Vollständiger Leitfaden zur Mitarbeiterverwaltung von qmBase

Mitarbeiter verwalten, Stellenbeschreibungen aufbauen, Organigramme automatisch erstellen, Mitarbeiterqualifikationen organisieren, Anforderungsprofile definieren, Schulungsbedarf ableiten - alle diese Dinge sind mit qmBase problemlos möglich. Damit das erfolgreich gelingt müssen die notwendigen Informationen richtig miteinander in Beziehung gesetzt werden. In diesem Beitrag führen wir Sie durch die notwendigen qmBase Funktionen und Einstellungen.

Als Erstes gilt es die Mitarbeiter Ihres Unternehmens im System anzulegen. Um Ihre Unternehmensstruktur abzubilden, müssen Abteilungen und Positionen Ihres Unternehmens angelegt werden. Zur Vervollständigung der Stellenbeschreibungen werden die Positionen um die dazugehörigen Tätigkeitsfelder (Aufgaben) erweitert. Um die Stellenbeschreibung  zu einem vollständigen Anforderungsprofil auszubauen, werden einzelnen Aufgaben um die dafür notwendigen Qualifikationen ergänzt. Damit die Organigramme automatisch erstellt werden, müssen die hierarchischen Beziehungen zwischen den Positionen Ihres Unternehmens definiert werden. 

Die qmBase Apps Mitarbeiterverwaltung, Aufgaben & Qualifikationen und Schulungsmanagement (Schulungen & Qualifikationen) sind hierzu notwendig.

Übersicht:

Das Wichtigste zuerst - Mitarbeiter anlegen

Die Grundstruktur Ihres Unternehmens 1 - Abteilungen und Positionen anlegen

Die Grundstruktur Ihres Unternehmens 2 - Mitarbeitern Positionen zuordnen

Vervollständigung der Stellenbeschreibungen 1 - Aufgaben anlegen

Vervollständigung der Stellenbeschreibungen 2 - Aufgaben mit Positionen verknüpfen

Von der Stellenbeschreibung zum Anforderungsprofil 1 - Qualifikationen anlegen

Von der Stellenbeschreibung zum Anforderungsprofil 2 - Qualifikationen mit Aufgaben verknüpfen

Ist-Zustand der Mitarbeiterqualifikationen  - Mitarbeitern Qualifikationen zuordnen

Automatischer Soll-Ist Abgleich - Schulungsbedarf erkennen

Hierarchische Beziehungen beschreiben - Automatisch Organigramme erstellen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Mitarbeiter in qmBase anlegen können. Sie können diese einzeln in der App Mitarbeiter direkt über die Benutzeroberfläche anlegen oder im Administrator-Bereich über einen Import in großer Stückzahl direkt in Ihr qmBase System importieren.

Mitarbeiter in qmBase anlegen

Alternativ können die Mitarbeiter auch automatisch über eine Schnittstelle aus einem anderen IT-System in Ihr qmBase übertragen werden, zum Beispiel aus Ihrem ERP-System oder Ihrem Active Directory. Für weitere Informationen zu Schnittstellen sprechen Sie uns bitte an.

Jedem Mitarbeiter können eine oder mehrere Positionen zugeordnet werden. Aus dieser Zuordnung ergibt sich für den Mitarbeiter automatisch seine Stellenbeschreibung und sein Anforderungsprofil.

Die Abteilungen und Position werden in den Einstellungen zu der App Mitarbeiter angelegt. In den Einstellungen werden all die Konfigurationen vorgenommen die anschließend systemweit für die betroffenen Objekte (in diesem Fall die Mitarbeiter) zur Anwendung kommen können. 

Öffnen Sie Einstellungen legen Sie zunächst die Abteilungen Ihres Unternehmens an, zum Beispiel Vertrieb, Produktion, Personalabteilung Geschäftsführung.

Legen Sie danach in den einzelnen Abteilungen die dazugehörigen Positionen an. In der Abteilung Vertrieb könnte das zum Beispiel sein: Abteilungsleiter Vertrieb, Key Account Manager Senior, Key Account Manager Junior, Vertriebsassistent.

Abteilungen und Positionen erstellen

Jeder Abteilung und jeder Position kann ein Beschreibungstext beigefügt werden. Dieser Beschreibungstext wird automatisch Bestandteil der Stellenbeschreibung.

Beispiele für Abteilungen und Positionen:

• Geschäftsführung
• Geschäftsführer
• Vertrieb
• Abteilungsleiter
• Außendienst
• Einkauf
• Warenannahme
• Disponent
• Produktion
• Betriebsleiter
• Produktionsmitarbeiter
• Forschung und Entwicklung
• Abteilungsleiter
• Laborant

Die erstellten Positionen können jetzt den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet werden. Rufen Sie dazu einfach über die App Mitarbeiterverwaltung die Detailseite des jeweiligen Mitarbeiters auf. Auf der rechten Seite sehen Sie Verbindungsmöglichkeiten. Fügen Sie bei Zugeordnete Position die gewünschte Position hinzu.

Mitarbeitern Positionen zuordnen

Mit der verbundenen Position gelten für den Mitarbeiter auch die damit zusammenhängende Stellenbeschreibung und das Anforderungsprofil.

Aufgaben beschreiben die Tätigkeitsfelder der Mitarbeiter. Die Aufgaben werden in den Einstellungen zu der App Aufgaben & Qualifikationen erstellt. 

Um vollständige Stellenbeschreibungen für die einzelnen Positionen zu erhalten, werden die Aufgaben direkt den einzelnen Positionen zugeordnet. Dies erfolgt über die Positionen in den Einstellungen zu der App Mitarbeiter. 

Wenn Sie neue Aufgaben erstellen müssen Sie sich folgende Frage beantworten:

Womit beschäftigen sich Ihre Mitarbeiter und wie unterscheiden sich die einzelnen Positionen?

Im Vertrieb kann es zum Beispiel folgende Aufgabenfelder geben: Kundenakquisition, Bestandskundenpflege, Erstellung von Angeboten, Erstellung von Berichten, Erstellung von Verträgen, Erstellung von Vertriebsunterlagen, Umsatzprognose, Personalführung.

Aufgaben erstellen

Jeder Aufgabe kann eine Beschreibung beigefügt werden, die automatisch in die Stellenbeschreibung einfließen kann.  Aus den Abteilungen, Positionen und den zugehörigen Aufgaben mit den jeweiligen Beschreibungen ergeben sich vollständige Stellenbeschreibungen für die Positionen Ihres Unternehmens.

Beispiele für Aufgaben:

• Kundenakquisition
• Erstellung von Angeobten
• Personalplanung
• Erstellung von Verträgen
• Rechnungserstellung

Die Aufgaben werden direkt mit den Positionen verknüpft. Die Aufgaben werden damit direkt Teil der Stellenbeschreibung und des Anforderungsprofils der Mitarbeiter, denen diese Position zugeordnet ist.

Rufen Sie in den Einstellungen zu der App Mitarbeiter die Positionen auf. Wählen Sie die Position aus, der Sie Aufgaben zuordnen wollen. Scrollen Sie runter zu der Karte Aufgaben. Verknüpfen Sie über das + Symbol die gewünschten Aufgaben.

Positionen mit Aufgaben verknüpfen

Innerhalb einer Abteilung übernehmen die Mitarbeiter unterschiedlicher Positionen in der Regel nicht alle die gleichen Aufgaben. Unterschiedlichen Positionen werden also unterschiedlichen Aufgaben zugeordnet. Dem Abteilungsleiter Vertrieb werden z.B. die Aufgaben Personalführung und Umsatzprognose zugeordnet. Die Key Account Manager übernehmen die Aufgaben Bestandskundenpflege, Kundenakquisition, Erstellung von Verträgen. Der Vertriebsassistent hat die Aufgaben Erstellung von Angeboten, Erstellung von Berichten, Erstellung von Vertriebsunterlagen.

Qualifikationen beschreiben die Eignungen, Kompetenzen und Fähigkeiten, die für die Betriebsabläufe in Ihrem Unternehmen notwendig sind. Die Qualifikationen werden in den Einstellungen zu der App Aufgaben & Qualifikationen erstellt.  Entsprechend der obenstehenden Beispiele könnten zum Beispiel für die Aufgabe Erstellung von Berichten  folgende Qualifikationen notwendig sein: Softwarekenntnisse Microsoft Excel, Softwarekenntnisse Microsoft Word, Sprachkenntnisse Deutsch, Sprachkenntnisse Englisch

Qualifikationen erstellen

Für jede Qualifikation kann eine Laufzeit definiert werden. Die Laufzeit gibt an, wie lange eine Qualifikation gültig ist, bevor Sie erneuert werden muss. Ein Beispiel ist der betriebliche Ersthelfer. Die Qualifikation zum betrieblichen Ersthelfer muss alle zwei Jahre aufgefrischt werden, um von den Berufsgenossenschaften anerkannt zu werden. Zusätzlich kann eine Vorwarnfrist hinterlegt werden. Die Vorwarnfrist gibt an, mit welcher Vorlaufzeit qmBase automatisch auf eine auslaufende Qualifikation hinweist.

Die Qualifikationen dienen zum einen dazu die Stellenbeschreibungen, um die dafür notwendigen Anforderungen zu ergänzen.  Die dadurch geschaffenen Anforderungsprofile stellen den Soll-Zustand für die Mitarbeiterqualifikationen dar. Zum anderen können die Qualifikationen auch den Mitarbeitern selbst zugeordnet werden, um den Ist-Zustand der Mitarbeiterqualifikationen zu dokumentieren.

Beispiele für Qualifikationen:

• Softwarekenntnisse Excel
• Softwarekenntnisse ERP-System
• Führerschein Klasse B
• Kaufmännische Ausbildung

Die erstellten Qualifikationen werden jetzt direkt mit den entsprechenden Aufgaben verknüpft. Diese Zuordnung erfolgt über die Einstellungen zu der App Aufgaben & Qualifikationen entweder über die Qualifikation oder die Aufgabe. Wenn Sie Qualifikationen erstellen und  den Aufgaben zuordnen müssen Sie folgende Frage für sich beantworten:

Was müssen die Mitarbeiter können, damit sie erfolgreich in Ihren Aufgabenfeldern arbeiten können?

Aufgaben mit Qualifikationen verknüpfen

Wird einem Mitarbeiter eine Position zugeordnet, dann ergibt sich aus den damit verbundenen Aufgaben und Qualifikationen automatisch die Stellenbeschreibung so wie das Anforderungsprofil des Mitarbeiters. Die für den Mitarbeiter notwendigen Qualifikationen werden automatisch im Mitarbeiterprofil und in der Qualifikationsmatrix dargestellt

Um die tatsächlich vorhandenen Qualifikationen Ihre Mitarbeiter zu dokumentieren, weisen Sie den Mitarbeitern Ihre jeweiligen Qualifikationen zu. Dazu gibt es in der App Aufgaben & Qualifikationen es den Unterpunkt Qualifikationsbedarf. Dort gibt es für jeden Mitarbeiter ein Mitarbeiterprofil mit den vorhandenen und geforderten Qualifikationen. Dort können die vorhandenen Qualifikationen manuell erfasst werden (Ist-Zustand).

Mitarbeitern Qualifikationen zuordnen

Alternativ können Qualifikationen auch automatisch durch die Teilnahme von Schulungen (Schulungsmanagement) in die Mitarbeiterprofile geschrieben werden. Wird eine Schulung im Schulungsmanagement erstellt, können der Schulung Teilnehmer und zu erwerbende Qualifikationen hinzugefügt werden. Wird die Schulung abgeschlossen, können die Qualifikationen an die Teilnehmer übertragen und automatisch ins Mitarbeiterprofil geschrieben werden.

Es wurden nun sowohl Anforderungsprofile (Soll-Zustand) als auch  der tatsächliche Qualifikationsstand (Ist-Zustand) der Mitarbeiter erfasst. Es erfolgt nun ein automatischer Soll-Ist-Abgleich, der fehlende Qualifikationen und den damit notwendigen Schulungsbedarf aufzeigt.

Sowohl in den Mitarbeiterprofilen als auch in der Qualifikationsmatrix wird diese Diskrepanz zwischen Soll-Zustand  und dem Ist-Zustand dargestellt.

Um die Erstellung von Organigrammen zu automatisieren, müssen nur die hierarchischen Beziehungen zwischen den einzelnen Positionen beschrieben werden. In den Einstellungen zur Mitarbeiterverwaltung (App Mitarbeiter) ordnen Sie den einzelnen Positionen die ihnen hierarchisch untergeordnete Position zu. Auf diese Weise bilden Sie Ihr komplettes Unternehmen als Baumstruktur ab. Die Mitarbeiter werden anhand ihrer Position automatisch an der richtigen Stelle in das Organigramm eingetragen. Das Organigramm lässt sich über die App Mitarbeiter entweder für das gesamte Unternehmen oder nur für einzelne Abteilungen aufrufen.

Hierarchische Beziehungen herstellen, Organigramme automatisieren

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