ISO-Fit in 6 Monaten qmBase Software QualitÀtsmanagement ISO 9001:2015

So werden Sie ISO-Fit in 6 Monaten

Sie wollen sich nach einer Management-Norm zertifizieren lassen, aber wissen nicht so ganz wo Sie anfangen sollen? Keine Panik, so ging es schon unzĂ€hligen Unternehmen vor Ihnen. Sie haben das GefĂŒhl Sie stehen vor einem riesigen Berg von Anforderungen, Formulierungen und Aufgaben, den es nun zu erklimmen gilt. Damit Ihre Reise so reibungslos wie möglich verlĂ€uft, empfiehlt es sich einen Plan zu haben und Rat von denen einzuholen, die diesen Berg selbst schon erklommen haben und anderen geholfen haben ihn zu erklimmen. Wir möchten Ihnen die wichtigsten Schritte fĂŒr Ihre ISO Zertifizierung auf den Weg geben und haben Ihnen folgende Checkliste zusammengetragen.

Disclaimer: Die Zeitangabe von 6 Monaten bezieht sich auf Erfahrungswerte, die wir in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden gesammelt haben. Dies ist keine Garantie, dass Sie die Zertifizierung innerhalb von 6 Monaten erreichen, da viele Faktoren wie der aktuelle Stand Ihres Unternehmens in Bezug auf die Anforderungen, die UnternehmensgrĂ¶ĂŸe, Anzahl der Mitarbeiter und Ihr  Engagement die Anforderungen umzusetzen, die Dauer der Vorbereitungszeit beeinflussen. 

 

ISO 9001 und die kontinuierliche Verbesserung

Wir beziehen uns an dieser Stelle auf die QualitĂ€tsmanagementnorm ISO 9001:2015, viele der Schritte lassen sich aber auch fĂŒr andere Managementnormen anwenden. 

Viele Managementsysteme beruhen auf dem gleichen Prinzip, und zwar dem des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) oder auch PDCA genannt. PDCA steht fĂŒr Plan, Do, Check, Act. Bevor Sie eine Zertifizierung einer ISO Norm anstreben, lohnt es sich, sich vorher mit dem Prinzip vertraut zu machen. HierfĂŒr empfehlen wir Ihnen folgenden Artikel: PDCA Zyklus in Managementsystemen. 

Sie sollten sich bewusst sein, dass die ISO-Zertifizierung ein Meilenstein fĂŒr Ihr Unternehmen ist. Wie aufwendig sich der Zertifizierungsprozess gestaltet, hĂ€ngt von der Situation Ihres Unternehmens ab. Sollten Sie bisher noch nicht mit einer ISO-Zertifizierung und dessen Anforderungen in BerĂŒhrung gekommen sein, kann Sie der erste Blick auf die umfangreichen Anforderungen verunsichern. Seien Sie unbesorgt, die ISO-Zertifizierung ist zwar nicht zu unterschĂ€tzen, aber gibt Ihnen in der Umsetzung die Möglichkeit nach Ihrem Ermessen zu handeln. Ein Faktor, der trotzdem nicht verhandelbar ist, ist die Dokumentation.

Wieso fordert die ISO-Norm so viel Dokumentation?

In den gÀngigen ISO-Normen begegnen Ihnen an vielen Stellen die Begriffe dokumentierte Information oder Dokumentation. Wieso wird in Managementsystemen soviel Wert auf Dokumentation gelegt?

Das hat im Wesentlichen drei GrĂŒnde:

  1. Der aktuelle Zustand eines Prozesses oder eines Unternehmens kann nur dann beurteilt werden, wenn er standardisiert ist. Standardisierung bedeutet, dass der oder die Prozesse immer gleich ausgefĂŒhrt werden, um zufĂ€llige Abweichungen in den Ergebnissen zu minimieren. FĂŒr die Standardisierung von Arbeitsprozessen ist die Dokumentation der Arbeitsschritte unumgĂ€nglich.
  2. Verbesserung können nur dann sinnvoll beurteilt werden, wenn sowohl der ursprĂŒngliche Zustand als  auch der neue Zustand zuverlĂ€ssig miteinander verglichen werden können. Daher ist Dokumentation fĂŒr die fortlaufende Verbesserung unausweichlich.
  3. Das QualitĂ€tsmanagementsystem muss fĂŒr die Zertifizierung von dem externen Auditor ĂŒberprĂŒft und nachvollzogen werden können. Im Idealfall kann der Auditor das QualitĂ€tsmanagementsystem eigenstĂ€ndig einsehen und nachvollziehen. Ohne eine entsprechend saubere Dokumentation ist das nicht möglich.

Ihre ISO Fit Checkliste

In kĂŒrzester Zeit die ISO Zertifizierung erhalten? Unsere Kunden sind das beste Beispiel dafĂŒr, dass es funktioniert. Basierend auf unserer Expertise ĂŒber die Anforderungen der Managementnormen und der Beratung unserer Kunden haben wir Ihnen folgenden Zeitplan erstellt.

Wir bieten wir Ihnen innerhalb unserer Software Funktionen und Dokumentenvorlagen an, mit denen Sie Ihre Organisation verbessern und den Anforderungen gerecht werden, die durch bestimmte Auflagen oder Zertifizierungen definiert sind. Diese helfen Ihnen die Dokumentation Ihres Managementsystems konform und schnell zu erledigen. FĂŒr die ISO 9001:2015 Zertifizierung bieten wir Ihnen zu jedem Kapitel Vorlagen, die Ihnen die Dokumentation erleichtern.

1. Monat

Bevor Sie Ihr Unternehmen auf die Zertifizierung vorbereiten, sollten Sie eine Zertifizierungsstelle auswĂ€hlen. Zertifizierungsstellen sind externe Dritte wie die DQS, Dekra, der TÜV. DarĂŒber hinaus gibt es auch weitere akkreditierte Zertifizierungsstellen. 

Diese Zertifizierer prĂŒfen im Rahmen eines Zertifizierungsaudits, inwieweit Ihr Unternehmen die Anforderungen der entsprechenden Norm erfĂŒllt und haben zu diesem Zweck auch Einblick in die AblĂ€ufe Ihres Unternehmens. Zusammen mit der Zertifizierungsstelle vereinbaren Sie, wann das Audit durchgefĂŒhrt werden soll und planen das gemeinsame Vorgehen bis zum Zertifizierungsaudit.

2. Monat

Im ersten Schritt sollten Sie die notwendigen Dokumente fĂŒr das 4. Kapitel der ISO 9001:2015 erstellen.

Die ISO Norm fordert, dass Unternehmen den Kontext Ihrer Organisation ermitteln. 

HierfĂŒr mĂŒssen Sie: 

  • Ihre Organisation und Ihr Umfeld analysieren 
  • Festlegen, welche internen und externen Faktoren (positiv und negativ) Ihr Unternehmen beeinflussen. Bsp. Wirtschaft, Wettbewerb, Markt, Technik (extern) oder Werte, Kultur und Wissen (intern) 
  • Festlegen welche interessierten Parteien fĂŒr Ihr Unternehmen relevant sind
  • Welche Interessen die interessierten Parteien haben 

Auf Grundlage dessen mĂŒssen Sie anschließend den Anwendungsbereich Ihres QualitĂ€tsmanagements bestimmen und dokumentieren. 

HierfĂŒr nutzen Sie bei qmBase das Dokumentenmanagement und die dazugehörigen  Dokumentenvorlagen um die notwendigen Dokumente in nur wenigen Stunden zu erstellen.

3. Monat

Im nĂ€chsten Schritt beginnen Sie mit der Beschreibung Ihrer Unternehmensprozesse. Diese sind entscheidend fĂŒr die Umsetzung Ihres QualitĂ€tsmanagementsystems. Die ISO 9001:2015 verfolgt einen prozessorientierten Ansatz. Das Ziel ist es, die Prozesse zu standardisieren, um einheitliche Ergebnisse zu produzieren. Auf Basis einheitlicher Ergebnisse können Prozesse dann bewertet und langfristig verbessert werden (Stichwort KVP). Gleichzeitig helfen die Prozessbeschreibungen neuen Mitarbeitern und Außenstehenden (z.B. Auditoren und Kunden) Ihr Unternehmen besser verstehen und bewerten zu können. Bei der Dokumentation Ihrer Unternehmensprozesse mĂŒssen Sie die erwartbaren Ergebnisse der Prozesse, die Wechselwirkung der Prozesse, die benötigten Ressourcen und Verantwortlichkeiten bestimmen. 

Dies erledigen Sie ebenfalls mit dem Dokumentenmanagement und den o.g. Dokumentenvorlagen.

4. Monat

Im dritten Schritt raten wir Ihnen, Ziele fĂŒr das QualitĂ€tsmanagement zu definieren. Bei der Definition sollten Sie folgendes beachten: 

  • Ziele mĂŒssen messbar sein und fortlaufen ĂŒberwacht und aktualisiert werden
  • Ziele mĂŒssen fĂŒr die QualitĂ€t von Produkten und Prozessen und somit letztlich fĂŒr die Kundenzufriedenheit relevant sein 
  • Es mĂŒssen Maßnahmen zur Zielerreichung definiert werden

Wenn Sie mit qmBase Sie mit qmBase arbeiten, dann werden QualitĂ€tsziele im Zielmanagement erfasst und ĂŒberwacht. Die notwendigen Maßnahmen zur Zielerreichung werden direkt mit den Zielen verknĂŒpft. Damit erfĂŒllen Sie die Anforderung, die Ziele zu dokumentieren.

5. Monat

Nun ist es an der Zeit die Unternehmensstruktur zu dokumentieren und einen Schulungsplan zu erstellen. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter Ihre Rolle Unternehmen bestmöglich erfĂŒllen. Hierzu mĂŒssen Sie: 

  • Organigramme und Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofile erstellen
  • Qualifikationsstand der Mitarbeiter initial und fortlaufend erfassen
  • Schulungsbedarf initial und fortlaufend ermitteln
  • Notwendige Schulungen planen

qmBase erleichtert Ihre Mitarbeiterverwaltung und die Planung von Schulungen. Mit der App Mitarbeiter ordnen Sie jedem Mitarbeiter die entsprechende Abteilung und Position zu, die ĂŒber die App Schulungen & Qualifikationen durch ein konkretes Anforderungsprofil ergĂ€nzt wird. Sie definieren fĂŒr jedes Rollenprofil die Aufgabenbereiche und notwendigen Qualifikationen. Durch diese Rollenprofile werden Mitarbeiter auch automatisch an der richtigen Stelle des Organigramms eingesetzt. Das Organigramm wird automatisch erstellt, basierend auf der einmaligen Definition von hierarchischen Beziehungen zwischen den einzelnen Positionen Ihres Unternehmens. 

Den Qualifikationsstand und den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiter erfassen sie in der App Schulungen & Qualifikationen. Aus dem Abgleich der Mitarbeiterprofile (Ist-Zustand) und Rollenprofile (Soll-Zustand) erfolgt automatisch die Darstellung des Schulungsbedarfs fĂŒr jeden Mitarbeiter.

Besucht ein Mitarbeiter eine Schulung, dann werden die in der Schulung erworbenen Qualifikationen automatisch in das Mitarbeiterprofil und auch in die Qualifikationsmatrix ĂŒbertragen. Sie mĂŒssen die Qualifikationsmatrix also nicht manuell pflegen.

6. Monat

Beginnen Sie mit der DurchfĂŒhrung interner Audits um zu prĂŒfen, ob tatsĂ€chlich gemĂ€ĂŸ der beschriebenen Prozesse gearbeitet wird und an welchen Stellen es Verbesserungsbedarf gibt. 

Durch die App Auditmanagement werden Audits fĂŒr Sie zum Kinderspiel. Sie erstellen einen individuellen Auditkatalog, in dem Ihnen immer die Audis, die Sie fĂŒr Ihr Unternehmen zur Planung benötigen, zur VerfĂŒgung stehen.

Um ein Audit zu planen, wĂ€hlen Sie einfach ein Audit aus dem Auditkatalog aus, legen einen Termin fest und laden Sie die Teilnehmer direkt ĂŒber das qmBase Auditmanagement ein. Notwendige Unterlagen, wie z.B. Verfahrensanweisungen oder der Auditbericht werden direkt in dem Audit hinterlegt. Auch die Bewertung des Audits wird direkt im Audimanagement erfasst.

Dank definierter Wiederholungsintervalle erinnert das qmBase Auditmanagement Sie automatisch an die erneute DurchfĂŒhrung jedes Audits. Mit diesem regelmĂ€ĂŸigen Rhythmus zur Wiederholung von Audits schaffen Sie ganz einfach eine gelebte Auditkultur in Ihrem Unternehmen.

Da Sie nur von Audits profitieren können, wenn die entsprechenden Maßnahmen umgesetzt werden, können Sie das Audit direkt mit den notwendigen Maßnahmen aus der App Projekte & Maßnahmen verknĂŒpfen. 

Folgenden Dinge sollten Sie von Anfang an parallel umsetzen und dokumentieren:

  • VerbesserungsvorschlĂ€ge von Mitarbeitern dokumentieren, bewerten ggf. Maßnahmen zur umsetzen ableiten → HierfĂŒr nutzen Sie die App Projekte & Maßnahmen
  • Reklamationen und sonstige auftretende Fehler (NichtkonformitĂ€ten) dokumentieren, bewerten  → HierfĂŒr nutzen Sie das Reklamationsmanagement 
    • Fehlerursachen ermitteln und abstellen
    • PrĂŒfen, ob die Gefahr vergleichbarer Fehler besteht und ggf. Maßnahmen ableiten
  • Chancen und Risiken identifizieren, bewerten und ggf. Maßnahmen ableiten → HierfĂŒr nutzen Sie die App Risiken & Chancen 
    • Hierzu gehört alles was Einfluss auf die Ziele und Ergebnisse des   QualitĂ€tsmanagementsystems und mögliche Verbesserungen des Unternehmens hat. 
    • Bei der Suche nach Chancen und Risiken sollte das allgemeine Umfeld (sowohl rĂ€umlich als auch wirtschaftlich - Kontext der Organisation Kapitel 4), die Produktionsprozesse, sonstige UnternehmensablĂ€ufe und grundsĂ€tzlich alle potenziellen Fehlerquellen betrachtet werden.
  • Inventarisieren Sie Ihre produktionsrelevanten Maschinen, Anlagen, Werkzeuge etc. Stellen Sie einen zuverlĂ€ssigen Plan auf, dass alle InventargegenstĂ€nde regelmĂ€ĂŸig geprĂŒft, gewartet und kalibriert werden, sofern notwendig.  → HierfĂŒr nutzen Sie die App Instandhaltung
  • Wo immer notwendig mĂŒssen Maßnahmen abgeleitet werden → HierfĂŒr nutzen Sie die App Projekte & Maßnahmen
    • Sobald eine Handlung notwendig ist, um einen unerwĂŒnschten Zustand zu beenden oder einen gewĂŒnschten Zustand zu erreichen wird von der ISO die Umsetzung von Maßnahmen gefordert. 

Wenn Sie all diese Dinge erledigt haben, dann sollte Ihrer ISO 9001 Zertifizierung nichts mehr im Weg stehen. Bei vielen Anforderungen können Sie wahrscheinlich auch direkt auf bereits Bestehendes aufbauen. 

ISO-Fit in nur 6 Monaten, Sie schaffen das!

Sollten Sie Fragen zur ISO-Zertifizierung haben oder unsere Software gerne einmal kostenlos testen wollen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf oder vereinbaren Sie eine kostenlose Demo.

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