Mubea optimiert mit qmBase die Mitarbeiterbeteiligung am Mubea Ideenmanagement

Mubea (Muhr und Bender KG) schätzt die Kompetenzen und Fähigkeiten der eigenen Mitarbeiter und nutzt diese sehr erfolgreich für die kontinuierliche Verbesserung der Unternehmensprozesse. Dazu betreibt und fördert Mubea bereits seit Jahren sehr engagiert ein internes Ideenmanagement. Durch eine unvollständige Digitalisierung des Ideenmanagements wurden jedoch nicht alle Mitarbeiter gleichermaßen für das Ideenmangement  begeistert. Um das Ideenmanagement in Zukunft noch erfolgreicher zu gestalten, führt Mubea zusammen mit  qmBase eine Software-Lösung ein.

Mubea vertritt die Philosophie, dass der Erfolg eines Unternehmens wesentlich durch die Leistung der Mitarbeiter bestimmt wird. Aus diesem Grund nimmt das Ideenmanagement eine wichtige Rolle im  Unternehmen ein. Die Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter werden bei Mubea so ernst genommen, dass auch in der Geschäftsführung die Beteiligung der Mitarbeiter am Ideenmanagement und die Qualität der Ideen sehr genau verfolgt wird.

Mubea verfolgt mit dem Ideenmanagement das ehrgeizige Ziel, im Durchschnitt eine Idee pro Mitarbeiter und Jahr zu erhalten. Bei weltweit mehr als 12.000 Mitarbeitern führt dies zu einem enormen Aufwand. Jedes Jahr müssen mehrere Tausend Verbesserungsvorschläge gesammelt, gelesen, bewertet und umgesetzt werden. Zusätzlich muss bei den Mitarbeitern kontinuierlich die Motivation aufrechterhalten werden, sich fortlaufend an diesem Prozess zu beteiligen.

Der notwendige Aufwand lohnt sich dabei sowohl für Mubea, als auch für die einzelnen Mitarbeiter. Mubea schafft es, das Know-How der Mitarbeiter effizient zu nutzen und in eine kontinuierliche Verbesserung der Unternehmensprozesse umzusetzen. Durch die daraus resultierenden Prozessverbesserungen realisiert Mubea jedes Jahr Einsparungen von mehreren Millionen Euro. Für die Mitarbeiter selbst lohnt sich die Beteiligung an dem Ideenmanagement ebenfalls. Jeder Mitarbeiter wird an den Einsparungen durch seinen Verbesserungsvorschlag finanziell beteiligt. Auszahlungen von vier- bis fünfstelligen Beträgen an einzelne Mitarbeit sind dabei keine Seltenheit. Wenn ein sinnvoller Verbesserungsvorschlag nicht umgesetzt werden kann, erhält der Mitarbeiter trotzdem eine Anerkennungsprämie für seine Beteiligung  am Mubea Ideenmanagement.

Trotz des sehr fortschrittlichen und umfangreichen Ideenmanagements stand Mubea in der Vergangenheit vor zwei wesentlichen Herausforderungen:

Zum einen hatte Mubea in der Vergangenheit Schwierigkeiten, das ehrgeizige Ziel von durchschnittlich einem Verbesserungsvorschlag pro Jahr und Mitarbeiter besonders in den administrativen Bereichen regelmäßig zu erreichen. Die Beteiligung der Mitarbeiter in den Bereichen der Produktion und Fertigung war immer sehr hoch. In den administrativen Unternehmensbereichen konnten jedoch in der Vergangenheit nicht ausreichend Ideen generiert werden.

Zum anderen war das Ideenmanagement bei Mubea noch nicht ausreichend digitalisiert. Für jeden Verbesserungsvorschlag musste aus dem Intranet ein Formblatt heruntergeladen, ausgefüllt, ausgedruckt und unterschrieben werden. Anschließend wurde das Formblatt zur weiteren Bearbeitung an den Vorgesetzten weitergegeben. Dieser hat den Verbesserungsvorschlag danach zur Prüfung an die Mitarbeiter des Ideenmanagements weitergeleitet. Dort wurde das Formblatt gescannt, die Idee geprüft und weiterbearbeitet. Die Bearbeitungsdauer soll 90 Tage nicht überschreiten.

Insbesondere in den administrativen Arbeitsbereichen stellt der Umgang und die Weitergabe von physischen Formblättern einen Medienbruch dar. Dieser Medienbruch unterbindet einen einfachen und intuitiven Zugang zum Ideenmanagement und stellt somit eine Hürde für die Beteiligung der Mitarbeiter am Ideenmanagement dar. Ein weiteres Problem der unvollständigen Digitalisierung ist die fehlende Transparenz. Nachdem der Verbesserungsvorschlag bei dem Vorgesetzten eingereicht wurde, hat es oft mehrere Wochen gedauert bis der Mitarbeiter eine erste Rückmeldung über eine mögliche Umsetzung seiner Idee erhalten hat. Die langen Bearbeitungszeiten, das fehlende direkte Feedback und die fehlende Transparenz über den Bearbeitungsstand reduziert die Motivation der Mitarbeiter zur aktiven Beteiligung deutlich.

Um die Probleme des Ideenmanagements zu lösen und das Ideenmanagement stärker zu digitalisieren, hat Mubea die webbasierte Lösung von qmBase eingeführt. Mit qmBase entfällt der oben beschriebene Medienbruch. Jeder Mitarbeiter kann über den Browser jedes internetfähigen Endgeräts jederzeit seine Verbesserungsvorschläge einreichen. Der Download eines Formblatts, das physisch weitergegeben werden muss, entfällt. Ist eine Idee eingereicht, wird Sie durch die Mitarbeiter des Ideenmanagements bearbeitet. Dabei durchläuft die Idee einen Prozess zur Freigabe, Prüfung und Bewertung. Mit Hilfe dieses Prozesses können Ideen insgesamt deutlich schneller bearbeitet werden. Häufig können Mitarbeiter bereits nach wenigen Stunden ein erstes Feedback erhalten. Für den Mitarbeiter ist es jederzeit transparent nachvollziehbar, an welchem Punkt dieses Prozesses sich seine Idee befindet.

Durch diesen Ablauf gewinnt das gesamte Ideenmanagement deutlich an Effizienz. Durch die einfache Anwendung und den Wegfall des Medienbruchs werden die Hürden zur Beteiligung abgebaut. Es können signifikant mehr Ideen generiert werden als zuvor, insbesondere in den administrativen Arbeitsbereichen konnte eine starke Zunahme der Beteiligung verzeichnet werden.

Ergänzend bietet das Ideenmanagement von qmBase auch zu jedem Zeitpunkt automatisierte Auswertungen und Kennzahlen. Mit qmBase ist der Grad der Zielerreichung jederzeit und ohne zusätzlichen Aufwand verfügbar.

Vor der Einführung wurde das qmBase Ideenmanagement in einem begrenzten Unternehmensbereich als Testprojekt erprobt. Die für den Test gesetzten Ziele wurde zu 250% Prozent erreicht. Anschließend wurde das qmBase Ideenmanagement am Hauptsitz in Attendorn eingeführt und steht seitdem fast 1000 Mitarbeitern zur Verfügung

Auch im Anschluss an die Testphase konnte qmBase die Erwartungshaltung erfüllen und hat seitdem dazu beigetragen viele hundert Ideen zu generieren. Dank der standortunabhängigen Verfügbarkeit können die Mitarbeiter das Tool Ideenmanagement von qmBase auch unterwegs nutzen. Die Zugriffsstatistiken haben schnell gezeigt, dass viele Mitarbeiter auch auf ihren Dienstreisen weltweit auf ihr qmBase Ideenmanagement zugreifen.

Nach der erfolgreichen Einführung ist es jetzt das gemeinsame Ziel, die qmBase Ideenmanagement Software an weiteren Standorten von Mubea einzuführen.

 
• Einführung der qmBase Ideenmanagement Software mit intuitiver Bedienbarkeit - Bisher musste bei Mubea keine einzige Mitarbeiterschulung durchgeführt werden
• Es werden deutlich mehr Ideen im administrativen Bereich generiert als in der Vergangenheit
• Die Bearbeitungszeit von Verbesserungsvorschlägen konnte deutlich optimiert werden
• Die Mitarbeiter bekommen deutlich schneller Rückmeldungen zu Ihren Verbesserungsvorschlägen, eine erste Reaktion gibt es oft bereits innerhalb weniger Stunden
• Intensive Nutzung der standortunabhängigen Zugriffsmöglichkeiten auf Dienstreisen
• Es sind zu jedem Zeitpunkt Live-Auswertungen zur Zielerreichung verfügbar, auch außerhalb der üblichen Reporting-Intervalle
• Ausblick und nächste Schritte: Einführung des qmBase Ideenmanagements an weiteren   Standorten