Eine Einführung in das Projektmanagement

Bisher wurde das Thema Projektmanagement von uns als selbsterklärend und selbstverständlich angesehen. Wir haben unsere App Projekte und Maßnahmen und Tools wie Kanban vorgestellt, ohne wirklich darüber zu erläutern, was es mit dem Projektmanagement auf sich hat. Aber warum sollte Projektmanagement geläufiger sein als Risikomanagement oder Qualitätsmanagement? In diesem Artikel möchten wir Ihnen einen Überblick über das große Themenfeld Projektmanagement geben. 

Wie genau unterscheidet sich ein Projekt von einer Aufgabe? Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert den Begriff Projekt wie folgt: 

“Ein Projekt ist eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement (PM) erfordert.”

Dies lässt sich am Beispiel des Hausbaues veranschaulichen.  

Das Haus soll in einer bestimmten Zeit fertiggestellt werden, ist relativ komplex und mit einem gewissen Risiko verbunden und wenn man annimmt, dass man nur einmal im Leben ein Haus baut, auch relativ innovativ. 

Projekte sind in allen gängigen Branchen vertreten, es gibt Projekte zur Produktentwicklung, Logistikprojekte, Marketingprojekte, Forschungsprojekte etc. Um bei diesen Projekten zu einem zufriedenstellenden Ergebnis zu kommen, benötigt man ein Projektmanagement. 

Das Projektmanagement sorgt dafür, dass die geplanten Projekte erfolgreich in die Tat umgesetzt werden. Da bei einem Projekt viele unterschiedliche Aspekte aufeinander treffen, geht es beim Projektmanagement auch darum die verschiedenen Anforderungen und Erwartungen zu realisieren. Das sogenannte magische Dreieck visualisiert, welche Faktoren beim Projektmanagement berücksichtigt werden müssen:

Magisches Dreieck in der Projektsteuerung

Als Stakeholder wird jemand bezeichnet, der berechtigtes Interesse an dem Verlauf eines Projektes hat. Es gibt sowohl interne Stakeholder wie Mitarbeiter, Eigentümer oder Manager und externe Stakeholder wie Lieferanten, Kunden, Gläubiger, der Staat etc. Um die Erwartungen der Stakeholder einzuschätzen, wird eine Projektumfeldanalyse im Vorfeld durchgeführt. 

Die unterschiedlichen Erwartungen der Stakeholder können miteinander konkurrieren. Am Beispiel des Hausbaues könnten sich folgende Szenarien entwickeln: 

Der Termin für die Fertigstellung muss vorgezogen werden, daher muss mehr Personal eingestellt werden, was zu einer Erhöhung der Kosten führt. 

Das Haus soll möglichst barrierefrei eingerichtet werden. Der Bau eines Aufzugs führt zum Anstieg der Kosten und des Zeitaufwands. 

Der Projektmanager hat die Aufgabe, das Projekt so zu steuern, dass es nicht zu starken Interessenkonflikten bzw. Ressourcenkonflikten  kommt. 

Viele Projektmanagementansätze stellen die Bedeutung des festgelegten Zieles in den Vordergrund. Das Ziel hat dabei folgende Funktionen: 

• Es legt fest, warum ein Projekt durchgeführt werden soll und ist die Antwort auf die Frage: Was soll erreicht werden? 
• Das Ziel sorgt dafür, dass alle beteiligten Personen auf dem gleichen Stand sind und sich einig sind, was erreicht werden soll. 
• Die Zielerreichung wird als Anreiz bzw. als Motivation genutzt, ist aber gleichzeitig die Grundlage für verschiedene Entscheidungen, die während des Projekts getroffen werden müssen 
• Ein festgelegtes Ziel erleichtert die Kommunikation nach außen z.B. für Marketingzwecke 

Mit unserem Zielmanagement können Sie Ihre Ziele unkompliziert und SMART abbilden. Klicken Sie hier um mehr zu erfahren.  

Will man sein Projektmanagement zertifizieren lassen, hat man einige Anbieter zur Auswahl. Laut dem Projektmanagementmagazin haben sich in den letzten Jahren drei Anbieter durchgesetzt. 

• International Project Management Association, kurz IPMA (in Deutschland GMP)
• Project Management Institute, kurz PMI 
• Projects in Controlled Environments kurz PRINCE2 

Neben den Marktführern gibt es weitere Normen bzw. Konzepte wie zum Beispiel das von der Europäischen Union angebotene Zertifizierungssystem PM² (P-M-squared) oder die ISO-Norm ISO 21500 „Leitfaden zum Projektmanagement“. Die Zertifikate der einzelnen Anbieter sind gestaffelt und bauen aufeinander auf. Die Gültigkeit liegt je nach Anbieter zwischen 3 und 5 Jahren. 

Warum sind Normen im Projektmanagement notwendig? Zum einen, weil durch eine universelle Fachsprache und Fachbegriffe, Missverständnisse vermieden werden sollen. Darüber hinaus können sich Unternehmen und Projektmanager durch ein Zertifikat Ihre Kompetenzen bescheinigen lassen und dadurch einen Wettbewerbsvorteil erlangen. 

Grundsätzlich werden PM-Handbücher oder normenspezifische Konzepte als Basis für die Zertifizierung genutzt. Das PMI bringt zum Beispiel den PMBOK Guide heraus. Die 2012 erschienene ISO 21500 baut unter anderem auf dem PMBOK Guide auf. 

Bei der IPMA werden neben den fachlichen Kenntnissen auch die persönliche Eignung für den Beruf des Projektmanagers geprüft. 

Einige der gängigsten Projektmanagementmethoden haben wir auf unserem Blog bereits vorgestellt, klicken Sie auf die entsprechende Methode um mehr zu erfahren.

Kanban: Das Kanban kann man sich als interaktive To-do-Liste vorstellen. Man ordnet Aufgaben und Termine, entweder analog mit Post-its oder digital mit qmBase, verschiedenen Stadien (Anstehend, in Arbeit und abgeschlossen) zu. Dabei geht man nach dem Pull-Prinzip vor, erst wenn eine Sache erledigt ist, rückt eine andere Aufgabe an ihre Position und kann erledigt werden. 

Scrum: Der Original-Scrum-Guide wurde 1993 von Jeff Sutherland und Ken Schwaber formuliert. Die Methode Scrum wurde anfangs ebenfalls in der Softwareentwicklung genutzt, hat aber mittlerweile in unterschiedlichen Unternehmensbereichen, so auch im Projektmanagement Einzug gefunden. Die Methode sieht vor, dass interdisziplinäre Teams zwar eine Zielvorgabe bekommen, die Umsetzung jedoch selbst bestimmen. In diesem Video der TÜV Süd AG wird der Nutzen von Scrum für das Projektmanagement anschaulich erklärt. 

Gantt-Diagram: Das Gantt-Diagramm dient dazu, einzelne Aufgaben bzw. Schritte eines Projekts in Zusammenhang mit der (geschätzten) Dauer zu visualisieren. So kann allen Beteiligten und Stakeholdern veranschaulicht werden, was zu tun ist, wie viel Zeit dafür einkalkuliert wird und wann mit dem Abschluss des Projekts zu rechnen ist. 

Neben diesen Methoden können auch Methoden von Bedeutung sein, die für einzelne Schritte der Projektrealisierung genutzt werden. Die FMEA-Analyse (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse), die ABC-Analyse (Priorisierung) und die SWOT-Analyse (Risikobewertung) sind nur einige davon. Die erwähnten Methoden haben wir bereits auf unserem Blog thematisiert und bieten Ihnen zu den jeweiligen Themen kostenlose Excel-Vorlagen an. Klicken Sie einfach auf den Link zur entsprechenden Methode. Dort erfahren Sie mehr über die Methode und können sich die kostenlose Vorlage herunterladen. 

Mit der qmBase App Projekte und Maßnahmen bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Mitarbeiter aktiv in das Projektmanagement einzubeziehen. Die App erleichtert Ihnen die Organisation der einzelnen Aufgaben, macht Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Aufgaben sichtbar und informiert Sie uns Ihre Mitarbeiter über Fristen und Verantwortlichkeiten. Der Arbeitsfortschritt eines Projekts wird visualisiert und innerhalb der Software ausgewertet und automatisch  für Ihr Managementsystem dokumentiert. Um mehr über die App und die Software im Allgemeinen zu erfahren, klicken Sie hier. 

Quellen:

Helmut Zell, 2018,  Projektmanagement: - lernen, lehren und für die Praxis

Marcus Schulz, 2019, Projektmanagement: Zielgerichtet. Effizient. Klar.