Dieser Artikel ist ein Gastbeitrag von der Unternehmensberatung Axel Schröder Bayreuth.
Mehrere Projekte gleichzeitig und mit der gleichen Effizienz und Sorgfalt betreuen, geht das überhaupt? Sicherlich! Unternehmen führen überwiegend mehrere Projekte gleichzeitig aus. Leider ist es aber regelmäßig der Fall, dass Unternehmer Aufträge nicht ablehnen möchten, diese dann aber nicht so betreuen, wie es erforderlich wäre, was zum Ärgernis von Auftraggeber und Auftragnehmer führt. Diese Problematik tritt leider nur zu oft in handwerklichen Betrieben auf.
Wir zeigen Ihnen heute in diesem Beitrag, wie Sie mehrere Projekte mit der gleichen Sorgfalt ausführen – das Multiprojektmanagement.
Definition und Eigenschaften
Multiprojektmanagement wird wie folgt definiert: „organisatorischer und prozessualer Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte.“ (DIN, 2013) Multiprojektmanagement, kurz MPM, umfasst die Planung, Überwachung, Koordination und Steuerung von Projekten.
Die Aufgaben des Multiprojektmanagements sind in strategische und operative Aufgaben untergliedert. Zu den strategischen zählt die Projektzusammenstellung, sprich die Auswahl der Projekte. Dabei werden diese auf Attraktivität, Risiko, verfügbare Ressourcen und Umsatzerwartung bzw. Nutzen geprüft und nach Priorität geordnet. Die Management-Aufgaben, Zeit- und Kapazitätsplanungen, die Durchführung eines einheitlichen Qualitätsmanagements, Berichterstattung, sowie Lösung von Konflikten, betreffend Ressourcen und zeitliche Engpässe gehören zu den operativen Aufgaben. (Seidl, 2011; Rietsch 2019) Die Aufgaben lassen sich in drei Phasen untergliedern:
1. Aufnahmephase: Hier werden eingehende Aufträge bewertet und geprüft. Dabei sollen vor Allem mögliche Konflikte mit anderen Projekten erkannt werden. Die Projekte werden anschließend priorisiert und bei der Portfolioplanung berücksichtigt.
2. Führungsphase: Hier wird das eben zusammengestellte Portfolio aus möglichen Aufträgen geplant. Budgets, Termine, benötigte Ressourcen, Risiken und weitere Kriterien werden erfasst und gesteuert.
3. Abschlussphase: In dieser Phase werden die Projekte umgesetzt und die Ergebnisse kritisch bewertet.
Dramatisch weniger Excel?
Echte Automatisierung?
Super einfache ISO-Audits?
Einflussfaktoren auf das MPM
Die Einflussfaktoren auf das Multiprojektmanagement werden wir in drei Teile gliedern. Hierbei handelt es sich um die Weiterbildung, Störfaktoren und die Effizienzgrenze. (Seidl, 2011)
1. Weiterbildung:
Durch Seminare oder Workshops wird der Horizont und das Wissen von Ihnen beziehungsweise Ihren Mitarbeitern erweitert oder vertieft. Die stetige Veränderung der Umweltbedingungen und neue technologische Fortschritte erfordern die stetige Weiterentwicklung. So sind Sie und Ihr Team auf dem neuesten Stand und können kontinuierlich an Ihrem Unternehmen arbeiten. Durch die Fortbildung werden beispielsweise Informationen besser ausgewertet und umgewandelt. Die Entscheidungen der Führungskräfte basieren dann auf einem neuen Stand. Die Folge ist eine effiziente Planung und Koordination Ihrer Projekte.
2. Störfaktoren:
Störfaktoren gibt es viele. Technisches, Ressourcen, externe Risiken oder die Entscheidungsfindung, um hier nur ein paar zu nennen. Einige dieser Faktoren können durch das richtige Risikomanagement abgesichert oder sogar eliminiert werden.
Um das Verständnis für die Störfaktoren besser greifbar zu machen wird als Beispiel der Störfaktor „Änderungsmanagement“ herbei genommen. Kommt es oft zu Änderungen an Projekten, wirft dies die gesamte Projektplanung über den Haufen. Wurden nicht genügend Pufferzeiten eingeplant, wirkt sich diese Projektänderung auf die gesamte Planung aus und verschiebt den Zeitplan ungemein.
Einen anderen Störfaktor stellen die externen Faktoren dar. Diese können nicht vom Unternehmen gesteuert oder beeinflusst werden. Nehmen wir die Corona-Krise als Beispiel. Ein Virus, dessen Verlauf und Ausbreitung sie nicht aktiv beeinflussen konnten und welches sicherlich an Ihrem Unternehmen nicht spurlos vorbeigeht.
3. Effizienzgrenze:
Alle Prozesse und Maßnahmen in einem Unternehmen haben eine bestimmte Grenze, bis zu welcher diese effizient arbeiten. Wird die Grenze überschritten, sinkt die Effizienz enorm. Dann sind Arbeit und Resultat nicht mehr im Gleichgewicht zueinander.
Nehmen wir die Fertigungszeit einer Schraube als Beispiel heran und sehen die Herstellung als unser Projekt an. Normalerweise beträgt die Herstellungszeit von 1000 Schrauben 3 Stunden. Nun kümmern sich Ihre Mitarbeiter aber nicht allein um die Herstellung von Schrauben, sondern auch um die Fertigung von Muttern, Nägeln und Dübeln. Ihr Mitarbeiter hat also viele Projekte gleichzeitig zu betreuen, und hier liegt bereits das Problem. Durch die Betreuung verschiedenster Projekte verlängert sich die Fertigungszeit der Schrauben. Diese liegt jetzt bei 4 Stunden. Da Sie nur für die Menge an produzierten Schrauben bezahlt werden und nicht für die benötigte Zeit, stehen Aufwand und erzielter Gewinn nicht mehr in einem guten Verhältnis zueinander. Die Effizienzgrenze wurde somit überschritten. Hätten Sie stattdessen nur 2 Projekte gleichzeitig, sprich Schrauben und Muttern, gefertigt, wäre Ihre Bearbeitungszeit womöglich nicht so stark angestiegen und die Effizienzgrenze wäre nicht überschritten worden.
Die Effizienzgrenze kann durch gezieltes Schulen Ihrer Mitarbeiter und der Dokumentation des Zeitmanagements erhöht werden. Doch auch dies nur in einem bestimmten Maße. Wichtig ist hier, dass die Aufgabenprioritäten immer deutlich erkennbar sind und alle nötigen Informationen zu den Projekten vorliegen. Dies ermöglicht es die Zeit für jedes Projekt optimal einzuteilen.
Herausforderungen
Wie eventuell schon angeklungen ist, liegt die Herausforderungen beim Multiprojektmanagement die richtigen Projekte auszuwählen beziehungsweise die Projekte zu koordinieren. Dabei müssen die Projekte so miteinander verbunden werden, dass die Ressourcen optimal aufgeteilt werden. Dies betrifft auch das Zeitmanagement. Allerdings zieht dies einen sehr hohen Koordinations- und Steuerungsaufwand nach sich. Wichtig ist zudem zu jeder Zeit einen Überblick über die laufenden Projekte zu wahren, um nicht den Fokus zu verlieren. Wenn Projekte miteinander verknüpft sind, stellt auch dies eine weitere komplexe Koordinationsaufgaben dar.
Fazit
Mit der richtigen Planung Ihrer Projekte gelingt Ihnen bei jedem Auftrag ein erfolgreicher Abschluss. Wichtig ist vor allem die Abstimmung mit Ihren Mitarbeitern und Pufferzeiten einzuplanen. So sind Sie gegen aufkommende Schwierigkeiten vorerst abgesichert ohne, dass dies den gesamten Zeitplan gefährdet.
Über den Autor
Name: Axel Schröder
Position: Inhaber der Unternehmensberatung Axel Schröder
Beschreibung:
Ich bin Inhaber und Gründer der Unternehmensberatung Axel Schröder und berate kleine und mittelständische Unternehmen in jeglichen Lebenslagen. Von der Gründung, über die Optimierung des Betriebs bis hin zu Nachfolgeregelung und Übernahme biete ich meine Unterstützung an. Ob im Prozessmanagement, Risikomanagement, im Mitarbeiterumgang oder anderen Themen helfe ich Ihnen gerne mit meinem Team die passende Lösung für Ihr Problem zu finden.
Unternehmen
Adresse:
Axel Schröder Unternehmensberatung
Wolfsbacher Straße 22
95448 Bayreuth
Homepage: https://axel-schroeder.de/ Tel.: 0176/20809943 E-Mail: beratung@axel-schroeder.de
Soziale Netzwerke:
Share this Post