qmBase für Remote-Audits nutzen

Corona wird uns auf unbestimmte Zeit begleiten. Das normale Geschäftsleben muss trotzdem, soweit möglich, weiterlaufen. Jetzt ist es an der Zeit sich an die neuen Gegebenheiten anzupassen und, falls erforderlich, Änderungen der unternehmensinternen Abläufe vorzunehmen. qmBase vereinfacht die Durchführung von Remote-Audits.

Mit Audits untersucht man, ob Prozesse, Anforderungen und Richtlinien die geforderten Standards erfüllen. Die Standards können dabei entweder auf internen selbst entwickelten Anforderungen basieren oder das Ergebnis von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen sein. Audits werden z.B. häufig im Rahmen von Qualitätsmanagementsystemen durchgeführt. Typischerweise werden diese Audits vor Ort durchgeführt. D.h., dass der Auditor Sie als Organisation besucht und vor Ort die entsprechenden Mitarbeiter befragt, um seine Auditergebnisse zu erzielen.

In Zeiten von Social-Distancing stellt sich natürlich die Frage, ob diese Besuche nicht in Teilen verzichtbar sind. Dies führt uns zum Remote-Audit.

Remote-Audit bedeutet, dass ein Audit ohne physische Präsenz durchgeführt wird.

Der formale Rahmen für Remote Audits ist von der deutschen Akkreditierungsstelle, kurz DAkkS geregelt. Es werden darin explizit computergestützte Auditverfahren erwähnt. Diese beinhalten z.B.

• Durchführung von Telefonkonferenzen
• Sitzungen im Internet
• Interaktive webbasierte Kommunikation
• Elektronischer Fernzugriff auf die Dokumentation des Managementsystems und/oder auf die Managementsystemprozesse

qmBase hilft Ihnen dabei Ihr Managementsystem interaktiv und digital abzubilden. Für die Planung des Auditprogramms und auch die Auditdurchführung benutzen Sie die qmBase App “Auditmanagement”. 

Zur Planung Ihres Auditprogramms gehen Sie in diesen einfachen Schritten vor:

1. Schritt: Legen Sie Ihre Audittypen fest. Hiermit sind die Bereiche geplant, die sie auditieren möchten z.B. Geschäftsführung, Instandhaltung, Entwicklung, Vertrieb und Produktion.

2. Schritt: Planen Sie Ihr Auditprogramm: Welche Audits möchten Sie z.B. innerhalb eines Jahres durchführen. Idealerweise sorgen Sie dafür, dass die Audits gleichmäßig über das Jahr verteilt sind. Planen Sie Ihre Audits langfristig und stimmen Sie die Termine mit den Mitarbeitern, die an dem Audit teilnehmen sollen.

3. Schritt: Bereiten Sie die einzelnen Audits vor. Geben Sie den Auditteilnehmern die Möglichkeit sich auf das Audit vorzubereiten. Folgende Aspekte sollten Sie bei der Auditplanung berücksichtigen:

• Wann wurde der Bereich letztmalig auditiert. Welche Erkenntnisse sind in dem Audit gewonnen worden? Haben sich Korrektur- oder Verbesserungsmaßnahmen ergeben? Wie ist deren Status?
  Tipp: Hier bietet qmBase die Möglichkeit Maßnahmen direkt mit Audits zu verknüpfen. Somit können Sie jederzeit sehen, wie der aktuelle Status der Maßnahmen ist.
• Stimmen Sie den Termin mit den Teilnehmern ab. Laden Sie die Teilnehmer zu dem Audittermin ein.
  Tipp: qmBase verschickt automatisch Einladungen an alle Teilnehmer und bietet Ihnen auch die Möglichkeit die Termine direkt in Ihren Kalender einzutragen.
• Erstellen Sie einen Auditplan für das Audit. Entwickeln Sie einen Fragebogen, um einen guten Einstieg in das Audit zu haben. Innerhalb des Audits selbst ist jedoch auch eine gewisse Flexibilität ratsam, falls während des Audits Aspekte auftreten sollen, die eine genauere Betrachtung erforderlich machen.
  Tipp: Hierfür können Sie auch qmBase nutzen. Dem erstellten Audit können Anhänge in Form von Fragenkatalogen und Berichten hinzugefügt werden.
• Der Auditbericht. Wenn Sie Ihr Audit durchgeführt haben, fehlt als letzter Schritt noch der Auditbericht. Sinnvoll ist es, den Auditbericht zeitnah nach dem Audit zu erstellen. Ferner sollten Sie direkt im Anschluss an das Audit die Ergebnisse mit den Teilnehmern besprechen. Auch den Auditbericht sollten Sie, bei Bedarf, mit den Teilnehmern besprechen, sodass am Ende ein Konsens über die Auditergebnisse besteht.

Alle dargestellten Schritte können Sie mit qmBase digital planen und erfassen. Somit haben Sie alle Schritte direkt ohne Mehraufwand lückenlos dokumentiert. Der Auditor und die Auditteilnehmer haben somit jederzeit Zugriff auf die gleichen Daten.

Zur konkreten Durchführung des Remote-Audits benötigen Sie dann noch ein weiteres Tool zur Kommunikation. Abhängig von der vorhandenen technischen Ausstattung können Sie entweder das Telefon nutzen oder eine Webkonferenz Lösung. Idealerweise nutzen Sie eine Webkonferenz Lösung, mit der auch das Übertragen des eigenen Bildschirminhalts möglich ist. Das macht es leichter konkrete Nachweise zu zeigen und zu diskutieren. Dies ist allerdings bei den meisten Tools möglich. Falls Sie z.B. kein Mikrofon an Ihrem Computer haben, können Sie beide Optionen auch einfach kombinieren. Haben Auditor und Auditteilnehmer Zugriff auf qmBase sollte der Zugriff auf Daten als Auditnachweis kein großes Problem darstellen.

Geeignete Webkonferenz Lösungen:

• Skype
• Google Meet
• Microsoft Teams
• Slack

Sind Remote-Audits die Zukunft?

Die Frage lässt sich an dieser Stelle nicht abschließend beantworten. Remote-Audits können aber in den aktuellen Zeiten eine sinnvolle Ergänzung sein und bieten darüber hinaus auch verschiedene Einsparmöglichkeiten z.B. für CO2, Geld und Zeit aufgrund entfallender Reiseaktivitäten.