ISO-Fit in 6 Monaten qmBase Software Qualitätsmanagement ISO 9001:2015

So werden Sie ISO-Fit in 6 Monaten

Sie wollen sich nach einer Management-Norm zertifizieren lassen, aber wissen nicht so ganz wo Sie anfangen sollen? Keine Panik, so ging es schon unz√§hligen Unternehmen vor Ihnen. Sie haben das Gef√ľhl Sie stehen vor einem riesigen Berg von Anforderungen, Formulierungen und Aufgaben, den es nun zu erklimmen gilt. Damit Ihre Reise so reibungslos wie m√∂glich verl√§uft, empfiehlt es sich einen Plan zu haben und Rat von denen einzuholen, die diesen Berg selbst schon erklommen haben und anderen geholfen haben ihn zu erklimmen. Wir m√∂chten Ihnen die wichtigsten Schritte f√ľr Ihre ISO Zertifizierung auf den Weg geben und haben Ihnen folgende Checkliste zusammengetragen.

Disclaimer: Die Zeitangabe von 6 Monaten bezieht sich auf Erfahrungswerte, die wir in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden gesammelt haben. Dies ist keine Garantie, dass Sie die Zertifizierung innerhalb von 6 Monaten erreichen, da viele Faktoren wie der aktuelle Stand Ihres Unternehmens in Bezug auf die Anforderungen, die Unternehmensgröße, Anzahl der Mitarbeiter und Ihr  Engagement die Anforderungen umzusetzen, die Dauer der Vorbereitungszeit beeinflussen. 

 

ISO 9001 und die kontinuierliche Verbesserung

Wir beziehen uns an dieser Stelle auf die Qualit√§tsmanagementnorm ISO 9001:2015, viele der Schritte lassen sich aber auch f√ľr andere Managementnormen anwenden.¬†

Viele Managementsysteme beruhen auf dem gleichen Prinzip, und zwar dem des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) oder auch PDCA genannt. PDCA steht f√ľr¬†Plan, Do, Check, Act. Bevor Sie eine Zertifizierung einer ISO Norm anstreben, lohnt es sich, sich vorher mit dem Prinzip vertraut zu machen. Hierf√ľr empfehlen wir Ihnen folgenden Artikel: PDCA Zyklus in Managementsystemen.¬†

Sie sollten sich bewusst sein, dass die ISO-Zertifizierung ein Meilenstein f√ľr Ihr Unternehmen ist. Wie aufwendig sich der Zertifizierungsprozess gestaltet, h√§ngt von der Situation Ihres Unternehmens ab. Sollten Sie bisher noch nicht mit einer ISO-Zertifizierung und dessen Anforderungen in Ber√ľhrung gekommen sein, kann Sie der erste Blick auf die umfangreichen Anforderungen verunsichern. Seien Sie unbesorgt, die ISO-Zertifizierung ist zwar nicht zu untersch√§tzen, aber gibt Ihnen in der Umsetzung die M√∂glichkeit nach Ihrem Ermessen zu handeln. Ein Faktor, der trotzdem nicht verhandelbar ist, ist die Dokumentation.

Wieso fordert die ISO-Norm so viel Dokumentation?

In den gängigen ISO-Normen begegnen Ihnen an vielen Stellen die Begriffe dokumentierte Information oder Dokumentation. Wieso wird in Managementsystemen soviel Wert auf Dokumentation gelegt?

Das hat im Wesentlichen drei Gr√ľnde:

  1. Der aktuelle Zustand eines Prozesses oder eines Unternehmens kann nur dann beurteilt werden, wenn er standardisiert ist. Standardisierung bedeutet, dass der oder die Prozesse immer gleich ausgef√ľhrt werden, um zuf√§llige Abweichungen in den Ergebnissen zu minimieren. F√ľr die Standardisierung von Arbeitsprozessen ist die Dokumentation der Arbeitsschritte unumg√§nglich.
  2. Verbesserung k√∂nnen nur dann sinnvoll beurteilt werden, wenn sowohl der urspr√ľngliche Zustand als¬† auch der neue Zustand zuverl√§ssig miteinander verglichen werden k√∂nnen. Daher ist Dokumentation f√ľr die fortlaufende Verbesserung unausweichlich.
  3. Das Qualit√§tsmanagementsystem muss f√ľr die Zertifizierung von dem externen Auditor √ľberpr√ľft und nachvollzogen werden k√∂nnen. Im Idealfall kann der Auditor das Qualit√§tsmanagementsystem eigenst√§ndig einsehen und nachvollziehen. Ohne eine entsprechend saubere Dokumentation ist das nicht m√∂glich.

Ihre ISO Fit Checkliste

In k√ľrzester Zeit die ISO Zertifizierung erhalten? Unsere Kunden sind das beste Beispiel daf√ľr, dass es funktioniert. Basierend auf unserer Expertise √ľber die Anforderungen der Managementnormen und der Beratung unserer Kunden haben wir Ihnen folgenden Zeitplan erstellt.

Wir bieten wir Ihnen innerhalb unserer Software Funktionen und Dokumentenvorlagen an, mit denen Sie Ihre Organisation verbessern und den Anforderungen gerecht werden, die durch bestimmte Auflagen oder Zertifizierungen definiert sind. Diese helfen Ihnen die Dokumentation Ihres Managementsystems konform und schnell zu erledigen. F√ľr die ISO 9001:2015 Zertifizierung bieten wir Ihnen zu jedem Kapitel Vorlagen, die Ihnen die Dokumentation erleichtern.

1. Monat

Bevor Sie Ihr Unternehmen auf die Zertifizierung vorbereiten, sollten Sie eine Zertifizierungsstelle ausw√§hlen. Zertifizierungsstellen sind externe Dritte wie die DQS, Dekra, der T√úV. Dar√ľber hinaus gibt es auch weitere akkreditierte Zertifizierungsstellen.¬†

Diese Zertifizierer pr√ľfen im Rahmen eines Zertifizierungsaudits, inwieweit Ihr Unternehmen die Anforderungen der entsprechenden Norm erf√ľllt und haben zu diesem Zweck auch Einblick in die Abl√§ufe Ihres Unternehmens. Zusammen mit der Zertifizierungsstelle vereinbaren Sie, wann das Audit durchgef√ľhrt werden soll und planen das gemeinsame Vorgehen bis zum Zertifizierungsaudit.

2. Monat

Im ersten Schritt sollten Sie die notwendigen Dokumente f√ľr das 4. Kapitel der ISO 9001:2015 erstellen.

Die ISO Norm fordert, dass Unternehmen den Kontext Ihrer Organisation ermitteln. 

Hierf√ľr m√ľssen Sie:¬†

  • Ihre Organisation und Ihr Umfeld analysieren¬†
  • Festlegen, welche internen und externen Faktoren (positiv und negativ) Ihr Unternehmen beeinflussen. Bsp. Wirtschaft, Wettbewerb, Markt, Technik (extern) oder Werte, Kultur und Wissen (intern)¬†
  • Festlegen welche interessierten Parteien f√ľr Ihr Unternehmen relevant sind
  • Welche Interessen die interessierten Parteien haben¬†

Auf Grundlage dessen m√ľssen Sie anschlie√üend den Anwendungsbereich Ihres Qualit√§tsmanagements bestimmen und dokumentieren.¬†

Hierf√ľr nutzen Sie bei qmBase das Dokumentenmanagement und die dazugeh√∂rigen¬† Dokumentenvorlagen um die notwendigen Dokumente in nur wenigen Stunden zu erstellen.

3. Monat

Im n√§chsten Schritt beginnen Sie mit der Beschreibung Ihrer Unternehmensprozesse. Diese sind entscheidend f√ľr die Umsetzung Ihres Qualit√§tsmanagementsystems. Die ISO 9001:2015 verfolgt einen prozessorientierten Ansatz. Das Ziel ist es, die Prozesse zu standardisieren, um einheitliche Ergebnisse zu produzieren. Auf Basis einheitlicher Ergebnisse k√∂nnen Prozesse dann bewertet und langfristig verbessert werden (Stichwort KVP). Gleichzeitig helfen die Prozessbeschreibungen neuen Mitarbeitern und Au√üenstehenden (z.B. Auditoren und Kunden) Ihr Unternehmen besser verstehen und bewerten zu k√∂nnen. Bei der Dokumentation Ihrer Unternehmensprozesse m√ľssen Sie die erwartbaren Ergebnisse der Prozesse, die Wechselwirkung der Prozesse, die ben√∂tigten Ressourcen und Verantwortlichkeiten bestimmen.¬†

Dies erledigen Sie ebenfalls mit dem Dokumentenmanagement und den o.g. Dokumentenvorlagen.

4. Monat

Im dritten Schritt raten wir Ihnen, Ziele f√ľr das Qualit√§tsmanagement zu definieren. Bei der Definition sollten Sie folgendes beachten:¬†

  • Ziele m√ľssen messbar sein und fortlaufen √ľberwacht und aktualisiert werden
  • Ziele m√ľssen f√ľr die Qualit√§t von Produkten und Prozessen und somit letztlich f√ľr die Kundenzufriedenheit relevant sein¬†
  • Es m√ľssen Ma√ünahmen zur Zielerreichung definiert werden

Wenn Sie mit qmBase Sie mit qmBase arbeiten, dann werden Qualit√§tsziele im Zielmanagement erfasst und √ľberwacht. Die notwendigen Ma√ünahmen zur Zielerreichung werden direkt mit den Zielen verkn√ľpft. Damit erf√ľllen Sie die Anforderung, die Ziele zu dokumentieren.

5. Monat

Nun ist es an der Zeit die Unternehmensstruktur zu dokumentieren und einen Schulungsplan zu erstellen. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter Ihre Rolle Unternehmen bestm√∂glich erf√ľllen. Hierzu m√ľssen Sie:¬†

  • Organigramme und Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofile erstellen
  • Qualifikationsstand der Mitarbeiter initial und fortlaufend erfassen
  • Schulungsbedarf initial und fortlaufend ermitteln
  • Notwendige Schulungen planen

qmBase erleichtert Ihre Mitarbeiterverwaltung und die Planung von Schulungen. Mit der App Mitarbeiter ordnen Sie jedem Mitarbeiter die entsprechende Abteilung und Position zu, die √ľber die App Schulungen & Qualifikationen durch ein konkretes Anforderungsprofil erg√§nzt wird. Sie definieren f√ľr jedes Rollenprofil die Aufgabenbereiche und notwendigen Qualifikationen. Durch diese Rollenprofile werden Mitarbeiter auch automatisch an der richtigen Stelle des Organigramms eingesetzt. Das Organigramm wird automatisch erstellt, basierend auf der einmaligen Definition von hierarchischen Beziehungen zwischen den einzelnen Positionen Ihres Unternehmens.¬†

Den Qualifikationsstand und den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiter erfassen sie in der App Schulungen & Qualifikationen. Aus dem Abgleich der Mitarbeiterprofile (Ist-Zustand) und Rollenprofile (Soll-Zustand) erfolgt automatisch die Darstellung des Schulungsbedarfs f√ľr jeden Mitarbeiter.

Besucht ein Mitarbeiter eine Schulung, dann werden die in der Schulung erworbenen Qualifikationen automatisch in das Mitarbeiterprofil und auch in die Qualifikationsmatrix √ľbertragen. Sie m√ľssen die Qualifikationsmatrix also nicht manuell pflegen.

6. Monat

Beginnen Sie mit der Durchf√ľhrung interner Audits um zu pr√ľfen, ob tats√§chlich gem√§√ü der beschriebenen Prozesse gearbeitet wird und an welchen Stellen es Verbesserungsbedarf gibt.¬†

Durch die App Auditmanagement werden Audits f√ľr Sie zum Kinderspiel. Sie erstellen einen individuellen Auditkatalog, in dem Ihnen immer die Audis, die Sie f√ľr Ihr Unternehmen zur Planung ben√∂tigen, zur Verf√ľgung stehen.

Um ein Audit zu planen, w√§hlen Sie einfach ein Audit aus dem Auditkatalog aus, legen einen Termin fest und laden Sie die Teilnehmer direkt √ľber das qmBase Auditmanagement ein. Notwendige Unterlagen, wie z.B. Verfahrensanweisungen oder der Auditbericht werden direkt in dem Audit hinterlegt. Auch die Bewertung des Audits wird direkt im Audimanagement erfasst.

Dank definierter Wiederholungsintervalle erinnert das qmBase Auditmanagement Sie automatisch an die erneute Durchf√ľhrung jedes Audits. Mit diesem regelm√§√üigen Rhythmus zur Wiederholung von Audits schaffen Sie ganz einfach eine gelebte Auditkultur in Ihrem Unternehmen.

Da Sie nur von Audits profitieren k√∂nnen, wenn die entsprechenden Ma√ünahmen umgesetzt werden, k√∂nnen Sie das Audit direkt mit den notwendigen Ma√ünahmen aus der App Projekte & Ma√ünahmen verkn√ľpfen.¬†

Folgenden Dinge sollten Sie von Anfang an parallel umsetzen und dokumentieren:

  • Verbesserungsvorschl√§ge von Mitarbeitern dokumentieren, bewerten ggf. Ma√ünahmen zur umsetzen ableiten ‚Üí Hierf√ľr nutzen Sie die App Projekte & Ma√ünahmen
  • Reklamationen und sonstige auftretende Fehler (Nichtkonformit√§ten) dokumentieren, bewerten¬† ‚Üí Hierf√ľr nutzen Sie das Reklamationsmanagement¬†
    • Fehlerursachen ermitteln und abstellen
    • Pr√ľfen, ob die Gefahr vergleichbarer Fehler besteht und ggf. Ma√ünahmen ableiten
  • Chancen und Risiken identifizieren, bewerten und ggf. Ma√ünahmen ableiten ‚Üí Hierf√ľr nutzen Sie die App Risiken & Chancen¬†
    • Hierzu geh√∂rt alles was Einfluss auf die Ziele und Ergebnisse des ¬† Qualit√§tsmanagementsystems und m√∂gliche Verbesserungen des Unternehmens hat.¬†
    • Bei der Suche nach Chancen und Risiken sollte das allgemeine Umfeld (sowohl r√§umlich als auch wirtschaftlich - Kontext der Organisation Kapitel 4), die Produktionsprozesse, sonstige Unternehmensabl√§ufe und grunds√§tzlich alle potenziellen Fehlerquellen betrachtet werden.
  • Inventarisieren Sie Ihre produktionsrelevanten Maschinen, Anlagen, Werkzeuge etc. Stellen Sie einen zuverl√§ssigen Plan auf, dass alle Inventargegenst√§nde regelm√§√üig gepr√ľft, gewartet und kalibriert werden, sofern notwendig.¬† ‚Üí Hierf√ľr nutzen Sie die App Instandhaltung
  • Wo immer notwendig m√ľssen Ma√ünahmen abgeleitet werden ‚Üí Hierf√ľr nutzen Sie die App Projekte & Ma√ünahmen
    • Sobald eine Handlung notwendig ist, um einen unerw√ľnschten Zustand zu beenden oder einen gew√ľnschten Zustand zu erreichen wird von der ISO die Umsetzung von Ma√ünahmen gefordert.¬†

Wenn Sie all diese Dinge erledigt haben, dann sollte Ihrer ISO 9001 Zertifizierung nichts mehr im Weg stehen. Bei vielen Anforderungen können Sie wahrscheinlich auch direkt auf bereits Bestehendes aufbauen. 

ISO-Fit in nur 6 Monaten, Sie schaffen das!

Sollten Sie Fragen zur ISO-Zertifizierung haben oder unsere Software gerne einmal kostenlos testen wollen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf oder vereinbaren Sie eine kostenlose Demo.

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