Informationsmanagement – So behalten Sie den Überblick

Auf unserem Blog beschäftigen wir uns in der Regel mit den Themen rund ums Qualitätsmanagement. Ein Thema, welches ebenfalls in dieses Spektrum fällt, soll in diesem Artikel behandelt werden. Beim Informationsmanagement geht es darum, die Ressource Information für den Unternehmenserfolg zu nutzen. Für Unternehmen ist dies essenziell, um innerhalb des Unternehmens einen Konsens über die anfallenden Aufgaben und Informationen zu verhandeln. Obwohl die Grenzen zwischen dem Dokumentenmanagement, Informationsmanagement, Kommunikationsmanagement und Wissensmanagement unscharf sind und sich die Aufgabenfelder überschneiden, möchten wir dem Thema die nötige Aufmerksamkeit geben. 

Warum benötigt man ein Informationsmanagement?

Durch das Internet haben wir die Möglichkeit, uns durch wenige Klicks unzählige Informationen zu beschaffen. Wir haben die Gelegenheit,  in nur wenigen Minuten Antworten auf unsere Fragen zu erhalten. Dabei ist der Umfang an Informationen mittlerweile so enorm, dass die Aufgabe zu unterscheiden, welche Informationen relevant sind oder nicht, sehr zeitintensiv sein kann. Auf betrieblicher Ebene kann dieser Zeitverlust die Effizienz des Unternehmens beeinträchtigen. Auf die Informationen zu verzichten, ist jedoch keine Option. Ein Informationsmanagement kann hier Abhilfe schaffen.

Für die Erreichung der strategischen Unternehmensziele ist es notwendig, dass der Informationsbedarf der verschiedenen Positionen im Unternehmen gedeckt ist. Ein Informationsmanagement, umfasst die generischen Managementkonzepte wie Planen, Gestalten, Führen, Koordinieren, Einsetzen sowie Kontrollieren von Informationen und nutzt diese um den Bedarf zu decken.

Es gibt eine Reihe von Modellen, die sich mit dem Begriff des Informationsmanagements auseinandersetzen. Der Fokus liegt je nach Modell, auf der Informationsbeschaffung, der Bereitstellung einer Informationsstruktur, aber auch die Speicherung und Verarbeitung der Informationen sind Bestandteile verschiedener Modelle. Andere konzentrieren sich auf die Weiterentwicklung der IT-Infrastrukturen. So unterschiedlich diese Perspektiven und Herangehensweisen sind, die Verwirklichung der Unternehmensziele durch das Informationsmanagement bleibt das gemeinsame Ziel.

Trotz der Differenzierung der unterschiedlichen Modelle lassen sich die Managementaufgaben des Informationsmanagements auf folgende Kernaufgaben herunterbrechen. Es folgt eine grobe Beschreibung.

Feststellen des Informationsbedarfs, Analyse des Informationsangebotes, Beschaffen der Informationen, Organisation der Informationsversorgung.

Ähnlich wie das Qualitätsmanagement muss auch das Informationsmanagement gelebt werden, um erfolgreich zu sein. Obwohl es der Begriff impliziert, ist es keine reine Managementaufgabe, sondern sieht jeden Mitarbeiter in der Verantwortung, die Informationskultur des Unternehmens zu bereichern.

Wie nutzt man ein Informationsmanagement?

Obwohl qmBase kein reines Informationssystem ist, gibt es verschiedene Funktionen die sie für ihre administrativen Aufgaben nutzen können. Hierunter fallen die Funktionen:

Dokumentenmanagement, Wiki, Ideenmanagement und Projekte und Maßnahmen. 

Dokumentenmanagement

Mit dem Dokumentenmanagement haben Sie die Möglichkeit, Ihre gesamten Dokumente zu verwalten und zu lenken, durch die browserbasierte Software haben alle Mitarbeiter, die einen Zugang besitzen, die Möglichkeit ortsunabhängig auf die Dokumente zuzugreifen.

Durch die Versionierung, ist stets nur die aktuellste Version der Dokumente einsehbar, ältere Versionen werden automatisch archiviert.

Neben klassischen Dokumenten wie Verfahrensanweisungen und Formblättern, haben Sie auch die Möglichkeit vollständige Prozesslandschaften darzustellen. Sie können jeden beliebigen Prozess, vom Führungsprozess bis zu einem Leistungsprozess darstellen und die entsprechenden Dokumente verlinken, um allen Mitarbeitern mit dem geringsten Aufwand zu zeigen, welche Dokumente benötigt werden. Diese Verlinkungen zwischen den Dokumenten werden zusätzlich in einem Diagramm visualisiert. So behalten alle Mitarbeiter immer den Überblick über die Zusammenhänge und Abläufe im Unternehmen. Mithilfe von Nutzungsstatistiken können Sie feststellen, welche Dokumente häufig genutzt werden. So können Sie ausschließen, dass Sie Aufwand für die Instandhaltung und Pflege der Dokumente betreiben, obwohl diese niemand liest. Mit der Bewertungs- und Kommentarfunktion können die Dokumente mithilfe der Benutzer aktiv gestaltet werden.

Wiki

Das Unternehmenswiki hilft Ihnen dabei, unternehmensrelevante Informationen zu finden und im Unternehmen zu verteilen. Die Wiederauffindbarkeit wird durch Schlagworte vereinfacht und durch die Freigabeprozesse und die automatische Versionierung sind nur die gewünschten, aktuellen und überprüften Informationen verfügbar.

Ideenmanagement 

Mit dem Ideenmanagement von qmBase haben ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, Ideen und Verbesserungsvorschläge von jedem internetfähigen Endgerät einzureichen. Die eingereichte Idee wird direkt zum verantwortlichen Mitarbeiter zur fachlichen und organisatorischen Prüfung weitergeleitet. Die für die Idee notwendigen Maßnahmen können direkt in die Funktion Projekte und Maßnahmen kombiniert werden. Um die Verantwortlichkeit der verschiedenen Ideen zuzuordnen, haben wir flexible Rollenkonzepte ausgearbeitet, die sich an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lassen. Bevor ein Mitarbeiter seine Idee einreicht, wählt er einen fachlichen Prüfer, dieser erhält die Idee, nachdem Sie vom Mitarbeiter eingereicht wurde und nimmt die erste fachliche Beurteilung vor. Er entscheidet ob er die Idee akzeptiert oder zurückweist. Nach erfolgreicher Prüfung entscheidet der organisatorische Prüfer über die tatsächliche Umsetzung des Verbesserungsvorschlags. Es steht ihm frei, weitere Mitarbeiter um Ratschläge zu bitten und in die Planung mit einzubeziehen.

Projekte und Maßnahmen

Das Maßnahmenmanagement von qmBase ermöglicht Ihnen eine effiziente Planung, Dokumentation und Wirksamkeitsbeurteilung Ihrer Maßnahmen. Die Maßnahmenmanagement Software informiert automatisch alle Mitarbeiter per E-Mail über die zu erledigende Aufgabe und Maßnahmen sowie über anstehende Fertigstellungsfristen.

Gleichzeitig stellt das Maßnahmenmanagement ein zentrales und verbindendes Element in der qmBase Software dar. Das Maßnahmenmanagement trägt dazu bei transparent zu dokumentieren, inwieweit Maßnahmen mit anderen Ereignissen in Verbindung stehen, wie z.B. mit Audits, Chancen & Risiken, Reklamationen oder Schulungen.

Die diversen Filterfunktionen und Schlagworte garantieren eine schnelle Wiederauffindbarkeit und Strukturierung der Maßnahmen und Projekte. Durch die automatischen Auswertungen des Qualitätsmonitors haben Sie die Möglichkeit alle Projekte und Maßnahmen unternehmensweit ausgewertet und grafisch aufbereitet zu prüfen. Probleme können so frühzeitig erkannt und das Unternehmen zielgerichteter geführt werden.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass sich mit unseren Funktionen die Anforderungen folgender Managementsysteme erfolgreich abbilden lassen:

DIN EN ISO 9001: 2015 – Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme DIN EN ISO 13485: 2016 – Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme für Medizinprodukte

DIN EN ISO 14001: 2015 – Internationaler Standard für Umweltmanagementsysteme

DIN ISO/IEC 27001:2013 – Internationaler Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme

DIN EN ISO 50001: 2015 – Internationaler Standard für Energiemanagementsysteme

Mehr Informationen zu den Funktionen unserer Software, finden Sie auf unserer Internetseite. Dort haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, einen Termin zu vereinbaren, wenn Sie Interesse an der Software haben.

Mit einem funktionierenden Informationsmanagement können sowohl Projekte als auch alltägliche Aufgaben in Unternehmen schneller abgeschlossen werden. Informationen und daraus generiertes Wissen kann ohne Umwege im Unternehmen verteilt werden und den Unternehmenserfolg steigern. Unsere Gesellschaft befindet sich auf dem Weg in eine Wissensgesellschaft, in der Wissen und Informationen einen immensen Stellenwert besitzen und einen Wettbewerbsvorteil für ihr Unternehmen bedeuten. Die Thematik Informationsmanagement ist sehr umfassend, wenn Sie weitere Blogartikel hierzu wünschen, können Sie es uns über die Kommentarfunktion wissen lassen. Wir haben in der Vergangenheit schon eine Reihe von Artikeln zum Thema Wissensmanagement gemacht, diese finden Sie hier.


Quellen:

http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/lexikon/daten-wissen/Informationsmanagement/Informationsmanagement–Aufgaben-des

http://www.informationsmanagement-buch.org/

Knut Hildebrand, Informationsmanagement: Wettbewerbsorientierte Informationsverarbeitung mit Standard-Software und Internet

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