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Mit Kanban den Workflow steuern

Die Methode Kanban wurde 1947 von dem Japaner Taiichi Ōno entwickelt, seinerzeit Produktionsleiter bei Toyota. Ziel war es, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, um einerseits mit der Konkurrenz mitzuhalten und andererseits dem Erwartungsdruck der Kunden gerecht zu werden. Ōno entwickelte neben Kanban unter anderem auch das Kaizen-Konzept und die Just-in-time-Produktion und gilt als Erfinder des Toyota-Produktionssystems. 

Die Ursprünge von Kanban

Aus dem japanischen übersetzt bedeutet Kanban Signalkarte. Das Konzept wurde ursprünglich entwickelt, um einen gleichmäßigen Produktionsflow zu gewährleisten, Lagerbestände zu reduzieren und die Durchlaufzeit gering zu halten.

Es ist die Umsetzung des sogenannten Pull-Prinzips. Hier wird ein Produkt erst dann produziert, wenn der Kunde bestellt oder die Bestände ein Minimum erreicht haben. Der Bestellvorgang ist der Anstoß für die Produktion. Ein Beispiel aus dem Alltag verdeutlicht dies: Wenn Sie in einem Café einen Cappuccino bestellen, wird dieser erst nach der Bestellung für Sie zubereitet. Das Angebot wird auf die Nachfrage angepasst, nicht anders herum.

Stop starting – start finishing

Heutzutage wird das Kanban-Konzept nicht nur in Produktionsstätten genutzt. Auch in der Softwareentwicklung oder im Projektmanagement wird das Konzept verwendet um den Workflow zu visualisieren und den Überblick über Aufgaben zu behalten. Man kann unterschiedliche Instrumente nutzen, um Kanban in seinem Unternehmen zu etablieren. 

Zum Beispiel kann man Whiteboards und Haftnotizen nutzen, um ein Kanban-Board zu erstellen. Auf den Haftnotizen werden die To-do’s aufgeschrieben und auf das Whiteboard geklebt. Hierzu unterteilt man das Whiteboard in mehrere Spalten. Üblicherweise handelt es sich hier um drei Spalten, die von links nach rechts mit den Begriffen „anstehend“, „in Arbeit“ und „abgeschlossen“ beschriftet werden.

Die Haftnotizen werden von den verantwortlichen Personen nach Beendigung eines Arbeitsschrittes von links nach rechts bewegt, um den aktuellen Stand zu visualisieren. So lassen sich alle Beteiligten auf den aktuellsten Stand bringen und Prozesse auf einen Blick erfassen. Das Kanban-Board kann als Unterstützung in Meetings eingebracht werden oder sie ersetzen, da alle Information auf einen Blick jederzeit ersichtlich sind. Ein Kanban Board ist eine gute Möglichkeit asynchrone Kommunikation zu fördern und mit Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, ohne sich gleichzeitig am selben Ort aufzuhalten.

Kanban fördern nicht nur asynchrone Kommunikation, sondern unterstützt sie dabei Transparenz im Unternehmen zu fördern. Die Mitarbeiter werden in Unternehmensabläufe integriert und sehen, wer gerade mit welcher Aufgabe beschäftigt ist und eventuell Hilfe benötigt.

Kanban mit qmBase

Whiteboards sind zwar eine gute Möglichkeit Kanban in Ihrem Unternehmen zum ersten Mal zu etablieren, aber einerseits lassen Sie sich leicht manipulieren und andererseits sind Sie nur für eine kleine Gruppe von Menschen direkt einsehbar. Wie aber gehen Sie vor, wenn Ihre Kollegen z.B. im Home-Office sind? Mit unserer App “Projekte und Maßnahmen” haben Sie die Möglichkeit für jedes Projekt automatisch ein eigenes Kanban-Board zu erstellen, um so einen besseren Überblick über die anstehenden Tätigkeiten zu erhalten. Hier können die anstehenden Maßnahmen ebenfalls drei Spalten zugeordnet werden, die sich am Bearbeitungsstand orientieren. Der Bearbeitungsstand lässt sich ändern, indem Sie die jeweilige Karte anklicken, und aus der Liste einen Bearbeitungsstand auswählen. 

Mit dem qmBase Maßnahmenmanagement werden Aufgaben, Verantwortlichkeit und Fristen klar definiert. Die Mitarbeiter werden automatisch über Ihre Aufgaben informiert. Wenn Sie auf den Link unter der verantwortlichen Person klicken, können Sie mehr Informationen zu dieser Maßnahme oder Aufgabe bekommen.

Das Maßnahmenmanagement unterstützt Sie bei der Steuerung von Aufgaben und der Führung Ihrer Mitarbeiter. Um Ihren Mitarbeitern den Kontext der Aufgabe näher zubringen, können Sie die Maßnahme direkt  den Unternehmenszielen, ReklamationenAudits, Chancen oder Risiken zuordnen.

Der Arbeitsfortschritt wird direkt transparent im System erfasst. Das qmBase Maßnahmenmanagement fördert somit die asynchrone Kommunikation und schafft die Voraussetzung für effizientes Arbeiten.

Die Software von qmBase ist darüber hinaus weltweit von jedem internetfähigen Gerät erreichbar, bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine einfache Benutzeroberfläche und erinnert Sie automatisch daran Fristen für Aufgaben einzuhalten. 

Haben Sie Interesse die qmBase Software auszuprobieren und sich selbst von den Apps zu überzeugen? Dann fordern Sie hier Ihren kostenlosen Testzugang an. Sollten Sie darüber hinaus ein Webinar mit uns vereinbaren wollen, dann nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf. 

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