dem Kunden zusammenarbeiten. Das fertige Produkt/Projekt soll den (sich möglicherweise ändernden) Kundenanforderungen so genau wie möglich entsprechen. Die Zusammenarbeit ist laut dem agilen Manifest ausschlaggebend für den Erfolg und wird als wichtiger gewertet als Vertragsverhandlungen. Der letzte Punkt ist ziemlich selbsterklärend, Anpassungsfähigkeit und Flexibilität sind für die Agilität von größerer Bedeutung als das Befolgen eines Plans.

          Agil führen – wie kann das funktionieren?

          Was in der agilen Softwareentwicklung funktioniert, kann auch in Ihrem Unternehmen Wirkung zeigen. Sie können die Prinzipien des agilen Manifests als Anlass nehmen um Ihre bestehenden Prioritäten hinterfragen und zu überlegen, welche Verhaltens- und Denkmuster auch in Krisensituationen den Härtetest bestehen oder ob es an der Zeit wäre, die Dinge neu anzugehen.

          Generell sind Menschen in Führungspositionen der agilen Unternehmensführung dafür zuständig, Rahmenbedingungen zu schaffen, den Mitarbeitern ein Ziel vor Augen zu führen sowie ihnen Raum für Selbstorganisation zu geben. Kommt es zu Problemen, werden diese in interdisziplinären Teams analysiert. Diese Gruppen erarbeiten selbstorganisierte, selbstverantwortliche Lösungsansätze. Dabei ist es wichtig, eine offene Fehlerkultur zu pflegen.

            Agilität und Krisenmanagement

            Nun stellt sich die Frage, ob man diese Prämissen einfach so auf die aktuelle Situation anwenden kann. Viele Unternehmen, gerade Einzelhändler und Restaurants haben gar keine Möglichkeit gehabt sich auf diese Situation einzustellen. Sie mussten ihre Geschäfte vom einen auf den anderen Tag schließen. Da die Folgen für Unternehmen ganz unterschiedlich sind, kann Agilität nicht für jedes Unternehmen und jede Situation die Lösung sein. Sie können agile Methoden jedoch nutzen, um sich auf zukünftige Krisen vorzubereiten und die Folgen abzuwehren. 

              Agiles Krisenmanagement – Was sollte man beachten?

              In welchem Ausmaß Sie Agilität in Ihr Unternehmen einfließen lassen, das hängt von Ihren Möglichkeiten, den Umständen innerhalb Ihres Unternehmens und Ihren Mitarbeitern ab. Es folgen nun ein paar Vorschläge, die Sie umsetzen können, um Ihr Unternehmen agiler durch Krisen zu führen. 

              Transparenz im Unternehmen etablieren 

              Transparenz ist essenziell um agiler zu handeln. Seien Sie offen und ehrlich mit Ihren Angestellten und Kollegen, auch wenn Themen unangenehm sind. Nur so können Sie die Dringlichkeit von Maßnahmen oder die Ernsthaftigkeit der Situation vermitteln und alle Mitarbeiter für die Bewältigung der Krise motivieren

              Flexibler denken und handeln 

              Je flexibler Sie sind, desto besser können Sie auf Krisen reagieren. Gerade in unklaren Zeiten ist es gut, eine oder mehrere Alternativen in der Rückhand zu haben. Deswegen sollten Sie nicht warten bis die nächste Krise kommt, sondern sollten sich im Vorfeld bereits darauf vorbereiten

              Schaffen Sie Innovation 

              Haben Sie keine Scheu davor, sich auf unklares Territorium zu begeben, seien Sie offen für Neues und auch für Rückschläge. Etablieren Sie eine offene Fehlerkultur und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Suche nach Lösungen und Alternativen ein, nicht nur in der Krise. 

              Das Ideenmanagement von qmBase kann Sie dabei unterstützen. 

                Agilität und Qualitätsmanagement

                Das Qualitätsmanagement, insbesondere die ISO 9001:2015 sowie vergleichbare Nornen zeichnen sich durch ein hohes Maß an Prozessorientierung aus. Bei der Prozessorientierung geht es darum Geschäftsabläufe möglichst umfassend zu strukturieren und zu planen. Die Freiheitsgrade in der Umsetzung der Abläufe wird dadurch stark beschnitten und es beliebt nur wenig Raum um situativ zu reagieren. Zusätzlich erfordern Prozessorientierung und Qualitätsmanagement auch ein hohes Maß an Dokumentation. Das Qualitätsmanagement lässt sich daher nur schwer mit den Prinzipien des agilen Manifests vereinbaren. 

                Bei Agilität geht es gerade nicht darum Verfahren zu standardisieren und vorgegebene Pläne zu befolgen.  Die Agilität will durch neue Herangehensweisen, Innovationen und eine fortlaufende Anpassung an die Anforderungen Ihre Ziele erreichen. Unabhängig davon, ob es sich um einen Projektabschluss oder die Überwindung einer Krise handelt. In diesem Artikel der deutschen Gesellschaft für Qualität sieht der Autor Dr. Benedikt Sommerhoff die Lösung darin, dass beide Bereiche weiterentwickelt werden und sich aneinander annähern müssen und man ein agiles Qualitätsmanagement in Unternehmen etabliert. 

                Mit der Entwicklung von qmBase haben wir uns als Ziel gesetzt, unsere Software stets weiterzuentwickeln und auf Ihre Anforderungen und Wünsche einzugehen. Nur so können wir Sie als Kunde fortlaufend unterstützen. Neben den oben genannten Vorteilen bietet unsere Software weitere Funktionen, die Sie zur agilen Unternehmensführung und Krisenbewältigung nutzen können. Darüber hinaus kann qmBase Sie dabei unterstützen, Remote Work  und asynchrone Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu erleichtern. 

                Klicken Sie hier, um mehr über die Apps von qmBase zu erfahren.

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