Lessons Learned mit qmBase

Lessons Learned mit qmBase effizient erfassen

Lessons Learned bezeichnet die aus Projekten gewonnen Erkenntnisse und Erfahrungen, die als Empfehlungen für zukünftige Projekte dienen sollen. Die Dokumentation dieses Erfahrungswissens stellt damit eine Schnittstelle zwischen dem Projektmanagement und dem Wissensmanagement dar. Für eine erfolgreiche Umsetzung ist eine systematische und zugängliche Dokumentation Ihres Erfahrungswissens erforderlich. Wir zeigen Ihnen, wie Ihnen das mit qmBase gelingt.

Was haben wir aus dem letzten Projekt gelernt? Welchen Methoden und Prozessen haben Sie bewährt, was lief nicht so gut und wo lauern Fehlerquellen? Fast jedes Projekt führt zu neuen Erfahrungen, Erkenntnissen und Einsichten. Bei Lessons Learned geht es darum diese Erkenntnis systematisch zu dokumentieren, zu verdichten und den Mitarbeitern und Kollegen möglichst einfach zugänglich zu machen. So entsteht im Laufe der Zeit eine Wissensdatenbank von dem das ganze Unternehmen profitiert.

Was sind Lessons Learned?

Nach dem Abschluss eines Projektes oder auch bereits nach dem Erreichen wichtiger Meilensteine werden die Erkenntnisse und Erfahrungen dokumentiert, die sich in zukünftigen Projekten als nützlich erweisen können. Dabei können die in den Lessons Learned dokumentierten Erfahrungen sowohl positiv als auch negativ sein. Es ist genauso hilfreich die Vorgehensweisen und Verfahren zu dokumentieren, die sich bewährt haben, als auch die, die sich nicht bewährt haben. Das Ziel ist es, Erfahrungen und Erkenntnisse zu erhalten, Best Practices zu etablieren und die Wiederholung von Fehlern zu vermeiden.

Die Vorteile einer strukturierten Dokumentation von Lessons Learned liegen auf der Hand. Es stellt sich aber die Frage nach der Umsetzung. Wie kann die Dokumentation so gestaltet werden, dass die gewonnen Erkenntnisse für alle Mitarbeiter zugänglich und auffindbar sind?

Bereits in anderen Beiträgen haben wir beschrieben, wie Sie Ihr Wissensmanagement mit qmBase abbilden.

Wie dokumentiere ich Lessons Learned mit Custom Fields in qmBase

Custom Fields sind eine einfache Möglichkeit Ihr qmBase System an Ihre individuellen Anforderungen anzupassen.

Nutzen Sie die Custom Fields des Projekt- & Maßnahmenmanagement für die Doukumentations Ihres Erfahrungswissens. Öffnen Sie die Einstellungen zum Projekt- & Maßnahmenmanagement und rufen Sie den Menüpunkt Custom Fields auf. Erstellen Sie ein neues Custom Field mit dem Namen Lessons Learned. Wählen Sie den Typ Textbereich. Damit schaffen Sie ein neues Custom Field mit einem Textfeld zur Beschreibung Ihrer Projekterfahrung. 

Lessons Learned mit Software dokumentieren

Custom Field für Lessons Learned erstellen

Dieses neue Custom Field steht Ihnen jetzt bei jeder Maßnahme zur Verfügung. Wenn Sie also bei einer Maßnahme eine Erfahrung machen oder eine Erkenntnis gewinnen, die dokumentiert werden soll wählen Sie das Custom Field aus und beschreiben diese. So dokumentieren Sie für jede Maßnahme direkt die damit verbundene Lessons Learned. Alle dokumentierten Informationen und die dazugehörigen Maßnahmen sind auch direkt für die übrigen Mitarbeiter einsehbar. Mithilfe der Filterfunktion des Projekte- & Maßnahmenmanagement lassen sich alle Einträge durchsuchen und filtern um jeden Eintrag bei Bedarf aufzufinden.

Lessons Learned dokumentieren

Custom Field für Lessons Learned ausfüllen

So haben Sie superschnell eine strukturierte Dokumentation für Ihre Lessons Learned geschaffen. 

Die gewonnenen Erkenntnisse mit dem Wiki weiter verdichten

Im Laufe der Zeit sammeln Sie mit Ihren Lessons Learned viele wichtige Erkenntnisse. Es kommt der Zeitpunkt, zu dem es notwendige wird diese unterschiedlichen Informationen stärker zu aggregieren und zu verdichten. Die zahlreichen gewonnen Erfahrungen aus den unterschiedlichen Projekten und Maßnahmen sollten daher in einem einheitlichen Kompendium zusammengeführt werden. Das Wiki bietet Ihnen dazu die ideale Möglichkeit. Fassen Sie die Erkenntnisse aus den Lessons Learned thematisch in einzelnen Wiki-Einträgen zusammen. Um die ursprüngliche Quelle kenntlich zu machen verlinken Sie aus den Einträgen direkt auf die entsprechenden Maßnahmen. So bleibt immer erhalten, welche Mitarbeiter und Kollegen die Erkenntnisse ursprünglich gewonnen haben, falls doch noch mal Rückfragen auftreten.  

Vergeben Sie im Wiki passende Schlagworte, damit Sie bei jedem Eintrag direkt sehen worauf er sich bezieht und worum es geht, zum Beispiel:

Lessons Learned Projektmanagement

Lessons Learned im Wiki dokumentieren

Lessons Learned im Wiki weiter verdichten

Wenn Sie Ihr Wiki jetzt nach dem Schlagwort Lessons Learned filtern, wird Ihnen direkt Ihr vollständiges Nachschlagewerk mit allen wichtigen Erfahrungswerten dargestellt.

So einfach und so effizient kann Ihr Wissensmanagement sein! Es sind Fragen offen geblieben oder Sie wollen qmBase selbst testen? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf!

Falls Sie wissen wollen, was Sie sonst noch alles mit Custom Fields machen können: Klicken Sie hier!

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