Um zu verstehen, warum die ISO 9001 eine Chance für besseres Management darstellt, ist es wichtig, den Standard selbst in all seinen Facetten zu verstehen. Die ISO 9001 legt Kriterien für ein Qualitätsmanagementsystem fest und basiert auf einer Reihe von Qualitätsmanagementprinzipien wie Kundenorientierung, risikobasiertem Denken, Prozessorientierung, kontinuierlicher Verbesserung und einer faktenbasierte Entscheidungsfindung.

Es ist aber ein weit verbreiteter Irrglaube, dass die ISO 9001 lediglich ein Rahmen für die Qualitätssicherung von Produkten oder Dienstleistungen ist. Tatsächlich ist die ISO 9001 viel mehr als das. Sie bietet eine allgemeine Grundlage für ein wirksames Management und verfolgt das Ziel, die Leistung und Effizienz einer Organisation ständig zu verbessern. Die Norm fördert das Verständnis von Geschäftsprozessen, die Definition von Verantwortlichkeiten, die Messung und Analyse von Leistungsinformationen und die ständige Verbesserung durch präventive und korrektive Maßnahmen.

Das größte Potenzial für wirksameres Management bieten tatsächlich die Dokumentationsanforderungen der ISO.

Viele wichtige Dinge, wie Maßnahmen, Ziele und Risiken werden in Meetings oder auf dem Flur besprochen. Die einzige Dokumentation versteckt sich häufig nur in irgendwelchen E-Mails. Mit der Einführung der ISO 9001 müssen solche Informationen plötzlich strukturiert dokumentiert werden. Natürlich ist Dokumentation immer mühsam; natürlich ist es einfacher, einfach nichts aufzuschreiben und sich alles zu “merken”. Aber wir alle wissen aus Erfahrung, wie gut das funktioniert. 

Wir alle haben schon Stunden in die Recherche für eine Problemlösung gesteckt. Ist das Problem einmal gelöst, haben wir die Überzeugung, dieses Problem in Zukunft jederzeit wieder lösen zu können. Aber tritt das Problem 6 Monate später tatsächlich wieder auf, stellen wir fest, dass von unserer Erinnerung absolut nichts übrig geblieben ist. Aufschreiben hätte geholfen …

Die Dokumentationsanforderungen der ISO 9001 sind also eine Chance, um endlich damit zu beginnen, Entscheidungen und Verantwortlichkeiten aufzuschreiben und transparent zugänglich zu machen. Es reicht nicht mehr aus, Ziele nur einmal zu Beginn des Jahres großspurig anzukündigen, in der Hoffnung, dass sich zum Ende des Jahres keiner mehr daran erinnern kann. Vielmehr müssen Ziele aufgeschrieben und der Fortschritt fortlaufend verfolgt werden. Auch die notwendigen Maßnahmen, die für die Zielerreichung, müssen dokumentiert, terminiert und nachgehalten werden. So wird aus einem Ziel plötzlich ein Plan. 

Natürlich geht es der ISO primär um die Qualitätsziele, aber was hält uns davon ab, die von der ISO vorgegebenen Strukturen auch für das nächste Umsatz- oder Wachstumsziel zu nutzen? Das gilt natürlich nicht nur für Ziele, sondern analog auch für die Überwachung von Chancen und Risiken und natürlich auch für Maßnahmen aller Art. Bei genauer Betrachtung stellt man fest, dass die ISO 9001 und reguläre Managementaufgaben eine ziemlich große Schnittmenge haben. 

Aber die Anforderungen der ISO 9001 bieten noch mehr Chancen für ein besseres Management. Hier sind noch drei Beispiele: 

1. Mehr Transparenz: Eine klare Dokumentation von Prozessen, Richtlinien und Verantwortlichkeiten erleichtern ein ganzheitliches Verständnis unseres Unternehmens. Dies trägt dazu bei, Verwirrung und Fehlkommunikation zu reduzieren, da alle Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen erwartet wird und wie die Arbeitsabläufe organisiert sind.

2. Kontinuität und Konsistenz: Nur wenn Prozesse und Verfahren schriftlich und transparent festgehalten werden, kann Kontinuität gewährleistet werden, selbst wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder neu hinzukommen. Einarbeitungszeiten werden dramatisch reduziert und unser Unternehmen bleibt in der Lage, eine konstante Qualität in unseren Dienstleistungen und Produkte zu liefern.

3. Basis für Verbesserungen: Durch die Dokumentation von Prozessen wird es einfacher, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Durch die Dokumentation von Problemen und deren Lösungen vermeiden wir die Wiederholung von Fehlern und erreichen eine kontinuierliche Verbesserung unserer Abläufe.

Die Dokumentationsanforderungen der ISO 9001 mögen auf den ersten Blick eine Herausforderung darstellen, sie bieten uns jedoch die Möglichkeit, unser Unternehmen besser zu strukturieren. Ist es nicht genau das, worum es bei einem besseren Management geht?

Natürlich ist mehr Dokumentation mühsam, aber ein besseres Management gibt es leider nicht umsonst. 

Wichtig ist: Man muss die ISO 9001 aber natürlich auch als Chance begreifen wollen. Wie immer im Leben handelt es sich auch hierbei um eine Frage der inneren Einstellung. Betrachtet man die ISO als überflüssiges bürokratisches Monster, dann wird sie sich auch genau als solches materialisieren. Begreift man die Anforderungen der ISO 9001 jedoch als Chance für eine bessere Unternehmensführung, dann ist sie auch genau das: Eine Chance für ein besseres Management.

Jetzt müssen wir sie nur noch nutzen!

Was genau müssen wir jetzt tun, um die ISO 9001 als Sprungbrett für ein besseres Management zu nutzen? Am besten lesen wir hier weiter: Management vs. Managementsystem – Wieso das Problem mit der ISO 9001 nicht die ISO 9001 ist!