Es sind drei Probleme, die Qualitätsmanagement oft so unbefriedigend und frustrierend machen. Ein zentraler Widerspruch steht einem funktionierendem QM entgegen. Mit qmBase gelingt es, die frustrierenden Zeiten hinter sich zu lassen.
Jeder, der schon mal im QM gearbeitet hat, weiß um die drei Herausforderungen: Die Dokumentation, die Verknüpfung von Informationen und die Einbindung der Mitarbeiter. Aber es sind vor allem die Dokumentation und die Verknüpfung der Informationen, die einen scheinbar unüberwindbaren Widerspruch darstellen.
Problem 1: Die Dokumentation
Das erste Problem, das vielen Unternehmen Sorgen bereitet, ist die Dokumentation. Informationen müssen dokumentiert werden, die Struktur bleibt dabei oft auf der Strecke. Es scheint keine passende Lösung zu geben.
Dokumentation heißt bei vielen: Excel-Tabellen, Word-Listen, gedrucktes Papier, das die Ordner in der Firma füllt. Dabei verlieren alle Beteiligten leicht den Überblick. Beherrscht das Chaos einmal die Dokumentation, setzt die Kettenreaktion ein: Mehr Zeitaufwand, weniger Übersicht, fehlende Motivation der Mitarbeiter. Darunter leidet das gesamte Qualitätsmanagement.
Wie lassen sich Daten eines Managementssystems sinnvoll strukturieren?
qmBase bringt Ordnung ins Chaos: Alle Informationen werden in unterschiedlichen Funktionsbereichen, sogenannten Apps, sortiert. Audits kommen ins Auditmanagement, Risiken ins Risikomanagement und Ziele ins Zielmanagement.
Dank dieser sortenreinen Organisation der Daten wissen die Mitarbeiter immer direkt, welche Information wo abgelegt und gefunden wird.
Mit qmBase ist alles an einem Ort, klar strukturiert und sofort griffbereit. Problem gelöst.
Problem 2: Die Verknüpfung von Informationen
Nur weil man Informationen dokumentiert und übersichtlich aufschreibt, bekommt man noch keine ISO-Zertifizierung. Entscheidend ist eine eindeutige Verknüpfung der Informationen untereinander: Maßnahmen müssen Audits oder Risiken zugewiesen werden, die Risiken wiederum den Prozessen.
Genau hier liegt der Grund dafür, wieso Managementsysteme unbefriedigend sind. Sauber strukturierte Daten und deren Verknüpfungen untereinander stehen in einem Widerspruch, der sich zumindest in Excel nicht auflösen lässt:
Es ist naheliegend, alle Informationen sortenrein in einzelnen Tabellen zu sortieren: Eine Audittabelle, eine Risikotabelle, eine Zieltabelle etc.
Was machen wir jetzt mit den notwendigen Maßnahmen? Für eine saubere Datenstruktur brauchen wir eine eigene Maßnahmentabelle. Nur so haben wir einen Überblick, was zu tun ist. Diese Lösung ist aber nicht ISO-konform. Uns fehlt der Kontext zu den Maßnahmen. Wir müssen aufzeigen können, welche Maßnahmen zu welchem Audit, Risiko oder Ziel gehören.
Die einzige Möglichkeit ist es also, Maßnahmen in die bestehenden Tabellen zu schreiben, direkt zu den Audits, Risiken und Zielen. Diese Lösung ist ISO-konform, aber steht im krassen Gegensatz zu unseren Anforderungen an eine saubere Datenstruktur. Wir vermischen Informationen miteinander, die zwar inhaltlich zusammengehören, strukturell aber nicht zusammen passen. Im Ergebnis sind die Maßnahmen dezentral über unterschiedliche Tabellen verteilt. Das ist unübersichtlich, fehleranfällig und super undankbar für die Mitarbeiter, die damit arbeiten müssen.
Es ist essenziell, einen Weg zu finden, diesen Widerspruch zwischen der Datenstruktur und der Verknüpfung von Information aufzulösen.
Wie lassen sich diese Daten sinnvoll verknüpfen?
In qmBase verknüpfen Sie die Informationen, direkt in der bestehenden Struktur. Es sind alle Informationen in ihre jeweiligen Apps sortiert und gleichzeitig in ihren Kontext eingebunden. Aus jeder Maßnahme lässt sich erkennen, zu welchem Audit, Risiko oder Ziel sie gehört. Und andersherum. Alle Zusammenhänge sind auf einen Blick sichtbar.
Struktur und Verknüpfungen stehen nicht mehr im Widerspruch zueinander, sondern werden miteinander kombiniert. So sind Sie zu jeder Zeit auditbereit - dauerhaft.
Problem 3: Die Einbindung der Mitarbeiter
Ist das System zu unübersichtlich, wirkt es abschreckend. Die Bereitschaft der Mitarbeiter, sich einzubringen, sinkt. Qualitätsmanagement funktioniert nur, wenn alle mitarbeiten, denn ein QM, das keiner nutzt, bringt nichts. Das besteht oft aus einer Vielzahl von Tabellen und Dokumente, deren System ausschließlich der QMB versteht. Häufig ist der Zugriff für die übrigen Mitarbeiter auch noch beschränkt, weil der QMB Sorge hat, die Kollegen könnten Dokumente oder Tabellen beschädigen. Im Ergebnis macht der QMB alles alleine und das gesamte System läuft am Rest des Unternehmens vorbei.
Auch fehlen mit Excel-Tabellen und Word-Dokumenten automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen. Fehlende Einbindung der Mitarbeiter und die daraus hervorgehende Vernachlässigung des Systems tragen zum weiteren Scheitern des Qualitätsmanagements bei.
Wie lassen sich Mitarbeiter sinnvoll einbinden?
Lösungen statt Probleme
Share this Post