Excel

Genug ist Genug – Kein Excel zur Unternehmenssteuerung

Excel ist als fester Bestandteil der Microsoft Familie nicht mehr wegzudenken. Es eignet sich ideal für Datenanalysen, Auswertungen und Berechnungen, dennoch wird es von Unternehmen gerne als Tool zur Unternehmenssteuerung verwendet. Die Beschreibung von Unternehmenszielen, Mitarbeiterverwaltung und Schulungsmanagement, alles findet seinen Platz in Excel Tabellen. Diese Zweckentfremdung führt meistens zu unübersichtlich langen Tabellen, die nicht richtig zugeordnet und zurückverfolgt werden können. Trotzdem entscheiden sich Unternehmen bei ihrer Datenverwaltung für Excel, weil sie mit dem System vertraut sind. Dabei liegt die effizientere Lösung auf der Hand. Sie benötigen ein Werkzeug, das genau auf die Anforderungen des Qualitätsmanagements zugeschnitten ist!
Excel
Excel hat ca. 500 Funktionen, im Alltag werden allerdings nur wenige genutzt

Excel ist für Zahlen da - und nur für Zahlen

Zahlen und Excel vertragen sich bestens, mit nur einem Mausklick lassen sie sich subtrahieren, addieren, multiplizieren etc. Das ist für Statistik und Finanzen wohl ganz praktisch, aber wie sieht es mit Informationen aus, die mit Zahlen wenig am Hut haben? Zum Beispiel das Nachhalten von Schulungen oder das Abwägen von Risiken und Chancen. Die Verwendung von Microsoft Excel für das Qualitätsmanagement erfordert häufig mehrere manuelle Verfahren, das Einfügen der Daten in ein gewünschtes Format in einer oder mehreren Excel-Dateien, das Zusammenführen mit oder Verweisen auf zusammenhängende Daten und das Aktualisieren. Dadurch, dass Excel Tabellen beliebig groß werden können, besteht die Gefahr, mehr Informationen zu dokumentieren als unbedingt notwendig. Das führt zu vermehrter Unübersichtlichkeit, was die Arbeit erschwert und die Wahrscheinlichkeit für manuelle Fehler erhöht. Außerdem sind große Excel-Dateien äußerst langsam. Die fehlende Auffindbarkeit der Dateien ist ein weiterer Minuspunkt. Oftmals befinden sich neue Versionen in verschiedenen Excel Dateien, welche sich mit der Zeit immer tiefer in der Ordnerstruktur verlieren. In Audits kann den Mitarbeitern das Manko zum Verhängnis werden, weil die geforderten Informationen nicht direkt zur Hand sind. Wenn Dateien auch noch miteinander in Verbindung stehen, wie das z.B mit Audit und Maßnahme der Fall sein kann, dann ähnelt das Zusammensuchen einem Puzzlespiel und dafür haben wir im Arbeitsalltag keine Zeit. Wie man sieht, bedeutet digital nicht gleich automatisiert, die Handarbeit erhöht den Arbeitsaufwand und das sollte nicht Sinn der Sache sein.

Vielleicht liegt das hauptsächliche Problem an der fehlenden Struktur von Excel. Das Kalkulationstool bietet zu viele Möglichkeiten. Die Datenerfassung gestaltet sich so flexibel, dass es zu komplexen und individuellen Lösungen kommt, die für Dritte schwer nachvollziehbar sind. Vorgegebene Strukturen erleichtern in diesem Fall die Arbeit.

Exceltabellen besitzen keine zentrale Dateiverwaltung
Die Ablage von Exceltabellen ist oft unübersichtlich, da es keine zentrale Dateiverwaltung gibt.

Excel - bedingungslose Liebe sieht anders aus

Es braucht anfangs durchaus seine Zeit, um sich mit dem System anzufreunden. Viele Mitarbeiter schrecken eher davor zurück. Sie sind nicht ohne Grund eingeschüchtert, die Bedienung von Excel ist komplexer als man denkt, manche Funktionen sind regelrecht versteckt. Vielen Mitarbeitern fehlt schlichtweg das Knowhow. Bevor die eigentliche Arbeit mit Excel beginnen kann, kommen die meisten an einem Excel Seminar nicht herum. Excel ist nicht gerade beliebt, aber ohne will man auch nicht, what a love story. 

Excel is a one man show

Excel Tabellen sind sehr vom Ersteller abhängig. Nur der Ersteller kennt seinen Gedankengang, die anderen Mitarbeiter leider nicht. Er muss dementsprechend dafür sorgen, dass Mitarbeiter die Excel Dokumente nachvollziehen können. Der Wissenstransfer wird jedoch nicht immer gewährleistet und verlässt der Zuständige seinen Posten, so hinterlässt er für die anderen oft ein großes Fragezeichen. Außerdem bietet das Kalkulationstool keine Möglichkeit einzusehen, welche Person zu welchem Zeitpunkt, einen Eintrag getätigt hat und was genau geändert wurde. Die fehlende Rückverfolgbarkeit der Daten erschwert den Austausch untereinander, weil der richtige  Ansprechpartner nur schwer zu identifizieren ist. Von Gruppenarbeiten ist bei Excel ebenfalls abzusehen, da es kein individuelles Zugriffsmodell gibt. Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, dann sind Fehler praktisch schon vorprogrammiert.
Mit Excel ist Gruppenarbeit schwierig
Mit Excel gilt "jedem das seine"

Es gibt auch eine Welt jenseits von Excel

Excel sollte eigentlich die Tabellenkalkulation erleichtern und eine Übersicht schaffen, stattdessen sorgt es im Bereich Qualitätsmanagement nur für mehr Arbeit in der Datenverwaltung. Wir nehmen die Nachteile einfach hin, weil Excel ohnehin verfügbar ist und in der Regel keine zusätzlichen Kosten verursacht. Den Preis zahlen letztlich die Mitarbeiter, die damit arbeiten. Doch diese Bequemlichkeit bringt uns nicht weiter, es wird Zeit den Kurs zu wechseln. Auf der anderen Seite wartet ein Managementsystem, das auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist und den Mitarbeitern die Arbeit erleichtert. qmBase bietet Ihnen eine zentralisierte Datenbank mit genau den Eingabemasken, die Sie für Ihr Qualitätsmanagement brauchen. Alle Dokumente, die im Qualitätsprozess verwendet werden, befinden sich an einem Ort. Somit sind sie für nachgeschaltete Prozesse und Audits leicht zugänglich. Wir unterstützen Sie bei Ihrem Umstieg auf ein neues Qualitätsmanagement System!  Nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf

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