Audits mühelos durchführen, wir verraten wie.

Zur systematischen Prüfung unterschiedlicher Unternehmensbereiche, Unternehmensprozesse, Produkte oder Dienstleistungen hat es sich bewährt, regelmäßig Audits durchzuführen. Mithilfe der Audits sollen Schwachstellen in den untersuchten Unternehmensbereichen aufgedeckt und Verbesserungspotenziale identifiziert werden. 

Audits sind somit ein wesentlicher Bestandteil eines jeden kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Audits werden unterschieden in statische und dynamische Audits. Statische Audits werden pro Überprüfungszyklus nur einmal durchgeführt und haben einen Prüfungscharakter. Dynamische Audits dienen darüber hinaus, zur Erfassung von Entwicklungstrends und geben Aufschluss über die Wirksamkeit von Maßnahmen. Hier steht die eigenverantwortliche Entwicklung des Unternehmens im Vordergrund. 

Werden ein oder mehrere Audits für einen bestimmten Zweck für einen spezifischen Zeitraum geplant, dann wird auch von einem Auditprogramm gesprochen. 

Damit Ihnen Ihre Audits mühelos gelingen haben wir für Sie das qmBase Auditmanagement entwickelt.

Welche Vorteile bietet das Auditmanagement von qmBase?

  • Einfache und langfristige Planung der Audits 
  • Mehr Übersicht mit der Auditmatrix 
  • Einfache Dokumentation 
  • Direkte Verknüpfung mit Maßnahmen

Wie plane ich ein Audit mit qmBase?

Das Auditmanagement ist das zentrale Software-Feature für die Planung, Durchführung und Dokumentation aller Ihrer.  Um die langfristige Planung so einfach wie möglich zu machen erstellen Sie Ihren eigenen Auditkatalog. Dort tragen Sie alle Audits ein die Sie regelmäßig durchführen.  Für jedes Audit wird ein Name,eine Beschreibung und eine Kategorie (Internes oder Externes Audit) und eine Methode (Prozessaudit, Produktaudit, Systemaudit etc.) hinterlegt. Bei Bedarf können Sie für  jedes Audit auch direkt ein Wiederholungsintervall definieren. So stellen Sie sicher, dass kein Audit vergessen wird und fördern eine aktive Auditkultur in Ihrem Unternehmen. 

 In Zukunft können Sie dann für die konkrete Planung Ihrer Audits einfach das gewünschte Audit aus Ihrem Auditkatalog wählen.  Dann müssen Sie nur noch einen Termin festlegen und die Teilnehmer Teilnehmer hinzufügen. Diese werden mit Abschluss der Planung automatisch durch qmBase über das Audit informiert. 

Für die Vorbereitung notwendige Unterlagen können Sie den Teilnehmern direkt über das Audit zur Verfügung stellen.

Behalten Sie den Überblick mit der Auditmatrix

Mit der Auditmatrix können sie den Status ihrer aktuellen Auditplanung kontrollieren. Dort haben Sie auch die Möglichkeit Anforderungskataloge für unterschiedliche Managementsysteme wie z.B. der DIN EN ISO 9001:2015,  zu erstellen. Den Anforderungskatalogen können Sie Unteranforderungen zuordnen, zum Beispiel in Anlehnung an die jeweiligen Normkapitel. 

Wenn Sie prüfen möchten, welche der für den Zeitraum geforderten Audits bereits durchgeführt oder geplant wurden, bzw. welche Audits bisher nicht berücksichtigt wurden, haben Sie die Möglichkeit mehrere Anforderungskataloge gegenüberzustellen. 

Einfache Dokumentation aller Auditergebnisse

Werden während eines Audits Abweichungen festgestellt, können diese direkt erfasst und als Haupt- oder Nebenabweichungen und Hinweisen kategorisiert werden. Die Verbesserungsmaßnahmen können Sie aus dem Audit heraus, in dem Projekt- und Maßnahmenmanagement hinterlegen. Diese sind dann mit dem jeweiligen Audit verknüpft. 

Nach dem Audit kann der Auditbericht als PDF-Datei hochgeladen, mit dem Audit verknüpft und eine Auditbewertung in der Software vorgenommen werden. So sind alle Ergebnisse und abgeleiteten Maßnahmen des Audits transparent und nachvollziehbar im System dokumentiert. 

Aufgrund der einheitlichen Erfassung sämtlicher Daten kann Ihr gesamtes Auditmanagement mit allen Aktivitäten ganz einfach und vollautomatisch ausgewertet werden. So können Sie nachvollziehen, welche Unternehmensbereiche gut laufen und welche Bereiche mehr Aufmerksamkeit erfordern. Im Falle eines externen Audits, sind so trotzdem alle Informationen auf Anhieb abrufbar. Langes Suchen in Ordnern und Laufwerksstrukturen gehört der Vergangenheit an. 

Audit als Anforderung in Managementsystemen

Audits dienen aber nicht nur der Überprüfung einzelner Unternehmensbereiche und Prozesse, sondern sind auch eine essenzielle Anforderung im Qualitätsmanagement sowie in zahlreichen anderen Managementsystemen. Bei einer Vielzahl von Unternehmensprozessen ist eine gut strukturierte Auditplanung im Rahmen eines erfolgreichen Qualitätsmanagements unabdingbar.

Folgende Managementsysteme, mit inhaltlich völlig unterschiedliche Zielsetzungen, stellen sehr ähnliche Anforderungen an die Durchführung von Audits:

  • DIN EN ISO 9001: 2015 – Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme
  • DIN EN ISO 13485: 2016 – Internationaler Standard für Qualitätsmanagementsysteme für Medizinprodukte
  • DIN EN ISO 14001: 2015 – Internationaler Standard für Umweltmanagementsysteme
  • DIN ISO/IEC 27001:2013 – Internationaler Standard Informationssicherheits-Managementsysteme
  • DIN EN ISO 50001: 2015 – Internationaler Standard für Energiemanagementsysteme

Im Wesentlichen fordern diese Managementsysteme die Planung, den Aufbau, die Umsetzung und die Dokumentation eines oder mehrerer Auditprogramme um zu prüfen, ob das Managementsystem wirksam umgesetzt und aufrechterhalten wird. Die ermittelte Abweichungen müssen korrigiert werden und die Auditergebnisse müssen als Eingabe für die regelmäßige Managementbewertung bzw. das Managementreview dienen.

Das Auditmanagement von qmBase unterstützt Sie bei der effizienten Umsetzung Ihres Managementstandards. So sind Sie auch für externe Audits jederzeit gut gerüstet.

Wenn Sie Interesse haben, mehr über das Auditmanagement oder unsere weiteren Module zu erfahren, können Sie hier Kontakt zu uns aufnehmen und ein kostenloses Webinar vereinbaren

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