Exentis Group: Superschnell von Null auf ISO 9001

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Die Exentis Group AG bietet als Solution Provider eine Grossserienfertigung von Bauteilen bei freier Materialwahl und ultrafeinen Geometrien. Das industrialisierte Additive Manufacturing schafft einen Flexibilitätsgrad bei 3D Fertigungsprozessen und ersetzt die zeit- und kostenaufwendige Werkzeugherstellung bei der Nutzung etablierter Fertigungstechnologien. Exentis optimiert die gesamte Prozesskette vom Entwicklungsprojekt bis zur millionenfachen industriellen Herstellung der Bauteile u.a. für die Anwendungsfelder Industrial E-Mobility, Brennstoffzellen oder Med-Tech.

Mitarbeiter:  30
Standorte: Stetten (Schweiz)
Branche: 3D Großserienfertigung
Kunden:  Industrie, Automotive, Medizintechnik
Webseite: https://www.exentis-group.com/

Managementsysteme :

  • ISO 9001

Die Schweizer Exentis Group AG will von null auf ISO 9001 in nur 6 Monaten. Die Entscheidung dazu fällt im September 2020. Es gibt einige Hürden zu nehmen: Es gibt bisher kein Reklamationswesen, kein Qualifikationsmanagement (Qualifikaitonsmatrix) und auch weitere geforderte Prozesse fehlen. Der Qualitätsleiter Herr Robin Setz macht gegenüber seinen Vorgesetzten direkt klar, dass er die Nachweisdokumentation nicht über Excel machen wird. Im Dezember wird qmBase eingeführt. Nach nur 6 Monaten Vorbereitungszeit und ganz ohne Nichtkonformitäten wird Exentis im März 2021 erstmalig nach ISO 9001 zertifiziert. Wir haben mit Robin Setz über seine Erfahrungen gesprochen.

Vor der qmBase-Einführung

Die Exentis Group hat ein ehrgeiziges Ziel

Mit der ISO Zertifizierung will sich die Exentis zum einen selbst stärker der kontinuierlichen Verbesserung verpflichten zum anderen aber auch den Anforderungen der anspruchsvollen Kundengruppen gerecht werden. Der Qualitätsleiter Herr Setz sieht in der Einführung der ISO 9001 die Chance das Unternehmen insgesamt besser zu organisieren. Die Situation war herausfordernd. Zum einen, weil es viele notwendige Prozesse noch gar nicht gab. Zum anderen, weil bisher primär auf Word und Excel zurückgegriffen wurde. Bis auf das Prozessmanagement wurden alle Bereiche des Unternehmens mit Bordmitteln abgedeckt: PDFs, Excel-Sheets, und Worddokumente. Die Quantität und Qualität der Dokumentation in diesen Dokumenten hat noch Raum für Verbesserungen geboten. 

“Für mich ist es halt einmal mehr der Beweis, dass Excel Listen nicht funktionieren. Die sind gut an dem Tag wo ich Sie erstelle, dann stimmen Sie sehr wahrscheinlich für 24 Stunden und eine Woche später stimmen Sie nicht mehr.”Robin Setz, Qualitätsleiter
Für mich ist es halt einmal mehr der Beweis, dass Excel Listen nicht funktionieren. Die sind gut an dem Tag wo ich Sie erstelle, dann stimmen Sie sehr wahrscheinlich für 24 Stunden und eine Woche später stimmen Sie nicht mehr.
Robin Setz, Qualitätsleiter

Das Schulungswesen war ebenfalls unübersichtlich und schwer nachzuhalten. Die Teilnehmerlisten waren entweder als PDF abgelegt oder lagen als unleserliche handschriftliche Dokumente auf dem Schreibtisch von Herrn Setz, Namen waren teilweise nicht lesbar. 

Mit der Einführung von qmBase hat Herr Setz eine extreme Qualitätssteigerung der Dokumentation wahrgenommen.

Während der qmBase-Einführung

Intuitives Benutzererlebnis kombiniert mit intensiver Kundenbetreuung

Robin Setz fordert im Oktober 2020 eine qmBase-Demoversion an und setzt sich direkt mit dem Tool auseinander. Zusätzlich erläutern wir Herrn Setz in einem individuellen Webinar die Details der Software und klären direkt alle offenen Fragen. Die intensive Betreuung während der Testphase ist für Herrn Setz ein maßgeblicher Faktor bei der Entscheidung für qmBase. Er ist dankbar direkt einen Einblick in das System zu erhalten und herauszufinden, ob die Software seinen Anforderungen entspricht. Durch die kostenlose Demoversion, und die intensive Betreuung hat sich qmBase klar von Mitbewerbern abgehoben.

Herr Setz weiß durch diese Testphase genau, welche Apps er in Zukunft benötigt, um seine Ziele mit qmBase zu erreichen.

Die Nutzung folgender Apps wird seit der Einführung priorisiert:

- Schulungs- und Qualifikationsmanagement 
- Auditmanagement
- Reklamationsmanagement
- Instandhaltungsmanagement 
- Risiken und Chancen 
- Zielmanagement

“Wir sind mittlerweile bei 40 Schulungen die wir abgeschlossen haben und die nächsten 10 Schulungen sind bereits geplant, das Schulungsmanagement ist definitiv eines meiner Lieblingsmodule in qmBase”Robin Setz, Qualitätsleiter
Wir sind mittlerweile bei 40 Schulungen die wir abgeschlossen haben und die nächsten 10 Schulungen sind bereits geplant, das Schulungsmanagement ist definitiv eines meiner Lieblingsmodule in qmBase.
Robin Setz, Qualitätsleiter

Während der Vorbereitung auf die ISO-Zertifizierung erweist sich qmBase als dynamischer Partner. Herr Setz hat vor der Einführung nicht damit gerechnet, dass qmBase so intensiv durch die Organisation genutzt wird und dadurch ein zentraler Teil der ISO 9001 Einführung wird.

Kleine Hindernisse, die während der Einführung aufkommen, werden sehr schnell durch den Support von qmBase behoben. Herr Setz ist begeistert von  dem Engagement und der  Transparenz, die ihm vom Team von qmBase entgegengebracht wird.

Nach der qmBase-Einführung

Die Erwartungen wurden übertroffen

Die Einführung von qmBase bewertet Herr Setz als genial. Ohne qmBase und mit den bestehenden Bordmitteln würde die Arbeit von Herrn Setz 5-10 Mal mehr Zeit in Anspruch nehmen. Seine Erwartungen wurden vor allem durch die Funktionalität und das intuitive Benutzererlebnis übertroffen.  Insbesondere die Vernetzung zwischen den einzelnen Apps ist für Herrn Setz eine große Erleichterung.

“Ich schätze diese Kombination und Interoperabilität zwischen Audits, Schulungen, Reklamationen und den Maßnahmen, wie das alles nahtlos ineinander übergeht, sehr.”Robin Setz, Qualitätsleiter
Ich schätze diese Kombination und Interoperabilität zwischen Audits, Schulungen, Reklamationen und den Maßnahmen, wie das alles nahtlos ineinander übergeht, sehr.
Robin Setz, Qualitätsleiter
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Die Exentis Group AG bietet Großserien mit 3D-Fertigungsprozessen.
Ihr Qualitätsmanagement machen Sie mit qmBase.

Neben der technischen Unterstützung lobt Herr Setz auch den qmBase Kundenservice. Er weiß, dass er sich immer auf seine Ansprechpartner bei qmBase verlassen kann und empfindet die Zusammenarbeit in jeder Hinsicht als partnerschaftlich und bereichernd. 

Für Robin Setz hat die Nutzung von qmBase im täglichen Arbeitsalltag einen großen Stellenwert. Es vergeht kein Tag, an dem er nicht mit qmBase arbeitet. Als Qualitätsleiter ist es ihm ein großes Anliegen, dass auch alle Mitarbeiter mit der Software umgehen können. Jeder Mitarbeiter wird von Herrn Setz in die Software eingeführt und geschult. Die Nutzung von qmBase hilft den Mitarbeitern, Prozesse besser zu verstehen und Aufgaben fristgerecht zu erledigen. Das gesamte Team sowie die Geschäftsführung der Exentis Group AG sind dankbar, qmBase an ihrer Seite zu haben.

In qmBase sieht Herr Setz ein Tool, mit dem Qualitätsmanagement Spaß macht. Reklamationen zu erfassen ist für ihn nicht mehr mühsam.

“Mit den Punkten die qmBase abdeckt, gerade für KMUS, ist es wirklich perfekt abgerundet.”Robin Setz, Qualitätsleiter
Mit den Punkten die qmBase abdeckt, gerade für KMUS, ist es wirklich perfekt abgerundet.
Robin Setz, Qualitätsleiter

Durch qmBase spart das Unternehmen viel Zeit. Nicht nur im Arbeitsalltag, sondern auch bei Audits. Herr Setz kann dem Auditor alle Informationen, von den Qualifikationen der Mitarbeiter, über die Schulungen bis zum Instandhaltungsmanagement, direkt über die Software präsentieren. Er muss nicht mehr unterschiedliche Dateien heraussuchen und das Vorgehen erklären.

“Wenn ich mit qmBase arbeite bin ich 5-10 mal schneller als, wenn ich es traditionell machen würde. Ich spare so 50% meiner Arbeitszeit. Ich konnte dem Auditor zeigen, wie wir qmBase anwenden und er hat nur gesagt: WOW!”Robin Setz, Qualitätsleiter
Wenn ich mit qmBase arbeite bin ich 5-10 mal schneller als, wenn ich es traditionell machen würde. Ich spare so 50% meiner Arbeitszeit. Ich konnte dem Auditor zeigen, wie wir qmBase anwenden und er hat nur gesagt: WOW!
Robin Setz, Qualitätsleiter

Den Auditoren ist die Nutzung von qmBase  bei dem Audit für die ISO Zertifizierung und  bei externen Lieferantenaudits sehr positiv aufgefallen und findet auch positive Erwähnung in den Auditberichten. 

qmBase ist für Herrn Setz ein Ort geworden, an dem alle relevanten Informationen zentral zusammenkommen. Alle Nachweise, die von der ISO gefordert werden, befinden sich in qmBase, zusätzliche Dokumente auf lokalen Servern werden nicht mehr geführt.

“Es zeigt einmal mehr, dass der cloudbasierte Ansatz der richtige ist. Das ist unser zweites Tool das wir in der Cloud haben, das zeigt, dass die Daten wirklich verlässlich zugänglich sind.”Robin Setz, Qualitätsleiter
Es zeigt, dass der cloudbasierte Ansatz der richtige ist. Das ist unser zweites Tool das wir in der Cloud haben, das zeigt, dass die Daten wirklich verlässlich zugänglich sind.
Robin Setz, Qualitätsleiter

Herr Setz ist sehr stolz und erleichtert, qmBase an seiner Seite zu haben. Die Verlässlichkeit und der sympathische Kontakt zu den Mitarbeitern von qmBase machen es angenehm mit qmBase zu arbeiten.

qmBase macht mein Leben einfacher.
Robin Setz, Qualitätsleiter
“qmBase macht mein Leben einfacher”Robin Setz, Qualitätsleiter

Wir gratulieren der Exentis Group AG zur erfolgreichen Zertifizierung. Vielen Dank an Herrn Setz und der Exentis Group AG für die erfolgreiche Zusammenarbeit und den ausführlichen Erfahrungsbericht.

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