Zeitmanagement bringt mehr Gewinn durch weniger Aufwand

Um Abläufe in Ihrem Arbeitsalltag und auch im gesamten Unternehmen zu verbessern, um Zeit zu sparen, muss erstmal herausgefunden werden, wo sich Zeitfresser verstecken. Welche Aufgabe, Arbeitsschritte, Prozesse sind veraltet, kosten Zeit und wie können sie verbessert werden? Analysieren Sie, wo Verbesserungspotenzial besteht und entwickeln sie ein effektiveres System. Das ist natürlich immer leichter gesagt als getan. Gerade wenn es darum geht, dass Mitarbeiter Ihre Abläufe ändern sollen, wer hört schon gerne: "Das muss schneller gehen." "Warum verkomplizieren Sie diese Abläufe?". Andererseits müssen Mitarbeiter verinnerlichen, dass es vorteilhaft ist, Zeit einzusparen. Nur so können alte Muster gebrochen und neue Abläufe verinnerlicht werden.

Wie hilfreich es sein kann, andere Personen einzubinden um Prozesse kritisch zu hinterfragen, zeigt dieses Beispiel:

Vor Jahren fing ein Freund von mir einen Nebenjob in einem Café an. Der Besitzer hatte sich mit dem Café einen langen Traum erfüllt, hatte aber nicht zwingend Ahnung von der Technik. Das führte dazu, dass das Kassensystem völlig durcheinander war, Kuchen, die im Nachhinein hinzugefügt wurden, waren unter Beilagen/Soßen aufgeführt, statt bei den anderen Kuchen, die das Café anbot. Neue Mitarbeiter, die dieses ausgeklügelte System nicht direkt durchschaut haben, verschwendeten also Zeit um die Kasse zu bedienen. Die Kunden waren genervt, der Chef ebenfalls und die Mitarbeiter waren frustriert. Für den Chef, der das System eingerichtet und verinnerlicht hatte, lag das Problem bei den neuen Mitarbeitern. Dabei war es der Chef, der aus Bequemlichkeit das Kassensystem nicht optimierte und sich mit dem unstrukturierten System nicht auseinandersetzen wollte oder konnte. Es hatte ja auch vorher immer gut funktioniert. 

Sie sehen, Prozesse, die für Sie sinnvoll erscheinen, können andere vor Rätsel stellen. Dieses Beispiel lehrt uns noch etwas anderes: Um Prozesse nachhaltig zu optimieren, muss man erst Zeit investieren, um dann von der daraus resultierenden Zeitersparnis zu profitieren. Das Kassensystem aus unserem Beispiel zu ändern kostet im ersten Moment zwar Zeit und Arbeit, führt aber dazu, dass Mitarbeiter Produkte schneller finden und neue Mitarbeiter weniger Zeit für die Einarbeitung benötigen. 

Will man Prozesse verbessern, kommt es häufig zu einer Abwehrhaltung von anderen. Das können Mitarbeiter, Kollegen oder auch Vorgesetzte sein. Sätze wie, das haben wir schon immer so gemacht oder so sind nun mal die Abläufe, sind Gift für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess eines Unternehmens, gleichzeitig haben diese sich schon bei etlichen Menschen im Wortschatz etabliert. Sollten Sie auf Kritiker stoßen, die Sie sich gegen die neuen, effektiveren Prozesse wehren, ist es frustrierend für alle. Natürlich ist neu nicht immer besser und manchmal lohnt es sich, bei dem altbewährten zu bleiben, aber ein gewisses Verbesserungspotenzial findet sich immer. Sie können auch externe Dienstleister damit beauftragen Ihre Prozesse auf Effektivität zu prüfen, oder Ihre Prozesse mit qmBase besser strukturieren.

Zeigen Sie den Kritikern, dass ein Unternehmen nur so stark ist, wie das schwächste Glied der Kette. Denn Fehler oder langsame Abläufe haben den Ripple Effect zur Folge. Der Ripple Effect tritt auf, wenn eine anfängliche Störung sich weiter im Unternehmen ausbreitet und dadurch immer größer wird. Stellen Sie sich vor, Sie werfen einen Stein ins Wasser, durch den Aufprall entstehen Wellen, die sich immer weiter ausdehnen. Ein Fehler in einem Unternehmensbereich kann auch weitere Abläufe durch eine Kettenreaktion behindern oder verzögern. Die Verbesserung von ein paar Abläufen können somit positive Effekte für das gesamte Unternehmen haben. Außerdem freuen sich auch die Kritiker, wenn Sie durch die Zeitersparnis schneller mit den Aufgaben fertig sind und früher Feierabend machen können. 

Wäre es nicht schön, wenn man alle Aufgaben der 40-Stunden-Woche in 20 Stunden erledigen könnte und sich danach darauf konzentrieren kann, was normalerweise auf der Strecke bleibt? Wie oft kommen Sie als Führungsperson dazu, mal kreativ zu sein und neue Ideen für Ihr Unternehmen zu konzipieren? Als Unternehmer muss man ständig daran arbeiten, sein Unternehmen besser zu machen und sich weiterzubilden. Leider fehlt dafür neben dem Alltagsgeschäft häufig die Zeit. Man ist so sehr unter Druck, dies in einem bestimmten Zeitfenster zu erledigen, dass man den Kopf gar nicht freibekommt, die Ideen blockiert sind oder man schlichtweg überarbeitet ist. Kreativität braucht Zeit und die sollten Sie sich nehmen können. 

In diesem Video berichtet der Unternehmer Calvin Hollywood, wie er es geschafft hat sich und seinen Mitarbeitern zu ermöglichen nur 20 Stunden pro Woche Aufgaben effektiv abzuarbeiten. 

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Die wesentlichen Learnings aus dem Video

•  Eat the Frog first, fangen Sie den Tag mit der schwierigsten und herausforderndsten Aufgabe an, danach wird alles einfacher. Calvin Hollywood hat in seinem Unternehmen diese Methode noch angepasst und empfiehlt vor dem Frosch, die vielen kleinen Aufgaben, wie Telefonate, E-Mails etc. anzugehen. Vor dem Frosch kommen bei ihm also erst die Fliegen.
• Fragen Sie Ihre Kunden, was Ihnen am besten gefallen hat und konzentrieren Sie sich darauf. Was Sie als wertvoll und guten Service erachten, ist für den Kunden eventuell gar nicht relevant.
• Nutzen Sie freie Zeit um etwas zu produzieren, womit Sie neue Kunden gewinnen können.
• Ein großer Nutzen kann auch mit wenig Aufwand generiert werden.

Natürlich sind diese Tipps nicht auf alle Unternehmen übertragbar, aber die Kernidee lässt sich wahrscheinlich auf einige Teile Ihres Unternehmens adaptieren.

In der Vergangenheit haben wir auf unserem Blog bereits das Pareto-Prinzip und die ABC-Analyse erläutert. Diese lassen können Sie auch für das Zeitmanagement nutzen. Denn das Prinzip ist das gleiche: 80 % der Aufgaben lassen sich in 20 % der Zeit erledigen. 

Mehr Informationen zur Funktionalität und Anwendung der beiden Methoden haben wir Ihnen verlinkt, Sie müssen nur auf den Link des jeweiligen Begriffs klicken.

ALPEN-Methode 

Das Wort Alpen ist hier ein Akronym für die folgenden Schritte der Methode:

• Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
• Länge schätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

Im Prinzip bietet Ihnen diese Methode einen Leitfaden, an dem Sie sich orientieren, um sich besser auf anstehende Aufgaben vorzubereiten und schneller abzuarbeiten. Wenn man genau weiß, was einem bevorsteht und wie viel Zeit diese Aufgaben in Anspruch nehmen, kann man sich seine Zeit besser einteilen und die nächsten Schritte planen.

Eisenhower-Methode

Bei der Eisenhower-Methode sortieren Sie Aufgaben nach Priorität und können so leichter einschätzen, worauf Sie sich fokussieren und was irrelevant ist.

Als Hilfsmittel erstellen Sie die folgende Matrix und können Ihren Arbeitsalltag danach strukturieren.

Obwohl es sich hier um keine tatsächliche Methode handelt, kann es Ihnen trotzdem eine enorme Zeitersparnis bringen. Geben Sie Aufgaben ab. Klingt simpel, ist aber für viele gar nicht einfach. Gehören Sie auch zu den Personen, die immer lieber alles selber erledigen, weil Sie dann wissen, dass es richtig gemacht wird? Langfristig führt dies nur dazu, dass Sie Zeit verschwenden. Es gibt mit Sicherheit jemanden im Unternehmen, der Sie unterstützen kann, Sie müssen nur die Kontrolle abgeben und der Person vertrauen. Auch wenn mal Fehler gemacht werden, kostet die Fehlerbehebung trotzdem weniger Zeit, als die Erledigung der ganzen Aufgabe. Fangen Sie mit kleinen Aufgaben an und steigern sich dann, mit der Zeit wird es Ihnen immer leichter fallen, Aufgaben zu delegieren. Und Ihre Mitarbeiter freuen sich über das entgegengebrachte Vertrauen. 

Es gibt jedoch noch die andere Seite der Medaille: Sie können nicht Nein sagen. 

Haben Sie das Gefühl, dass Kollegen oder Vorgesetzte Sie immer um Gefallen bitten? Kurz vor Feierabend heißt es dann: Können Sie nochmal eben XY erledigen? Haben Sie noch Zeit, sich um dieses Problem zu kümmern? Und Sie sagen natürlich Ja, weil Sie andere nicht enttäuschen wollen, weil Sie sich verpflichtet fühlen oder weil Sie Angst vor den Konsequenzen haben. Ihr Fleiß ist löblich, führt aber meistens dazu, dass Ihre Prioritäten sich verschieben und entweder Ihr eigenes Projekt, Ihre Gesundheit oder Ihr Privatleben darunter leiden. Es geht in den meisten Fällen nicht darum, dass Sie die Aufgabe erledigen, sondern darum, dass sie überhaupt erledigt wird. Wenn Sie sagen: Nein, das schaffe ich jetzt gerade nicht, dann wird sich jemand anderes darum kümmern. Die Aussage: Wenn ich es nicht mache, macht es keiner, ist häufig ein Trugschluss, oder wurde etwas tatsächlich nicht erledigt, nur weil Sie Nein gesagt haben? Natürlich ist dies kein Appell zur Arbeitsverweigerung, aber wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie als einzige Person immer länger bleibt um Aufgaben fertigzustellen, ist es an der Zeit, einmal häufiger Nein zu sagen und sich mehr auf Ihre eigenen Aufgaben zu konzentrieren. 

Wenn Sie bereits Kunde sind, oder schonmal von qmBase gehört haben, wissen Sie, dass es unser Ziel ist, Sie von den tausend Kleinigkeiten, die Ihre Zeit kosten zu erlösen. Das Ziel unserer Software ist es, dass Sie mehr erreichen. Wie funktioniert das genau? 

Die Vorteile unserer Software

Das Prinzip ist so simpel wie zielführend - Wir helfen Ihnen sich besser zu organisieren. 

Unsere vielfältigen Apps und Funktionen sorgen dafür, dass jeder im Unternehmen weiß, was er wie zu tun hat und bis wann es erledigt sein muss. Mit qmBase fördern Sie sowohl kollaboratives als auch asynchrones Arbeiten, können Informationen einfach erfassen und auswerten und bieten Ihren Mitarbeitern eine verständliche Software, die weltweit erreichbar ist. 

Wenn Sie auch genug von zeitintensiven und intransparenten Arbeitsabläufen und unübersichtlichen Dokumentenstrukturen haben, dann fordern Sie jetzt Ihre Demoversion an und überzeugen Sie sich selbst von der Software, die schon etlichen Unternehmen mehr Zeit verschafft hat. 

Quellen: 

Rolf Meier, Eva Engelmeyer,  2009, Zeitmanagement - Grundlagen, Methoden und Techniken

Stephen M. R. Covey, Rebecca R. Merrill, 2009, Schnelligkeit durch Vertrauen, die unterschätzte ökonomische Macht