qmBase Umweltmanagement, ISO 14001:2015, Managementsysteme

Eine Einführung ins Umweltmanagement

Ölteppiche, Luftverschmutzung, Verunreinigung des Bodens – diese Auswirkungen auf die Umwelt sollen durch ein gelebtes Umweltmanagement und die Implementierung eines Umweltmanagementsystems verhindert werden. Auf diese Weise wird nicht nur unser Lebensraum, sondern auch unsere Gesundheit geschützt. 

Das Umweltbewusstsein hat in den letzten 60 Jahren stark zugenommen, zumindest in Deutschland. Smog im Ruhrgebiet, Waldsterben in den 80er Jahren, der Super-GAU von Tschernobyl – Beispiele für Umweltbelastungen gibt es zuhauf. In den letzten Jahren ist das Bewusstsein der Bevölkerung für Themen wie Klimawandel und Nachhaltigkeit gewachsen. Die Veränderungen unserer Umwelt spiegeln sich zum Teil auch im Konsumverhalten der Bevölkerung wider und haben ferner auch einen Einfluss auf die Außenwahrnehmung von Unternehmen und ihre Position am Markt. 

Wir möchten Ihnen heute eine Einführung ins Thema Umweltmanagement geben. Hier erfahren Sie, was man bei  der Umsetzung der ISO 14001 beachten sollte, für welche Unternehmen sich die Einführung lohnt und warum. 

Warum ist ein Umweltmanagement für mein Unternehmen relevant?

Die DIN EN ISO 14001 beinhaltet Anforderungen, die dazu beitragen, die Umwelt, gesellschaftliche Erwartungen und Wirtschaft in Einklang zu bringen. Das Ziel ist es Unternehmen den Umgang mit ihrer ökologischen Verantwortung zu erleichtern. Diese Verantwortung ist wichtig, um die Bedürfnisse der aktuellen Generation und zukünftigen Generationen gleichermaßen abzudecken. 

Ihnen ist die Entwicklung des gesellschaftlichen Umweltbewusstseins in den letzten Jahren mit Sicherheit nicht entgangen. Mit dem Wirtschaftsaufschwung kam es in den frühen 1960er Jahren, in weiten Teilen des Ruhrgebiets zur Entwicklung von gesundheitsschädlichem Smog. Staub und Schwefeloxid sorgten dafür, dass der ehemalige Bundeskanzler Willy Brandt forderte: “Der Himmel über dem Ruhrgebiet muss wieder blau werden.” Die steigenden Zahlen von Krankheiten wie Krebs, Rachitis, Blutveränderungen und sogar Verdreifachung der Todesfälle zum Höhepunkt der Smogkrise, zeigten die Auswirkungen erheblicher Umweltverschmutzung. In den Jahren 1979 und 1985 wurde im Ruhrgebiet der SMOG-Alarm ausgerufen. Im Jahr 1979 galt Alarm-Stufe I, sechs Jahre später Alarm-Stufe III. Um dieser und weiteren Umweltbelastungen zu begegnen wurde 1996 mit der ISO 14001 die erste Norm für Umweltmanagement herausgegeben.

Durch strengere Gesetzgebung und wachsendem Druck aufgrund des Klimawandels, Verlust von Biodiversität und ineffizienter Nutzung von Ressourcen, sind die Erwartungen an Unternehmen enorm gewachsen. Die Norm soll Ihnen das Manövrieren der diversen Anforderungen und Gesetze erleichtern. 

Die Norm kann von jeder Organisation angewendet werden, das heißt es können nicht nur Unternehmen zertifiziert werden, sondern auch NGOs, Schulen, Kindergärten, Vereine etc.

Was wird konkret gefordert?

Das übergeordnete Ziel ist, dass Organisationen den Umweltschutz fördern, Umweltauswirkungen reduzieren und Umweltziele richtig umsetzen. 

Die Anforderungen der ISO 14001 beziehen sich darauf, wie Produkten und Dienstleistungen entwickelt, produziert, vertrieben, konsumiert und entsorgt. Wie auch bei der ISO 9001:2015 ist das Ziel der ISO 14001,die Abläufe im Unternehmen stetig zu verbessern und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Bezug auf das Umweltmanagement zu etablieren. Dieses Ziel soll mithilfe eines PDAC-Zyklus, auch Demingkreis genannt, erreicht werden. Die Anforderungen der Norm sollen von den Organisationen nicht nur erfüllt werden, sondern in den Unternehmensalltag, durch die Geschäftsleitung (oberste Leitung) integriert werden. Wie auch in anderen Normen werden in der ISO 14001 die Rahmenbedingungen festgelegt, die von den Organisationen zu übernehmen und dortige Situation zu übertragen sind. 

Zu diesen Rahmenbedingungen gehört unter anderem das Festlegen von Zielen und Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele. Bevor diese Ziele festgelegt werden, sollte die Organisation sich ihres Kontextes bewusst werden (Punkt 4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes). Hierfür müssen interne und externe Themen auswählen, die verbessert werden können. Diese Themen müssen (lokale) Umweltzustände einschließen, die von der Organisation beeinflusst werden können oder vice versa. Hier drunter können folgende Ereignisse fallen: Umweltverschmutzung, Mangel an Ressourcen, neue Technologien etc. Den Anwendungsbereich legt die Organisation selbst fest. 

Die oberste Leitung der Organisationen muss ein Umweltmanagementsystem aufbauen, realisieren, aufrechterhalten und fortlaufend verbessern. Im Zuge dessen soll eine Umweltpolitik festgelegt, umgesetzt und aufrechterhalten werden. Diese muss an den Kontext der Organisation angelehnt sein, einen Rahmen für Umweltziele bieten und Verpflichtungen zum Schutz der Umwelt und der Verhinderung von Umweltbelastungen festlegen. Die Umweltpolitik muss als dokumentierte Information festgehalten werden und innerhalb der Organisation bekannt gegeben werden. 

Des Weiteren muss die Organisation Maßnahmen für den Umgang mit Risiken, Chancen und Notfallsituationen bestimmen.

Wie muss mein Unternehmen die Anforderung dokumentieren?

Die Dokumentation aller von der Norm geforderten Informationen sowie die Informationen, die von der Organisation als relevant angesehen werden, müssen dokumentiert werden. Die Dokumentation von relevanten Informationen ist an bestimmte Formalitäten gebunden. Konkret wird Folgendes gefordert: 

  1. a) angemessene Kennzeichnung und Beschreibung (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer);
  2. b) angemessenes Format (z. B. Sprache, Softwareversion, Grafiken) und Medium (z.B. Papier, elektronisch);
  3. c) angemessene Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit 

Die Organisation muss darüber hinaus sicherstellen, dass die Informationen verfügbar sind und gleichzeitig geschützt sind vor Verlust der Vertraulichkeit und unsachgemäßem Gebrauch. (7.5.2 Dokumentierte Informationen – Erstellen und Aktualisieren) 

Wann müssen Rezertifizierungsaudits durchgeführt werden?

Innerhalb von drei Jahren findet ein Rezertifizierungsaudit statt. Hier wird geprüft, ob die Organisation die Anforderungen eingehalten hat und es einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess gibt hat.

Was sollte ich vor der Zertifizierung über die DIN EN ISO 14001 wissen?

Die Implementierung von Normen ist meist mit einem entsprechenden Aufwand verbunden. An dieser Stelle können keine Pauschalwerte über die Kosten bzw. den Nutzen genannt werden.  Die Kosten für die Zertifizierung kann je nach Zertifizierungsstelle variieren, die Unternehmensgröße, Anzahl der Mitarbeiter und der damit zusammenhängende Zeitaufwand können für interne Kosten sorgen. Der Mehrwert, den eine Zertifizierung für Sie haben kann, hängt ebenfalls von Ihrem Unternehmen ab. Die Implementierung der Norm kann Ihnen dabei helfen, ein stärkeres Bewusstsein für Umweltmanagement in Ihrem Unternehmen einzuführen. Ferner kann die aktive Auseinandersetzung mit dem Umweltmanagement Sie für Risiken sensibilisieren und Chancen aufzeigen. Einsparpotenziale durch verringerte Stromkosten, Entsorgungskosten von Abfällen, der Vermeidung von Bußgeldzahlungen können ebenfalls durch die Implementierung der DIN EN ISO 14001 erreicht werden. 

Weitere Vorteile können eine positive Außenwahrnehmung sein, da Umweltschutz wie bereits angemerkt immer stärker in den Fokus der Gesellschaft rückt. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess und der Sensibilisierung der Mitarbeiter können sich positiv auf die Produktentwicklung auswirken. Durch das positive Image können Neukunden gewonnen und die Zufriedenheit der Bestandskunden weiterhin gewährleistet werden. 

So können Sie Ihr Umweltmanagement mit qmBase abbilden

qmBase bietet ihnen die Werkzeuge, die Sie eine effiziente Umsetzung der ISO 14001 brauchen. Mit qmBase bilden Sie auch integrierte Managementsysteme ab, für den Fall, dass Sie zum Beispiel auch über eine Zertifizierung nach ISO 9001 verfügen oder diese planen.  

Auditmanagement

Ein elementarer Aspekt der ISO-Normen ist das Durchführen von Audits. Audits sind Untersuchungen, bei denen festgestellt werden soll, ob die Anforderungen normenkonform umgesetzt wurden. Mit der App Auditmanagement können Sie die Audits in Ihrem Unternehmen effizient planen und dokumentieren. Mit dem Auditmanagement können Sie alle erforderlichen Unterlagen wie z. B. Verfahrensanweisungen und später auch der Auditbericht im geplanten Audit hinterlegt werden. Die vorgeschriebene Dokumentation von Abweichungen, die während eines Audits entdeckt werden, können direkt in der Software dokumentiert werden. Nach der Durchführung des Audits lassen sich direkt Maßnahmen für diese Abweichungen ableiten und können umgesetzt werden. Für eine bessere Übersichtlichkeit der zukünftigen Audits können Sie eine Auditmatrix erstellen und sehen mit einem Blick, welche Audits bereits durchgeführt wurden und welche noch bevorstehen. 

Klicken Sie hier, um mehr über die Anwendung der App Auditmanagement von qmBase zu erfahren. 

Dokumentenmanagement

Mit dem qmBase Dokumentenmanagement wird Ihnen die Dokumentation, die von der ISO 14001 gefordert wird deutlich erleichtert. Die Norm fordert ausdrücklich, dass sichergestellt werden muss, dass alle Dokumente geprüft und freigegeben wurden. Alle Dokumentenversionen müssen sich eindeutig identifizieren lassen (Versionierung).  Es muss sichergestellt sein, dass die Mitarbeiter nur mit gültigen und freigegebenen Dokumenten arbeiten. Ungültige Dokumente müssen eingezogen werden. Die Dokumente müssen den Mitarbeitern am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Mit dem qmBase Dokumentenmanagement können Sie diese Anforderungen stets einhalten. Wir bieten Ihnen:

  • Eine automatische Versionierung von Dokumenten
  • Die Archivierung von ungültigen oder nicht mehr aktuellen Dokumenten
  • Die ständige Verfügbarkeit der Dokumente für die Mitarbeiter
  • Eine hohe Auffindbarkeit von Dokumenten durch Filter und Suchfunktionen 
  • Eine sinnvoll strukturierten Dokumentenablage

Klicken Sie hier, um mehr über die zahlreichen Vorteile des qmBase Dokumentenmanagements zu erfahren. 

Chancen- und Risikomanagement

Für die Planung und Aufrechterhaltung des Umweltmanagementsystems ist es notwendig die Chancen und Risiken, die in Verbindung mit den Umweltaspekten stehen abzuwägen. Mit dem qmBase Chance- und Risikomanagement überwachen Sie alle Risiken und Chancen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Da Chancen und Risiken stets individuell sind, haben Sie die Möglichkeit die Bewertung der Chancen und Risiken mit Ihren individuellen, für ihre Organisation sinnvollen, Bewertungskriterien vorzunehmen. Aus dem identifizierten Chancen und Risiken lassen sich ebenfalls direkt Maßnahmen ableiten. Im Bereich Dashboard & Reportings erhalten Sie automatische Auswertungen und Grafiken zu den Risiken und Chancen Ihres Unternehmens. 

Klicken Sie hier, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie mit qmBase Chancen nutzen und Risiken reduzieren können. 

Ideenmanagement

Unter Punkt 7.4.2 Interne Kommunikation wird gefordert, dass die Organisation den Mitarbeitern die Möglichkeit der Kommunikationsprozesse bieten muss, um sich an fortlaufenden Verbesserungsprozessen zu beteiligen. 

Das Ideenmanagement von qmBase ermöglicht Ihnen nicht nur, die Anforderungen der Norm zu erfüllen, indem Sie Mitarbeitern eine Umgebung  bieten, in der sie Ihre Verbesserungsvorschläge möglichst einfach einbringen können. Gleichzeitig werden alle Ideen, deren Beurteilung und der Stand der Umsetzung dokumentiert. Ihre Mitarbeiter können Ihre Ideen und Verbesserungsvorschläge  unkompliziert von jedem internetfähigen Gerät einreichen. Danach werden die Ideen automatisch an die dafür vorgesehenen Mitarbeiter zur fachlichen und organisatorischen Prüfung weitergeleitet. Wird die Idee angenommen, können weitere Informationen hinterlegt werden, wie zum Beispiel Einsparungspotenziale. Anschließend kann die Idee direkt mit einer dazugehörigen Maßnahme aus dem Maßnahmenmanagement verknüpft werden. 

Klicken Sie hier, um mehr über das Ideenmanagement von qmBase zu erfahren. 

Managementbewertung

Das Ziel von Managementsystemen ist es, eine langfristige Verbesserung zu durchlaufen. Um zu überprüfen, ob sich ein Unternehmen positiv entwickelt und das Managementsystem wirksam ist, nutzt man das Mangementreview. Die ISO 14001 fordert unter Punkt 9.3 ausdrücklich die Erstellung und Dokumentation einer Managementbewertung. In der Managementbewertung werden Informationen über die Wirksamkeit des Managements festgehalten. Die Überprüfung soll systematisch und regelmäßig stattfinden, um den Unternehmen die Chance geben, Verbesserungspotentiale rechtzeitig zu erkennen und umzusetzen.

Das Managementreview soll dazu beitragen, dass sich die Unternehmensleitung aktiv mit den Entwicklungen des Unternehmens auseinandersetzt und die geplanten Ziele und Maßnahmen transparent erfasst. Mit dem qmBase Managementreview Generator erleichtern wir diesen Prozess für Sie. 

Klicken Sie hier um zu erfahren, wie die Erstellung einer Managementbewertung mit qmBase funkioniert. 



Der Betrag basiert auf den Anforderungen der ISO 14001:2015. 

Weitere Quellen:

Ortrun Janson-Mundel, Grit Reimann, 2017, Erfolgreiches Umweltmanagement nach DIN EN ISO 14001:2015: Lösungen zur praktischen Umsetzung

Jana Brauweiler, Anke Zenker-Hoffmann, Markus Will, 2018, Umweltmanagementsysteme nach ISO 14001: Grundwissen für Praktiker

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