Gefangen in der Vergangenheit – Wie das Konzept DIN A4 uns ausbremst
“Wie kann ich das ausdrucken?”, “Warum lässt es sich nicht drucken?”, “Wie bekomme ich den Inhalt auf ein DIN A4?”. Das sind Fragen, die wir als Softwareunternehmen von unseren Kunden bekommen. Auch im digitalen Zeitalter ist Drucken immer noch ein großes Thema. Insbesondere bei Ablaufdiagrammen, Organigrammen und Qualifikationsmatrizen, die über größere und ausgefallene Abmessungen verfügen können, kann das Ausdrucken eine enorme Herausforderung sein. Dem Drucken wird trotzdem so eine große Bedeutung zugeschrieben, zu Recht? Heutzutage lassen sich digitale Plattformen optimal als Ablageort für Dateien nutzen. Dafür muss kein Dokument zusätzlich an das DIN A4 angepasst werden. Ist der Drucktrend also noch zeitgemäß? Vielleicht wird es höchste Zeit, die Grenzen des DIN A4 hinter uns zu lassen!
Mal unter uns, wie praktisch ist das 21,0 cm x 27,9 cm kleine Format denn wirklich? Texte sind wie für das DIN A4 gemacht, skalierbar und unproblematisch. Das DIN A4 Blatt kann von vorne bis hinten und oben nach unten vollgeschrieben werden. Die Schriftgöße wird beliebig angepasst und wenn der Text den Seitenrand erreicht, bricht er automatisch um. Aber das ist offensichtlich das einzige, wofür das DIN A4 wirklich taugt. Versuchen Sie mal Grafiken und Bilder in diesem Format beliebig zu vergrößern, da wird es schon grenzwertig.
Grafiken haben auf dem DIN A4 kaum Freiraum
DIN A4 - Mehr Arbeit als Nutzen?
Vor allem im Bereich Qualitätsmanagement gehört die Dokumentation zu den Kernaufgaben. Ablaufdiagramme, Organigramme und Qualifikationsmatrizen sind tägliches Brot. Doch wie gut harmonieren diese, aus Ihrer eigenen Erfahrung, mit dem klassischen DIN A4? Genau, gar nicht! Insbesondere Ablaufdiagramme benötigen einen größeren Gestaltungsspielraum. Prozessabläufe bestehen oft aus zahlreichen Zwischenschritten, häufig mit mehreren Abzweigungen und Endpunkten. Für eine übersichtliche Darstellung der Inhalte ist das DIN A4 nur eine Einschränkung. Meistens müssen die Inhalte verkleinert werden, so dass die Leserlichkeit darunter leidet. Wir verbringen oft Stunden damit Ablaufdiagramme zu kürzen und Prozessschritte zu verkleinern, damit alles auf das DIN A4 passt. Wenn man nur einen Prozessschritt vergisst, dann war all die Arbeit in PowerPoint und Visio für die Katz. Produktivität sieht anders aus! Noch schwieriger gestaltet es sich mit den starren Qualifikationsmatrizen bestehend aus hunderten von Zeilen und dutzenden von Spalten. Wie sollen die auf das DIN A4 passen?!
Auf den Ressourcenverbrauch und die Kosten für unsere Umwelt, sowie die Auffindbarkeit und Durchsuchbarkeit von gedruckten Informationen wollen wir an dieser Stelle erst gar nicht eingehen.
Der deutsche Papierverbrauch liegt über dem EU-Durchschnitt
Unbegrenzter Platz jenseits von DIN A4
Anstatt das Wesentliche im Auge zu behalten, verlieren wir völlig den Fokus. Die Formatierung rückt so weit in den Vordergrund, dass der Inhalt schon fast an Relevanz verliert. Es ist unsere freiwillige Entscheidung, wertvolle Zeit mit dem Anpassen von Diagrammen, Matrizen oder Tabellen zu verschwenden. Wir beschränken uns tagtäglich auf eine Fläche von 623,7 cm², obwohl ein grenzenloser digitaler Raum zur Verfügung steht. Ein Raum, der im Umgang mit Dateien mehr Flexibilität erlaubt. In denen Inhalte beliebig vergrößert beziehungsweise ausgedehnt werden können. Digitale Plattformen fungieren einwandfrei als Ablageort, um Dateien übersichtlich zu speichern. Alle Daten bleiben an Platz und Stelle, nur ein Stichwort in der Suchleiste reicht, um die gewünschte Datei aufzurufen. Hinzu kommt, dass Daten, die digital gespeichert werden, ortsunabhängig abrufbar sind, wenn das nicht mal maximale Effizienz ist.
Der digitale Raum bietet unendlich viele Möglichkeiten
Jede Technologie hat Ihre Zeit - Die Zeit von DIN A4 ist vorbei
Uns fehlt schlichtweg das Bewusstsein dafür, dass der ständige Wunsch des Druckens Einschränkungen mit sich bringt. Einschränkungen, die sich vermeiden lassen. Die Produktivität muss nicht unter dieser lästigen Nebentätigkeit leiden. Tatsächlich ist das Ausdrucken zur Gewohnheit geworden und es scheint schwer diese abzulegen. Zu drucken wie das Zeug hält und qualitative Inhalte in das begrenzte DIN A4 zu quetschen, ist jedoch keine effiziente Lösung. Nicht ohne Grund haben wir aufgehört, unsere Nachrichten auf Steintafeln zu meißeln. Papier erschien uns praktischer. Heute müssen wir erkennen, dass Papier und Steintafeln erschreckend viel gemeinsam haben. Ganz im Sinne des Qualitätsmanagements gilt es Arbeitsprozesse zu bewerten und bei Bedarf zu ändern. Beim Thema Drucken lässt sich einiges optimieren. Es wird Zeit, Probleme der Vergangenheit, in der Vergangenheit zu lassen.
Wir von qmbase haben ein Managementsystem entwickelt, in dem notwendige Dokumente für das Qualitätsmanagement, übersichtlich verwaltet werden können. Ablaufdiagramme, Organigramme oder Mitarbeitermatrizen, um welche Datei es sich auch handelt, alle finden ohne Einschränkung ihren Platz. Nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf
