ISO-Fit in 6 Monaten qmBase Software Qualit├Ątsmanagement ISO 9001:2015

So werden Sie ISO-Fit in 6 Monaten

Sie wollen sich nach einer Management-Norm zertifizieren lassen, aber wissen nicht so ganz wo Sie anfangen sollen? Keine Panik, so ging es schon unz├Ąhligen Unternehmen vor Ihnen. Sie haben das Gef├╝hl Sie stehen vor einem riesigen Berg von Anforderungen, Formulierungen und Aufgaben, den es nun zu erklimmen gilt. Damit Ihre Reise so reibungslos wie m├Âglich verl├Ąuft, empfiehlt es sich einen Plan zu haben und Rat von denen einzuholen, die diesen Berg selbst schon erklommen haben und anderen geholfen haben ihn zu erklimmen. Wir m├Âchten Ihnen die wichtigsten Schritte f├╝r Ihre ISO Zertifizierung auf den Weg geben und haben Ihnen folgende Checkliste zusammengetragen.

Disclaimer: Die Zeitangabe von 6 Monaten bezieht sich auf Erfahrungswerte, die wir in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden gesammelt haben. Dies ist keine Garantie, dass Sie die Zertifizierung innerhalb von 6 Monaten erreichen, da viele Faktoren wie der aktuelle Stand Ihres Unternehmens in Bezug auf die Anforderungen, die Unternehmensgr├Â├če, Anzahl der Mitarbeiter und Ihr┬á Engagement die Anforderungen umzusetzen, die Dauer der Vorbereitungszeit beeinflussen.┬á

 

ISO 9001 und die kontinuierliche Verbesserung

Wir beziehen uns an dieser Stelle auf die Qualit├Ątsmanagementnorm ISO 9001:2015, viele der Schritte lassen sich aber auch f├╝r andere Managementnormen anwenden.┬á

Viele Managementsysteme beruhen auf dem gleichen Prinzip, und zwar dem des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) oder auch PDCA genannt. PDCA steht für Plan, Do, Check, Act. Bevor Sie eine Zertifizierung einer ISO Norm anstreben, lohnt es sich, sich vorher mit dem Prinzip vertraut zu machen. Hierfür empfehlen wir Ihnen folgenden Artikel: PDCA Zyklus in Managementsystemen. 

Sie sollten sich bewusst sein, dass die ISO-Zertifizierung ein Meilenstein f├╝r Ihr Unternehmen ist. Wie aufwendig sich der Zertifizierungsprozess gestaltet, h├Ąngt von der Situation Ihres Unternehmens ab. Sollten Sie bisher noch nicht mit einer ISO-Zertifizierung und dessen Anforderungen in Ber├╝hrung gekommen sein, kann Sie der erste Blick auf die umfangreichen Anforderungen verunsichern. Seien Sie unbesorgt, die ISO-Zertifizierung ist zwar nicht zu untersch├Ątzen, aber gibt Ihnen in der Umsetzung die M├Âglichkeit nach Ihrem Ermessen zu handeln. Ein Faktor, der trotzdem nicht verhandelbar ist, ist die Dokumentation.

Wieso fordert die ISO-Norm so viel Dokumentation?

In den g├Ąngigen ISO-Normen begegnen Ihnen an vielen Stellen die Begriffe dokumentierte Information oder Dokumentation. Wieso wird in Managementsystemen soviel Wert auf Dokumentation gelegt?

Das hat im Wesentlichen drei Gr├╝nde:

  1. Der aktuelle Zustand eines Prozesses oder eines Unternehmens kann nur dann beurteilt werden, wenn er standardisiert ist. Standardisierung bedeutet, dass der oder die Prozesse immer gleich ausgef├╝hrt werden, um zuf├Ąllige Abweichungen in den Ergebnissen zu minimieren. F├╝r die Standardisierung von Arbeitsprozessen ist die Dokumentation der Arbeitsschritte unumg├Ąnglich.
  2. Verbesserung k├Ânnen nur dann sinnvoll beurteilt werden, wenn sowohl der urspr├╝ngliche Zustand als┬á auch der neue Zustand zuverl├Ąssig miteinander verglichen werden k├Ânnen. Daher ist Dokumentation f├╝r die fortlaufende Verbesserung unausweichlich.
  3. Das Qualit├Ątsmanagementsystem muss f├╝r die Zertifizierung von dem externen Auditor ├╝berpr├╝ft und nachvollzogen werden k├Ânnen. Im Idealfall kann der Auditor das Qualit├Ątsmanagementsystem eigenst├Ąndig einsehen und nachvollziehen. Ohne eine entsprechend saubere Dokumentation ist das nicht m├Âglich.

Ihre ISO Fit Checkliste

In k├╝rzester Zeit die ISO Zertifizierung erhalten? Unsere Kunden sind das beste Beispiel daf├╝r, dass es funktioniert. Basierend auf unserer Expertise ├╝ber die Anforderungen der Managementnormen und der Beratung unserer Kunden haben wir Ihnen folgenden Zeitplan erstellt.

Wir bieten wir Ihnen innerhalb unserer Software Funktionen und Dokumentenvorlagen an, mit denen Sie Ihre Organisation verbessern und den Anforderungen gerecht werden, die durch bestimmte Auflagen oder Zertifizierungen definiert sind. Diese helfen Ihnen die Dokumentation Ihres Managementsystems konform und schnell zu erledigen. F├╝r die ISO 9001:2015 Zertifizierung bieten wir Ihnen zu jedem Kapitel Vorlagen, die Ihnen die Dokumentation erleichtern.

1. Monat

Bevor Sie Ihr Unternehmen auf die Zertifizierung vorbereiten, sollten Sie eine Zertifizierungsstelle ausw├Ąhlen. Zertifizierungsstellen sind externe Dritte wie die DQS, Dekra, der T├ťV. Dar├╝ber hinaus gibt es auch weitere akkreditierte Zertifizierungsstellen.┬á

Diese Zertifizierer pr├╝fen im Rahmen eines Zertifizierungsaudits, inwieweit Ihr Unternehmen die Anforderungen der entsprechenden Norm erf├╝llt und haben zu diesem Zweck auch Einblick in die Abl├Ąufe Ihres Unternehmens. Zusammen mit der Zertifizierungsstelle vereinbaren Sie, wann das Audit durchgef├╝hrt werden soll und planen das gemeinsame Vorgehen bis zum Zertifizierungsaudit.

2. Monat

Im ersten Schritt sollten Sie die notwendigen Dokumente f├╝r das 4. Kapitel der ISO 9001:2015 erstellen.

Die ISO Norm fordert, dass Unternehmen den Kontext Ihrer Organisation ermitteln. 

Hierfür müssen Sie: 

  • Ihre Organisation und Ihr Umfeld analysieren┬á
  • Festlegen, welche internen und externen Faktoren (positiv und negativ) Ihr Unternehmen beeinflussen. Bsp. Wirtschaft, Wettbewerb, Markt, Technik (extern) oder Werte, Kultur und Wissen (intern)┬á
  • Festlegen welche interessierten Parteien f├╝r Ihr Unternehmen relevant sind
  • Welche Interessen die interessierten Parteien haben┬á

Auf Grundlage dessen m├╝ssen Sie anschlie├čend den Anwendungsbereich Ihres Qualit├Ątsmanagements bestimmen und dokumentieren.┬á

Hierf├╝r nutzen Sie bei qmBase das Dokumentenmanagement und die dazugeh├Ârigen┬á Dokumentenvorlagen um die notwendigen Dokumente in nur wenigen Stunden zu erstellen.

3. Monat

Im n├Ąchsten Schritt beginnen Sie mit der Beschreibung Ihrer Unternehmensprozesse. Diese sind entscheidend f├╝r die Umsetzung Ihres Qualit├Ątsmanagementsystems. Die ISO 9001:2015 verfolgt einen prozessorientierten Ansatz. Das Ziel ist es, die Prozesse zu standardisieren, um einheitliche Ergebnisse zu produzieren. Auf Basis einheitlicher Ergebnisse k├Ânnen Prozesse dann bewertet und langfristig verbessert werden (Stichwort KVP). Gleichzeitig helfen die Prozessbeschreibungen neuen Mitarbeitern und Au├čenstehenden (z.B. Auditoren und Kunden) Ihr Unternehmen besser verstehen und bewerten zu k├Ânnen. Bei der Dokumentation Ihrer Unternehmensprozesse m├╝ssen Sie die erwartbaren Ergebnisse der Prozesse, die Wechselwirkung der Prozesse, die ben├Âtigten Ressourcen und Verantwortlichkeiten bestimmen.┬á

Dies erledigen Sie ebenfalls mit dem Dokumentenmanagement und den o.g. Dokumentenvorlagen.

4. Monat

Im dritten Schritt raten wir Ihnen, Ziele f├╝r das Qualit├Ątsmanagement zu definieren. Bei der Definition sollten Sie folgendes beachten:┬á

  • Ziele m├╝ssen messbar sein und fortlaufen ├╝berwacht und aktualisiert werden
  • Ziele m├╝ssen f├╝r die Qualit├Ąt von Produkten und Prozessen und somit letztlich f├╝r die Kundenzufriedenheit relevant sein┬á
  • Es m├╝ssen Ma├čnahmen zur Zielerreichung definiert werden

Wenn Sie mit qmBase Sie mit qmBase arbeiten, dann werden Qualit├Ątsziele im Zielmanagement erfasst und ├╝berwacht. Die notwendigen Ma├čnahmen zur Zielerreichung werden direkt mit den Zielen verkn├╝pft. Damit erf├╝llen Sie die Anforderung, die Ziele zu dokumentieren.

5. Monat

Nun ist es an der Zeit die Unternehmensstruktur zu dokumentieren und einen Schulungsplan zu erstellen. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter Ihre Rolle Unternehmen bestm├Âglich erf├╝llen. Hierzu m├╝ssen Sie:┬á

  • Organigramme und Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofile erstellen
  • Qualifikationsstand der Mitarbeiter initial und fortlaufend erfassen
  • Schulungsbedarf initial und fortlaufend ermitteln
  • Notwendige Schulungen planen

qmBase erleichtert Ihre Mitarbeiterverwaltung und die Planung von Schulungen. Mit der App Mitarbeiter ordnen Sie jedem Mitarbeiter die entsprechende Abteilung und Position zu, die ├╝ber die App Schulungen & Qualifikationen durch ein konkretes Anforderungsprofil erg├Ąnzt wird. Sie definieren f├╝r jedes Rollenprofil die Aufgabenbereiche und notwendigen Qualifikationen. Durch diese Rollenprofile werden Mitarbeiter auch automatisch an der richtigen Stelle des Organigramms eingesetzt. Das Organigramm wird automatisch erstellt, basierend auf der einmaligen Definition von hierarchischen Beziehungen zwischen den einzelnen Positionen Ihres Unternehmens.┬á

Den Qualifikationsstand und den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiter erfassen sie in der App Schulungen & Qualifikationen. Aus dem Abgleich der Mitarbeiterprofile (Ist-Zustand) und Rollenprofile (Soll-Zustand) erfolgt automatisch die Darstellung des Schulungsbedarfs f├╝r jeden Mitarbeiter.

Besucht ein Mitarbeiter eine Schulung, dann werden die in der Schulung erworbenen Qualifikationen automatisch in das Mitarbeiterprofil und auch in die Qualifikationsmatrix ├╝bertragen. Sie m├╝ssen die Qualifikationsmatrix also nicht manuell pflegen.

6. Monat

Beginnen Sie mit der Durchf├╝hrung interner Audits um zu pr├╝fen, ob tats├Ąchlich gem├Ą├č der beschriebenen Prozesse gearbeitet wird und an welchen Stellen es Verbesserungsbedarf gibt.┬á

Durch die App Auditmanagement werden Audits f├╝r Sie zum Kinderspiel. Sie erstellen einen individuellen Auditkatalog, in dem Ihnen immer die Audis, die Sie f├╝r Ihr Unternehmen zur Planung ben├Âtigen, zur Verf├╝gung stehen.

Um ein Audit zu planen, w├Ąhlen Sie einfach ein Audit aus dem Auditkatalog aus, legen einen Termin fest und laden Sie die Teilnehmer direkt ├╝ber das qmBase Auditmanagement ein. Notwendige Unterlagen, wie z.B. Verfahrensanweisungen oder der Auditbericht werden direkt in dem Audit hinterlegt. Auch die Bewertung des Audits wird direkt im Audimanagement erfasst.

Dank definierter Wiederholungsintervalle erinnert das qmBase Auditmanagement Sie automatisch an die erneute Durchf├╝hrung jedes Audits. Mit diesem regelm├Ą├čigen Rhythmus zur Wiederholung von Audits schaffen Sie ganz einfach eine gelebte Auditkultur in Ihrem Unternehmen.

Da Sie nur von Audits profitieren k├Ânnen, wenn die entsprechenden Ma├čnahmen umgesetzt werden, k├Ânnen Sie das Audit direkt mit den notwendigen Ma├čnahmen aus der App Projekte & Ma├čnahmen verkn├╝pfen.┬á

Folgenden Dinge sollten Sie von Anfang an parallel umsetzen und dokumentieren:

  • Verbesserungsvorschl├Ąge von Mitarbeitern dokumentieren, bewerten ggf. Ma├čnahmen zur umsetzen ableiten Ôćĺ Hierf├╝r nutzen Sie die App Projekte & Ma├čnahmen
  • Reklamationen und sonstige auftretende Fehler (Nichtkonformit├Ąten) dokumentieren, bewerten┬á Ôćĺ Hierf├╝r nutzen Sie das Reklamationsmanagement┬á
    • Fehlerursachen ermitteln und abstellen
    • Pr├╝fen, ob die Gefahr vergleichbarer Fehler besteht und ggf. Ma├čnahmen ableiten
  • Chancen und Risiken identifizieren, bewerten und ggf. Ma├čnahmen ableiten Ôćĺ Hierf├╝r nutzen Sie die App Risiken & Chancen┬á
    • Hierzu geh├Ârt alles was Einfluss auf die Ziele und Ergebnisse des ┬á Qualit├Ątsmanagementsystems und m├Âgliche Verbesserungen des Unternehmens hat.┬á
    • Bei der Suche nach Chancen und Risiken sollte das allgemeine Umfeld (sowohl r├Ąumlich als auch wirtschaftlich - Kontext der Organisation Kapitel 4), die Produktionsprozesse, sonstige Unternehmensabl├Ąufe und grunds├Ątzlich alle potenziellen Fehlerquellen betrachtet werden.
  • Inventarisieren Sie Ihre produktionsrelevanten Maschinen, Anlagen, Werkzeuge etc. Stellen Sie einen zuverl├Ąssigen Plan auf, dass alle Inventargegenst├Ąnde regelm├Ą├čig gepr├╝ft, gewartet und kalibriert werden, sofern notwendig.┬á Ôćĺ Hierf├╝r nutzen Sie die App Instandhaltung
  • Wo immer notwendig m├╝ssen Ma├čnahmen abgeleitet werden Ôćĺ Hierf├╝r nutzen Sie die App Projekte & Ma├čnahmen
    • Sobald eine Handlung notwendig ist, um einen unerw├╝nschten Zustand zu beenden oder einen gew├╝nschten Zustand zu erreichen wird von der ISO die Umsetzung von Ma├čnahmen gefordert.┬á

Wenn Sie all diese Dinge erledigt haben, dann sollte Ihrer ISO 9001 Zertifizierung nichts mehr im Weg stehen. Bei vielen Anforderungen k├Ânnen Sie wahrscheinlich auch direkt auf bereits Bestehendes aufbauen.┬á

ISO-Fit in nur 6 Monaten, Sie schaffen das!

Sollten Sie Fragen zur ISO-Zertifizierung haben oder unsere Software gerne einmal kostenlos testen wollen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf oder vereinbaren Sie eine kostenlose Demo.

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