qmBase unterstützt Sie bei der Erstellung von Rechtskatastern

Viele Normen, zum Beispiel die ISO 14001:2015 oder die ISO 9001:2015, fordern die dokumentierte Information von rechtlichen Anforderungen bzw. rechtlichen Verpflichtungen.  Ein Rechtskataster bietet Ihnen als Unternehmen die Chance, die rechtlichen Anforderungen Ihres Unternehmens übersichtlich zu dokumentieren.

In dem Leitfaden zur Erstellung eines Rechtskatasters der IHK Hochrhein-Bodensee wird deutlich, dass es keine generellen Vorschriften zur Erstellung eines Rechtskatasters gibt. 

“Grundsätzlich sollte das Rechtskataster folgende Punkte mindestens abdecken:

• Namen der Rechtsvorschrift (plus übliche Abkürzung)

• Ausfertigungsdatum und aktueller Stand der Rechtsvorschrift, ggf.

• Vorgängervorschrift, wenn Streichung oder Ersatz erfolgte.

• Typ der Vorschrift (Gesetz, Verordnung, Vorschrift, Norm, Vertrag, …)

• Herausgeber der Vorschrift (EU, Bund, Versicherung, Norminstitut, …)

• Relevanter Paragraf, Absatz, etc. welcher für Ihr Unternehmen von Bedeutung ist

• Wofür oder wo ist diese Vorschrift relevant?

• Interne Verantwortlichkeit (Abteilung, Bearbeiter, …)

• Wo sind eventuelle Nachweisdokumente zur Erfüllung zu finden? (Abteilung, Ordner,

Intranet, …)

• Letzte Überprüfung dieser Vorschrift auf Aktualität

Eine Übersicht, Ablage und ggf. Verlinkung mithilfe einer Tabelle, unterstützt bei der

Aktualisierung.”

Welche Gesetze und Vorschriften Sie dabei berücksichtigen müssen, hängt von Ihrem Unternehmen ab. Hierbei kann es sich um Arbeitsschutz, Umweltschutz, Zollrecht etc. handeln. Es gibt diverse Angebote, zum Beispiel vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz, die Ihnen die Recherche nach den geltenden Gesetzen und Rechtsverordnungen erleichtert. 

Mit dem Dokumentenmanagement von qmBase können Sie in 3 einfachen Schritten einen Rechtskataster nach dem o.g. Beispiel erstellen: 

1. Rufen Sie dazu die App Dokumentenmanagement auf und erstellen Sie über den Button "Neu" ein neues Dokument, am besten nutzen Sie dazu den integrierten Texteditor.
2. Erstellen Sie einfach eine Tabelle mit allen für Sie relevanten Gesetzestexten und den dazugehörigen Informationen aus der obenstehenden Aufzählung.
3. Verlinken Sie dann einfach direkt auf die oben genannten öffentlich zugänglichen Gesetzestexte. Auf diese Weise verweisen Sie immer direkt auf die aktuellsten Gesetze.  

Zusätzlich könnten Sie jetzt auch noch die Überwachung für das Dokument aktivieren, damit Ihnen Ihr Rechtskataster regelmäßig (z.B. alle 12 Monate) zur Kontrolle auf Wiedervorlage gelegt wird.

Natürlich unterliegt Ihr Rechtskataster wie alle Dokumenten im qmBase Dokumentenmanagement auch immer dem Freigabeprozess und Versionierungsprozess. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeite nur noch mit aktuellen und gültigen Dokumenten arbeiten. 

Das Dokumentenmanagement bietet Ihnen zahlreiche weitere Vorteile, zum Beispiel die Strukturierung nach Schlagworten, die Ihnen die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten erleichtert. Damit gehört langes Suchen in unzähligen Ordnern der Vergangenheit an. Gleichzeitig erfüllen Sie mit der Nutzung des qmBase Dokumentenmanagement die Anforderungen zahlreicher Managementsysteme. Klicke Sie hier, um mehr über das Dokumentenmanagement von qmBase zu erfahren. 

Sie können auch direkt eine Demo vereinbaren, um weitere Einblicke in das Dokumentenmanagement und die zahlreichen weiteren Apps von qmBase zu erhalten.