qmBase QR-Code erstellen mit Excel und Serienbrief, Instandhaltung, Digitalisierung, Smart Maintenance, Maintenance Management

QR-Code Etiketten für Ihre Inventargegenstände

Nachdem Sie Ihr Inventar in qmBase erfasst haben, stellt sich die Frage, wie Sie es schaffen möglichst einfach und nahtlos Prüfungen zu erfassen. Ein Ansatz hierfür ist das Erstellen von Etiketten mit einem QR-Code, sodass Sie Prüfungen einfach mit Ihrem Smartphone oder Tablet erfassen können. Mit dieser Anleitung wollen wir Sie einen Schritt weiter zur Smart Maintenance, der digitalen Instandhaltung bringen. Wie Sie das in drei einfach Schritten schaffen, stellen wir Ihnen hier vor.

QR Code Etiketten erstellen zur einfachen digitalen Erfassung von Prüfungen

Was benötigen Sie?

qmBase, Excel, Word, vorgefertigte Etiketten und einen Drucker.


So gehen Sie vor:

  1. Exportieren Sie die Gegenstände, die Sie etikettieren möchten
  2. Nutzen Sie unsere Excel Vorlage, um die Links zu erzeugen
  3. Drucken Sie Ihre Etiketten als Serienbrief
  4. Etikettieren Sie Ihre Gegenstände

Exportieren Sie die Gegenstände

Wählen Sie die Gegenstände aus, die Sie etikettieren möchten. Anschließend können Sie diese Gegenstände aus qmBase exportieren. Sie können hierfür die Suchzeile Ihrer Inventargegenstände nutzen, oder nach Inventarkategorien oder dem Verantwortlichen filtern, um die benötigten Gegenstände zu erhalten. Anschließend klicken Sie auf die erweiterten Tabellenoptionen (drei Punkte vor grauem Hintergrund) und exportieren die Tabelle als CSV-Datei. 

Laden Sie sich hier die Excel-Datei herunter.

Nutzen Sie unsere Excel Vorlage zur Erzeugung der Links

In unserer Vorlage müssen Sie folgende Spalten ausfüllen.

  • Anzeigename: Lesbarer Text, der zusätzlich zum QR Code angezeigt wird
  • Id: qmBase Identifikationsnummer des Gegenstands
  • HostName: Name Ihrer qmBase Instanz z.B. https://meineFirma.qmbase.com
  • Path: Unverändert lassen

Drucken Sie die Etiketten als Serienbrief

Wenn Sie Tabelle aus dem vorherigen Schritt erstellt und Ihre Änderungen abgespeichert haben, können Sie sich hier den Serienbrief als Vorlage herunterladen. Achtung: Word meldet beim Öffnen der Datei einen beschädigten Datensatz. Dies kann aber durch einen Klick auf Wiederherstellen behoben werden.

Laden Sie sich hier die Word-Datei herunter.

Für Ihren eigenen Serienbrief können Sie folgende Feldfunktionen verwenden:

  • QR Code: DISPLAYBARCODE MERGEFIELD Url QR \q 3 \s 5
  • Anzeigename: MERGEFIELD Anzeigename

In unsere Vorlage verwenden wir Etiketten der Größe 45x45mm. Diese Größe reicht in der Regel aus, damit die Etiketten problemlos von Ihrer Kamera erkannt werden können. Für andere Größen und Etiketten Formen können Sie entweder unsere Vorlage anpassen oder mit dem Word Serienbrief Assistenten mit wenigen Klicks Ihre eigene Vorlage designen. Mehr Informationen zur Erstellungen von Serienbriefen finden Sie hier.

Etikettieren Sie Ihre Gegenstände

Die Etiketten können jetzt mit der Serienbrief Funktion von Word gedruckt werden und auf Ihren Inventargegenständen verteilt werden. Danach können Sie die Etiketten einfach einscannen und sofort Prüfungen und Prüfdaten erfassen. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern fördern auch die Digitalisierung Ihres Unternehmens. 

QR-Codes mit qmBase erstellen - ein Praxisbeispiel

Um Ihnen den Prozess zu verdeutlichen haben wir ein Praxisbeispiel für Sie vorbereitet.

Herr Müller möchte einen QR-Code für einen seiner Inventargegenstände, einen Trennschleifer erstellen. Hierzu ruft er in seiner qmBase Software die Liste seiner Inventargegenstände auf und nutzt die Filter um den Artikel zu exportieren.

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Anschließend exportiert Herr Müller den Inventargegenstand als CSV-Datei, auf dem Bild ist gekennzeichnet, wie welchen Button Sie drücken müssen um die CSV-Datei herunterzuladen.

qmBase QR-Code erstellen mit Excel und Serienbrief, Instandhaltung, Digitalisierung, Smart Maintenance, Maintenance Management

Jetzt trägt er alle wichtigen Informationen aus der CSV-Datei in die Excelvorlage für die Etiketten ein, die er zuvor heruntergeladen hat. Die Daten, die bereits in der Tabelle vorhanden sind, können Sie als Orientierung für Ihre Gegenstände nutzen und diese Daten bei der Erstellung des QR-Codes in der Wordvorlage außer Acht lassen.

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Nun speichert Herr Müller die Änderungen ab und ruft die Wordvorlage auf, die er bei qmBase heruntergeladen hat. 
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Unter dem Reiter Sendungen, findet Herr Müller den Seriendruck-Assistenten, indem er auf Seriendruck starten klickt. Er befolgt die Anweisungen des Seriendruck-Assistenten und berücksichtigt dabei nur die Daten des Trennschleifers aus der Excel-Tabelle.

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Geschafft!👏🏼

Jetzt druckt Herr Müller seinen QR-Code aus und versieht seinen Inventargegenstand damit. Der QR-Code ist direkt einsatzbereit und kann für die Erfassung von Prüfungen und Prüfdaten des Trennschleifers genutzt werden.

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