Mit Business Intelligence treffen Sie bessere Entscheidungen

Die Geschäftsanalytik, engl. Business Intelligence (kurz BI) umfasst Verfahren und Prozesse, zur systematischen Analyse des eigenen Unternehmens. Unternehmen nutzen die Business Intelligence, um Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen und bessere Entscheidungen zu treffen. Es geht dabei nicht nur um die Datenerfassung und die Datenpflege, sondern auch um die Analyse und Distribution der gewonnen Informationen im Unternehmen.

Wissen Sie wie viel Zeit allein für die Implementierung der Datenerfassung, die Instandhaltung und die Suche nach Daten in Ihrem Unternehmen benötigt wird? Das Forbes Magazin schreibt, dass bei der Datenauswertung mehr als 80 % der Arbeitszeit alleine dafür benötigt werden die Daten zu pflegen. Das heißt im Umkehrschluss, dass an vier von fünf Tagen der Woche Daten bearbeitet werden. Nur ein Tag der Woche kann für die tatsächliche Auswertung der Daten genutzt werden kann. Das ist furchtbar ineffizient.

Die Frage, die sich stellt, ist, ob sich dieser Aufwand lohnt. Gleichen die Erkenntnisse, die aus den Daten gewonnen werden können, diesen Arbeitsaufwand wieder aus? 

Das Ziel der Business Intelligence ist es, die Geschäftsdaten zu sammeln und aufzubereiten, sodass sie für das Unternehmen zur Planung und Entscheidungsfindung genutzt werden können. So kann ermittelt werden, ob ein Produkt in einer bestimmten Region sehr beliebt ist oder ob ein Standort produktiver arbeitet als ein anderer. Es geht also darum bessere Entscheidungen zu treffen. 

Die technische Entwicklung der letzten Jahre hat ermöglicht, dass wir mit immer größere Datenmengen zur Verfügung haben und diese schneller erfasst und gemessen werden können, aber sich auch schnell wieder verändern können. Die erhöhte Dynamik und Interaktion, die mit der Globalisierung einhergegangen sind, ermöglichen eine Geschäftsoptimierung. Aus den bereits vorhandenen Informationen kann neues unternehmensrelevantes Wissen generiert werden.

Jedes Unternehmen profitiert davon, wenn Entscheidungen auf der Basis zuverlässiger Daten getroffen werden. Damit ist die Business Intelligence auch für kleine und mittelständische Unternehmen interessant. 

Viele Unternehmen nutzen Excel-Dateien für die Datenablage. Dabei kann es sich um ganz unterschiedliche Informationen handeln, zum Beispiel Listen mit Maßnahmen, Reklamationen, Mitarbeiterqualifikationen, Schulungen oder Unternehmenszielen. Häufig nutzt jede Abteilung eine jeweils eigene Tabelle, die individuell strukturiert und formatiert ist. 

Um zum Beispiel Mitarbeiterqualifikationen aller Abteilungen unternehmensweit auszuwerten, müssen die Daten zusammengeführt werden. Was zunächst einfach klingt, erweist sich schnell als wahnsinnig aufwendig. 

Aufgrund unterschiedliche Datenstruktur und Formatierungen müssen die Daten vereinheitlicht werden und auf inhaltliche Plausibilität und Duplikate geprüft werden. Nur wenn die Daten inhaltlich konsistent und widerspruchsfrei sind, können Sie als geeignete Entscheidungsgrundlage dienen. Bei der solchen Aufgaben steckt der Teufel häufig im Detail. Nach unserer Erfahrung kann sich ein einzelner Mitarbeiter mit einer solchen Aufgabe schnell mehrere Arbeitstage beschäftigen. 

Aber nicht nur das Zusammenführen von Daten ist aufwendig. Auch die Suche nach bestimmten Informationen ist in einer wenig einheitlichen Datenbasis deutlich zeitintensiver. Für die Suche müssen möglicherweise zahlreiche Dateien geöffnet und angesehen werden und die Daten können nicht nach einheitlichen Kriterien gefiltert werden. 

Um hohe Bearbeitungszeiten zu vermeiden, ist es wichtig, dass die Daten zentral und einheitlich gespeichert werden.

Wird von vornherein eine einheitliche und konsistente Datenerfassung angestrebt, dann kann der Aufwand zur Datenauswertung auf ein Bruchteil reduziert werden. Eine einheitliche und konsistente Datenbasis ist also das Fundament einer guten Business Intelligence. Zahlreiche Software-Tools können Sie bei der Datenerfassung unterstützen und Ihnen die Arbeit dadurch erleichtern. Allgemein ist sinnvoll, Daten in dafür vorgesehenen Software-Tools zu erfassen. Diese bieten zur Datenerfassung einen vorgegebenen Workflow oder Formulare. Excel hingegen bietet Nutzer wahnsinnig viele Freiheitsgrade und Flexibilität. Dadurch wird eine wenig einheitliche Erfassung von Daten gefördert.

Es liegt auf der Hand, dass die Unternehmensführung eine zuverlässige Entscheidungsgrundlage für die Weiterentwicklung des Unternehmens benötigt. Je schneller ein Unternehmen weiß ob und warum Kundenbeschwerden eingehen, welche Mitarbeiter über welche Qualifikation verfügen, ob Ziele eingehalten werden und die Qualität der Produkte zufriedenstellend ist, desto besser. qmBase hilft Ihnen Business Intelligence im in Ihr Unternehmen zu integrieren. Insbesondere, wenn Ihre Datenablage bisher primär über Excel-Tabellen funktioniert. 

Anhand einiger Funktionen zeigen wir Ihnen, wie einfach und effizient Business Intelligence sein kann.

Wie zeitintensiv die Business Intelligence ist, kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Es hängt davon ab, wie Sie Ihre Informationen im Unternehmen organisieren und auswerten. Für eine effiziente und gezielte Unternehmensführung ist es wichtig über grundlegende Vorgänge und Veränderungen im Unternehmen informiert zu sein. Ein stetiges Monitoring dient der Überwachung und Kontrolle ebenso auch zur Analyse und Bewertung der Prozesse.

Mit dem Modul Dashboard und Reportings haben Sie alle benötigten Dateien, Informationen, Qualifikationen, Maßnahmen und Reklamationen auf einen Blick und können effektive Entscheidungen fällen. Damit Sie immer den Überblick haben, können Sie verschiedene Filterfunktion anwenden um sich auf bestimmte Zeiträume und Bereiche zu konzentrieren. 

Wir ersparen Ihnen die lange und aufwendige Analyse und Sie können schnell auf Veränderungen reagieren und souverän an den großen Herausforderungen arbeiten. 

Mit der Größe des Unternehmens wächst auch der Verwaltungsaufwand der Daten und sorgt nicht nur dafür, dass alte Information schwierig zu finden, aber auch neue aufwendig anzulegen sind.

Greifen Sie auf eine Ordnerstruktur Ihres Betriebssystems, z.B. Windows, in der Daten in Excel-Tabellen aufgelistet sind? Wie gehen Sie mit der Einreichung Innovations- und Verbesserungsvorschlägen um? Haben Sie einen zentralen Ort, an dem Mitarbeiter alle benötigten Informationen finden können?

Je unübersichtlicher diese Struktur ist,  desto wahrscheinlicher ist es, dass einem Mitarbeiter ein Fehler unterläuft, der Prozesse verlangsamt und erst einmal behoben werden muss. Dies sorgt für Frustration, unnötigen Aufwand und wirkt sich auch auf die Arbeitsleistung aus. Zufriedene Mitarbeiter sind ein wichtiger Bestandteil eines guten Betriebsklimas und leisten bessere Arbeit. Mit der effizienten Benutzeroberfläche wird die aufwendige Verwaltung vereinfacht, was sich auf den Gemütszustand der Mitarbeiter auswirkt und die Zusammenarbeit erleichtert und Prozesse beschleunigt. 

Anstatt die Mitarbeiterqualifikationen für jede Abteilungen einzeln zu erfassen, nutzen Sie eine gemeinsame und einheitliche Datenbasis und filtern einfach nach unterschiedlichen Abteilungen. Dies ermöglicht Ihnen den abteilungsübergreifenden Einsatz für Mitarbeiter und erleichtert die Suche nach einer Vertretung im Krankheitsfall oder Urlaub. Sie sehen außerdem welche Qualifikation aufgefrischt werden muss und können Geld sparen, indem Sie alle zutreffenden Mitarbeiter an einem Termin schulen lassen. 

Jedes Unternehmen ist darauf bedacht seine Ziele zu erreichen. Diese müssen im ganzen Unternehmen an die Mitarbeiter herangetragen werden und mit Maßnahmen zur Erreichung der Ziele verknüpft werden. Unter Umständen haben die Mitarbeiter Ideen, die Sie beitragen möchten, schließlich ist arbeiten Sie Tag für Tag an bestimmten Aufgaben und wissen um eventuelle Hindernisse die während verschiedener Prozesse entstehen können. Mit dem Ideenmanagement haben Sie die Möglichkeiten sich von den Ideen Ihrer Mitarbeiter inspirieren zu lassen und auf neue Gedanken zu kommen. Dies ist für Sie und die Mitarbeiter eine Win-Win-Situation, Sie profitieren von dem praktischen Wissen und Ihre Mitarbeiter fühlen sich wahrgenommen und wertgeschätzt und die Interaktion innerhalb des Unternehmens wird gestärkt.

Für Unternehmen ist es wichtig, nachzuvollziehen, warum es zu Reklamationen kommt. Mit qmBase können Sie Reklamationen aller Art erfassen und dieses Wissen für die Weiterentwicklung der Prozesse und Produkte ihres Unternehmens zu nutzen. Die für die Reklamation benötigten Stammdaten können direkt über einen CSV-Import oder über eine direkte Schnittstelle zu ihrem ERP-System ins Reklamationsmanagement von qmBase importiert werden. 

Um die Ursachen der Reklamationen zu erfassen und auszuwerten, kann jede Reklamation mit Fehlerursachen und Maßnahmen aus dem Modul Projekte und Maßnahmen verknüpft werden. So können jeder Reklamation sofort die notwendigen Sofortmaßnahmen, Korrekturmaßnahmen oder Vorbeugungsmaßnahmen zugeordnet werden.

Alle Informationen des Reklamationsmanagements, einschließlich reklamierter Produkte, Kunden, Reklamationskosten und Fehlerursachen werden im Bereich Dashboard & Reportings automatisch ausgewertet. Es ist zu jedem Zeitpunkt auf einen Blick ersichtlich, welche Produkte am häufigsten und reklamiert werden und welche Fehler die höchsten Kosten verursachen. Die Darstellung dieser Zusammenhänge und Kausalitäten trägt dazu bei, die notwendigen Maßnahmen abzuleiten und zu priorisieren.

Neben den genannten Funktionen bieten wir Ihnen noch weitere Module, mit denen Sie große Projekte und Aufgaben souverän erledigen und die sie dabei unterstützen die Geschäftsanalytik effizienter zu gestalten. Eine genaue Auswahl finden Sie auf unserer Website. Dort können Sie sich direkt einen Testzugang anfordern und sich selbst von den umfangreichen Funktionen der Software überzeugen. 

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