Kompetenzmanagement – Eine vernachlässigte Managementdisziplin

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Kompetenzmanagement (gelegentlich auch Skillmanagement) ist eine Managementdisziplin, die die Kompetenzen der Mitarbeiter eines Unternehmens erfasst, beschreibt, strukturiert und transparent macht.

Ein systematisches Kompetenzmanagement ist grundsätzlich wichtig, um die bestehende Wettbewerbsfähigkeit und die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens aufrecht zu erhalten. Die Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource eines jeden Unternehmens und sind maßgeblich entscheidend für den Erfolg oder den Misserfolg des Unternehmens.

Daher sollte die Abhängigkeit des Unternehmenserfolgs von den Mitarbeitern niemals unterschätzt werden. In vielen Unternehmen wird der Einsatz, die Qualität und die Verfügbarkeit von Ressourcen und Produktionsmitteln sehr genau überwacht und gesteuert. Über den Einsatz von Kapital und Rohstoffen gibt es in der Regel eine breite Datenbasis, um Kennzahlen zu ermitteln und Optimierungspotenzial abzuleiten.

Für die Entwicklung und Fortbildung der Mitarbeiter und deren Kompetenzen findet sich in vielen Unternehmen, insbesondere kleinen und mittleren, jedoch keine vergleichbare Datenbasis. Eine systematische Erfassung dieser Informationen ist aber von großer Bedeutung, um die Mitarbeiter und deren Kompetenzen effizient einsetzen, entwickeln und steuern zu können. Das Kompetenzmanagement ist daher trotz seiner Bedeutung eine in vielen Unternehmen vernachlässigte Managementdisziplin.

Unter Kompetenz wird dabei gemeinhin die Fähigkeit der Mitarbeiter verstandenen berufs- oder funktionstypische Aufgaben selbständig und eigenverantwortlich gemäß den Anforderungen zu erfüllen. Dabei beeinflussen im Wesentlichen drei Faktoren die Kompetenz:

Die theoretische Ausbildung, die praktische Erfahrung und die persönlichen Eigenschaften des Mitarbeiters.

Die theoretische Ausbildung beinhaltet dabei jede Form von theoretischer Schulung und Training und weiterführender beruflicher Qualifizierung. Die praktische Erfahrung basiert in der Regel auf der Umsetzung der theoretischen Ausbildung und trägt wohl am stärksten zu den Fähigkeiten eines Mitarbeiters bei. Die persönlichen Eigenschaften sind die Faktoren, die sich wenig bis gar nicht beeinflussen lassen.

Neben der Einsatzbereitschaft und der Lernwilligkeit beinhaltet dies auch das Talent des Mitarbeiters, also die angeborenen Fähigkeiten und Begabungen. Die persönlichen Eigenschaften haben einen ganz wesentlichen Einfluss, wie schnell ein Mitarbeiter sich neue Fähigkeiten und Kompetenzen aneignen kann.

Die Einführung eines Kompetenzmanagements ist immer eine strategische Entscheidung, die dazu dient, die notwendigen Mitarbeiterkompetenzen für die Realisierung der Unternehmensziele und eine nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten. Dazu muss das Kompetenzmanagement zum einen sicherstellen, dass vorhanden Kompetenzen ausgeschöpft und effizient genutzt werden. Dies beinhaltet auch einen effizienten Transfer von Fähigkeiten und Wissen innerhalb des Unternehmens. Zum andern muss das Kompetenzmanagement dafür Sorge tragen, dass fehlende Mitarbeiterkompetenzen durch das Unternehmen entwickelt, aufgebaut oder erworben werden.  Es ist also die Aufgabe des Kompetenzmanagements die Kompetenzen der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens aktiv zu lenken und zu steuern.

Es ist wichtig, dass das Kompetenzmanagement im Einklang steht mit der Unternehmensstrategie und den damit verbundenen Zielen. Nur wenn entsprechende Ziele bekannt sind und auf Anforderungen an die Mitarbeiterqualifikationen heruntergebrochen werden können, kann das Kompetenzmanagement zielorientiert handeln. Es ist also notwendig als Ziel einen entsprechenden Soll-Zustand zu ermitteln. Auf Basis dieses Soll-Zustandes müssen die einzelnen Unternehmenspositionen und Unternehmensfunktionen und die dafür notwendigen Kompetenz- und Anforderungsprofile definiert werden.

Nach der Definition des Soll-Zustandes ist es notwendig den Ist-Zustand zu ermitteln. Dafür müssen für alle Mitarbeiter die relevanten Kompetenzen erfasst und den Mitarbeitern die eindeutig definierten Arbeitsbereiche zugeordnet werde. Diese Informationen müssen fortlaufend gepflegt und aktualisiert werden. Auf dieser Basis können regelmäßig Soll/Ist-Analysen durchgeführt und notwendigen Maßnahmen zur Kompetenzgewinnung abgeleitet werden.

Das Kompetenzmanagement ermöglicht so eine strukturierte Analyse und gezielte Planung und Steuerung der Mitarbeiterkompetenzen und der Unternehmenskompetenzen insgesamt. Es wird die Möglichkeit geschaffen, den Kompetenzbedarf langfristig zu ermitteln und drohende Engpässe zu identifizieren. Gehen Mitarbeiter in den Ruhestand, kann durch das Kompetenzmanagement frühzeitig der drohende Kompetenzverlust ermittelt werden. So können rechtzeitig und gezielt die notwendigen Kompetenzen eines internen Nachfolgers aufgebaut oder ein neuer Mitarbeiter mit den notwendigen Kompetenzen gefunden werden.

Der initiale Aufwand für das Kompetenzmanagement kann durchaus eine anspruchsvolle und umfangreiche Aufgabe darstellen. Der dafür notwendige Aufwand lohnt sich aber nicht nur für das Kompetenzmanagement. Durch diese eindeutige Definition von Funktionen und Anforderungsprofilen gewinnt ein Unternehmen deutlich an Struktur und Transparenz. Ausformulierte Anforderungsprofile schaffen eine einheitliche Erwartungshaltung für Mitarbeiter und Vorgesetzte. So wird unternehmensintern deutlich mehr Verbindlichkeit geschaffen, die sich auch positiv auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirkt.

Ein systematisches Kompetenzmanagement ist insbesondere für die erfolgreiche Bewältigung von Veränderungsprozessen notwendig. Dabei ist es egal, ob es sich um die Einführung neuer Produktionsprozesse, neuer Software oder IT-Lösungen oder die Einführung von Managementsystemen, wie z.B. Qualitätsmanagementsystemen handelt.

Häufig werden die unterschiedlichen Kompetenzen der Mitarbeiter nicht differenziert betrachtet und die Mitarbeiter werden im Rahmen des Veränderungsprozesses nach dem Gießkannen-Prinzip geschult. So wurde formal zwar Wissen vermittelt, ohne jedoch auf individuelle Bedürfnisse zum Aufbau von Kompetenzen einzugehen. Dies führt zu Frustration bei fast allen beteiligten. Die Mitarbeiter sind trotz Schulung möglicherweise nach wie vor mit den anstehenden Veränderungen überfordert. Die Geschäftsführung ist unzufrieden mit der Leistung der Mitarbeiter und den Ergebnissen des Veränderungsprozesses und die Personalabteilung muss als Sündenbock für die Misere herhalten.

Im Rahmen von Veränderungsprozessen ist es notwendig schon frühzeitig die Anforderungs- und Kompetenzprofile für die einzelnen Arbeitsbereiche und Mitarbeiter zu definieren. So kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter rechtzeitig mit den notwendigen Kompetenzen auf die neuen Herausforderungen vorbereitete werden. Viele Veränderungsprozesse scheitern schlicht an der Ablehnung der Mitarbeiter. Diese Ablehnung entwickelt sich häufig aus einer Überforderung der Mitarbeiter oder einer fehlenden Integration in den Veränderungsprozess.

(Lesen Sie hier mehr über die Einführung von Qualitätsmanagementsystemen  oder die Umsetzung von Softwareimplementierungsprozessen.)

Mit einem systematischen Kompetenzmanagement kann zuverlässige ermittelt werden, welche Kompetenzen für den Veränderungsprozess notwendigen sind und inwiefern diesbezüglich Handlungsbedarf besteht.

Um ein Kompetenzmanagement erfolgreich und effizient aufzubauen ist eine enge Abstimmung zwischen der Geschäftsführung, der Personalabteilung und den Mitarbeitern erforderlich. Für die notwendige Akzeptanz der Mitarbeiter ist es sinnvoll die Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt in den Aufbau des Kompetenzmanagements einzubeziehen. Da der initiale Aufwand sehr umfangreich sein kann, ist es unbedingt erforderlich, dass die Geschäftsführung das Vorhaben aktiv unterstützt und die notwendigen Ressourcen bereitstellt:

1. Definition des Soll-Zustandes
   • Erstellung konkreter Stellenprofile für einzelne Aufgabenbereiche und Unternehmensfunktionen durch Vorgesetzte oder Abteilungsleitung.
   • Definition konkreter Kompetenz- und Anforderungsprofile für die einzelnen Stellenprofile.
   • Abgleich der Stellenprofile und der dazugehörigen Anforderungen mit der Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen.
   • Festschreibung und Veröffentlichung der Stellenprofile und der dazugehörigen Anforderungen.
2. Erfassung des Ist-Zustandes
   • Ermittlung und Bewertung der aktuellen Mitarbeiterkompetenzen in gemeinsamen Gesprächen von Mitarbeitern und Vorgesetzten.
3. Abgleich des Soll- und Ist-Zustandes:
   • Ermittlung des individuellen Qualifizierungsbedarfs des Mitarbeiters und der zukünftigen Mitarbeiterentwicklung auf Basis der definierten Stellenprofile.
   • Ermittlung des Kompetenzbedarfs, der nicht durch die bestehende Personaldecke gedeckt werden kann und Ableitung von Maßnahmen.
4. Einführung eines gelebten Kompetenzmanagements
   • Halbjährliche bis jährliche Überprüfung der Kompetenz- und Anforderungsprofile für die einzelnen Aufgabenbereiche und Unternehmensfunktionen.
   • Halbjährliche bis jährliche Wiederholung der Mitarbeitergespräche und der Durchführung des Soll-Ist-Abgleichs.

Je größer die Anzahl der Mitarbeiter über die ein Unternehmen verfügt, umso aufwendiger wird es, die Kompetenzen der Mitarbeiter zu verwalten. Systeme die auf Laufzetteln und Tabellenkalkulationen beruhen stoßen schnell an Ihre Grenzen und entwickeln sich zu einer unübersichtlichen Bürokratie. Das ist ineffizient, kostet Geld und wirkt sich demotivierend auf die involvierten Mitarbeiter aus. qmBase bietet daher die Kompetenzmanagementsoftware als Bestandteil der Qualitätsmanagement-Lösung an. Klicken Sie hier um mehr über die einfache Verwaltung von Mitarbeiterkompetenzen mit Hilfe eines Schulungsmanagements, einer Qualifikationsmatrix und Funktionsmatrix zu erfahren.