Remote Leadership qmBase QM Software

Wie Sie als Führungskraft Remote Leadership meistern

Das letzte Jahr war geprägt von Homeoffice und Quarantäne. Für viele Unternehmen bedeutet das, die Art wie man zusammenarbeitet neu zu definieren. Denn die Führung eines Teams, dass wegen der Coronakrise besser von zu Hause aus arbeitet, stellt Führungspersonen vor neue Herausforderungen. Gleichzeitig wird die Leitung dezentraler Teams Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit noch eine längere Zeit beschäftigen. Neben den aktuellen Auflagen für die Nutzung des Homeoffice, können auch Faktoren wie die Unternehmensexpansion ins Ausland und die zunehmende Digitalisierung dazu führen, dass die Unternehmensführung zukünftig verstärkt remote (dt. aus der Ferne) abläuft. 

Wie hat sich Remote Work entwickelt?

Wie bewerten Sie die Umstellung zum Homeoffice? War es ein Erfolg?

Vor der Ausbreitung des COVID-19 Virus wurde die Arbeit aus dem Homeoffice lediglich in ein paar Unternehmen durchgeführt. In den letzten Jahren gab es zwar eine Richtung hin zu mehr Remote Work, jedoch war die Arbeitskultur in Deutschland stets von der Präsenz der Mitarbeiter im Unternehmen geprägt. 

Wie aus einer Befragung des BMAS (Bundesministerium für Arbeit und Soziales) hervorgeht, haben vor der Pandemie 11,8 Prozent der Befragten wenigstens 1-mal pro Monat im Homeoffice gearbeitet. Die Hälfte der Arbeitstage wurde von 5,1 Prozent der Befragten von Daheim absolviert. (Vgl. Bonin, 2020, S.18) 

Sudie der Hans Böckler Stiftung Homeoffice

Während dem ersten Lockdown im Frühjahr 2020 befanden sich laut der Hans Böckler Stiftung 27 % der Arbeitnehmer im Homeoffice. Mittlerweile arbeiten fast genau so viele wieder von Zuhause aus, während sich im Sommer und Herbst 2020 mehr Mitarbeiter wieder in den Büros eingefunden haben. Damals betrug die Anzahl der Mitarbeiter im Homeoffice bei 14 bzw. 16 %. Das kann an den Vorgaben der Bundesregierung liegen oder daran, dass mehr Menschen aufgrund der gestiegenen Fallzahlen konsequenter zu Hause geblieben sind.

Warum fällt Arbeitnehmern Remote Work schwer?

Jedes Unternehmen ist nur so gut wie seine Mitarbeiter. Leider ist nicht jeder Mitarbeiter gleich gut für die Arbeit im Homeoffice geeignet. Dies kann mehrere Gründe haben: die Gestaltung des privaten Wohnraums, die technische Ausstattung oder ihre Rolle im Unternehmen. Selbstdisziplin ist in diesem Zusammenhang nicht das einzige, was für produktives Arbeiten notwendig ist. 

qmBase Remote Work und Remote Leadership

Mitarbeiter brauchen gerade in neuen Situationen, mit neuen Herausforderungen eine gute und starke Führungskraft. Seitens der Unternehmensführung und Kollegen sehen sich Mitarbeiter häufig mit Vorurteilen konfrontiert. Man würde unproduktiver arbeiten, die Kommunikation würde leiden und es gäbe nicht genügend digitale Kenntnisse. Dabei ist hier die Unternehmensführung in der Verantwortung, den Mitarbeitern den Übergang ins Homeoffice so leicht wie möglich zu machen. Allerdings besitzen eben auch die wenigsten Unternehmer die ausreichenden Qualifizierungen um ihr Team auch aus der Ferne genauso gut führen zu können. 

Hierfür ist es notwendig, auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erkennen und darauf einzugehen. Sie müssen gewährleisten können, dass alle Mitarbeiter die Informationen besitzen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Unklare Arbeitsanweisungen und Rollen im Unternehmen führen dazu, dass Mitarbeiter Aufgaben erledigen, obwohl Ihr Kollege sich schon darum gekümmert hat. Dies kann auch an der Organisation des Unternehmens liegen. In Unternehmen kommen häufig mehrere Programme zum Einsatz, die unter Umständen nicht kompatibel sind oder nicht über Schnittstellen verfügen. Durch die fehlende Einheitlichkeit und Transparenz wird mehr Aufwand betrieben, die Arbeit wird unübersichtlicher. Kurzes Nachfragen oder Absprachen erfordern mehr Zeit, da man den betreffenden Kollegen oder Vorgesetzten nicht “mal eben“ etwas fragen kann. Die Folge: Prozesse kommen ins Stocken und die Frustration steigt. Hier ist es sinnvoll Ihren Mitarbeitern klare Verantwortlichkeiten zu kommunizieren und ihnen einen Plan zusammenzustellen, welche Schritte einzuleiten sind, wenn es Unklarheiten oder Missverständnisse gibt. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber unter welcher Nummer oder zu welchen Zeiten Sie am besten erreichbar sind. Sie sollten sich bemühen die Angelegenheiten Ihrer Mitarbeiter so schnell wie möglich aus der Welt zu schaffen. Selbst wenn Sie gerade keine Zeit haben, sich mit einer Problematik auseinanderzusetzen, sollten Sie eine kurze Rückmeldung zu geben, dass Sie die Angelegenheit zur Kenntnis genommen haben.

Cyberslacking im Homeoffice

In der Sicherheit des Homeoffice neigen einige Menschen zum Cyberslacking, dem Erledigen von privaten Angelegenheiten während der Arbeitszeit. Das muss nicht einmal absichtlich passieren und kann verschiedene Ursachen haben: die Gewöhnung an das Arbeiten aus dem Homeoffice, die Ablenkung durch den eigenen Haushalt, die eigene Persönlichkeit (hier finden Sie einen interessanten Bericht über den Zusammenhang zwischen Cyberslacking und Persönlichkeit) oder die Unzufriedenheit mit dem eigenen Job. Dieser Umstand führt nicht nur zu Frustration des Mitarbeiters, der das Gefühl hat Aufgaben stets hinterherzurennen, sondern löst auch bei Kollegen und Vorgesetzten zu Misstrauen, was dem Betriebsklima schadet und das Vertrauen mindert.

Betriebsklima im Homeoffice aufrechterhalten

Im Homeoffice darf neben der guten Organisation der Arbeitsabläufe, die Unternehmenskultur und das Betriebsklima nicht vernachlässigt werden. Viele Mitarbeiter schätzen den Kontakt mit Kollegen und vermissen den Austausch mit ihnen. Für viele ist die soziale Eingebundenheit mehr als bloßer Informationsaustausch und beeinflusst auch das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter. 

An dieser Stelle bietet es sich an, ein After Work Meeting abzuhalten, indem sich die Kollegen untereinander austauschen können. Oder für ein Remote Meeting mehr Zeit einzuplanen um den Mitarbeitern die Chance für einen persönlichen Austausch haben. Wenn sich Kollegen untereinander nicht mehr austauschen können, geht ein wichtiger Aspekt der Lebensqualität am Arbeitsplatz verloren.

Tipp: Sobald die Pandemie überstanden ist, bietet es sich an, regelmäßige freiwillige Präsenzveranstaltungen einzuführen. Dieser geben Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit sich unbefangen und losgelöst vom Arbeitsalltag auszutauschen und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.

Wie meistert man die Umstellung ins Homeoffice?

Unternehmen, die ohnehin durch die Pandemie wirtschaftlich eingeschränkt sind und in denen ein nachweisbar geringes Infektionsaufkommen herrscht, stehen dem Homeoffice kritisch entgegen. Viele Unternehmer weigern sich, Ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken, das tägliche Arbeitspensum könnte nicht eingehalten werden, die Qualität der Arbeit würde nachlassen. Inwiefern das tatsächlich an der Disziplin der Mitarbeiter liegt, oder an veralteten Prozessen, die ungeeignet für die Arbeit im Homeoffice sind, ist nicht wirklich nachvollziehbar. Für Sie als Geschäftsführer kann diese Situation zu Anfang womöglich belastend sein. Sie müssen nicht nur Ihr Alltagsgeschäft erledigen und Ihre To-do-Liste abarbeiten, sondern auch das Team aus der Ferne führen und sich vollkommen auf Ihre Mitarbeiter verlassen können. 

qmBase Remote Work Digital Native

Sollten Ihre Mitarbeiter sich in der Arbeit aus dem Homeoffice nicht auf Anhieb zurechtfinden oder Schwierigkeiten haben, sich an die neue Situation zu gewöhnen, ist es notwendig Ihnen mit Empathie und Verständnis entgegenzukommen, aber gleichzeitig klare Grenzen und Regeln aufzuzeigen. Setzen Sie von Anfang an fest, welche Erwartungen Sie haben und wo Sie bereit sind Kompromisse zu finden. Zum Beispiel bei der Gestaltung der Arbeitszeit. Gerade für Familien ist es aktuell schwierig, Job, familiäre Verpflichtungen wie Kinderbetreuung unter einen Hut zu bekommen. Die Arbeit im Homeoffice ist für viele Menschen die Lösung mehr Flexibilität in ihren Arbeitsalltag zu bringen. Am Ende des Tages sollte wichtiger sein, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen und nicht zu welcher Uhrzeit sie dies tun. Es ist wichtig, dass alle Parteien an einem Strang ziehen und ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie keinen Freifahrtschein haben, aber trotzdem merken, dass auf ihre Bedürfnisse Rücksicht genommen wird. Durch die Arbeit von zu Hause aus, können viele Angestellte nach Feierabend nicht abschalten, Sie arbeiten länger als Sie müssten, die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen. Diese zusätzliche Produktivität kann für das Unternehmen natürlich Vorteilhaft sein, andererseits auch eine Belastung für die Mitarbeiter und Burnout begünstigen.

Wussten Sie schon? In dem Digital Nomad Index des Telefonsystem-Anbieters Circleloop befindet sich Deutschland auf dem 10. Platz von insgesamt 85 Plätzen. Untersucht wurde, welche Länder die besten Bedingungen für Remote Work besitzen. Dies ist nicht nur für deren Staatsbürger interessant, sondern auch für Menschen, die Arbeiten und Reisen miteinander kombinieren wollen oder langfristig auswandern wollen, ohne den Arbeitgeber zu wechseln. Circleloop hat Daten aus mehren Ländern erhoben und miteinander verglichen. Dabei spielten unter anderem Faktoren wie Internetgeschwindigkeit und Kosten, Mietpreise und Suchanfragen des Begriffs Remote Work eine Rolle.

Remote Work nach Corona?

Bereits jetzt haben einige große Konzerne beschlossen auch nach Ende der Pandemie Ihren Mitarbeitern weiterhin die Möglichkeit zu geben aus remote zu arbeiten. Hierbei handelt es sich um die Tech-Konzerne Spotify, Twitter und Google. Sie wollen den Mitarbeitern ermöglichen, dort zu arbeiten, wo es für sie am sinnvollsten ist, auch aus einem anderen Land. 

So herausfordernd Remote Work für alle Parteien sein kann, es gibt auch Vorteile, die dadurch entstehen können. Zum einen können Unternehmen, die Mitarbeiter langfristig im Homeoffice beschäftigen Ihre Büroräume verkleinern und Ressourcen sparen. 

Unternehmen und Arbeitnehmer können bei der Suche nach neuen Mitarbeitern, die Nähe zum Arbeitsplatz außer Acht lassen. Arbeitgeber können deutschlandweit nach potenziellen Bewerbern suchen und sich auf die Qualifikationen der Personen konzentrieren. Aufwendige Umzüge und lange Wohnungssuche sind dann nicht notwendig und neue Mitarbeiter können schneller einen neuen Arbeitsplatz antreten.

Was müssen Führungspersonen bei der Remote Leadership beachten?

  • Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten
  • Halten Sie die gemeinsame Vision auch aus der Ferne aufrecht 
  • Führen Sie neue Tools ein! Google Drive, Slack, Zoom oder qmBase 
  • Nutzen Sie diese Tools sinnvoll und überlasten Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit zu vielen redundanten Informationen, die Sie an ihrer Arbeit hindern
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter ob und wie schnell Sie eine Antwort auf Ihre Informationen oder Fragen brauchen (Antwort nicht erforderlich oder Antwort innerhalb von vier Stunden erforderlich)
  • Machen Sie Ihren Mitarbeitern auch im Homeoffice klar, dass Sie ein offenes Ohr für etwaige Probleme haben
  • Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter mit einer netten E-Mail und zeigen Sie Dankbarkeit für Ihren Einsatz
  • Ermöglichen Sie Gruppenarbeit auch aus dem Homeoffice dadurch wird die Teambildung gefördert und Mitarbeiter können sich gegenseitig unterstützen und das Wissensmanagement aufrechterhalten
  • Beziehen Sie alle Mitarbeiter ein. Grundlegende Kompetenzen über digitale Vorgänge müssen gegeben sein. Ermöglichen Sie ggf. Weiterbildungen
  • Legen Sie klare Verantwortlichkeiten fest 
  • Vereinbaren Sie Termine und Deadlines 
  • Seien Sie bereit sich auf neue Umstände einzulassen und trauen Sie sich Leadership neu zu definieren
  • Geben Sie den Mitarbeitern etwas Zeit. Es wird nicht immer alles auf Anhieb funktionieren und viele Mitarbeiter müssen Sie an die neuen Gegebenheiten gewöhnen.

Wie können Sie als Führungskraft unterstützt werden?

Sie sind nicht die einzige Person, die sich in die Rolle der Remote Leadership hineinfinden muss. Tauschen Sie sich mit Kollegen oder anderen Vorgesetzten über Probleme aus. Diese können Ihre Situation nachempfinden und haben einen Ratschlag für Sie. 

Will man ein Unternehmen und seine Mitarbeiter aus der Ferne führen und managen, sollte man sich mit den entsprechenden Software-Lösungen auseinandersetzen. Es gibt diverse Programme, die Ihnen bei der internen Abstimmung und asynchronen Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern unterstützt. Der webbasierte instant Messanger Slack kann Ihnen die Kommunikation mit einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Teams übersichtlicher machen. Sie kommunizieren in Echtzeit, sehen, wenn ein Mitarbeiter online ist und können Informationsquellen wie Dokumente oder Bilder austauschen. 

Mit einer Managementsoftware können Sie ihre gesamte Organisation steuern. Bei einer solchen Software kann es sich, abhängig von Ihren Erwartungen und Bedürfnissen um einzelne Lösungen handeln, wie ein Dokumentenmanagement oder Projektmanagement oder um eine Komplettlösung, die alle Bereiche des Unternehmens abdeckt. Sie erleichtern sich und Ihren Mitarbeitern viele aufwendige und ineffiziente Arbeitsschritte, indem Sie alle notwendigen Unterlagen direkt in der Software hinterlegen. Ihren Mitarbeitern wird ein kollaboratives Arbeiten ermöglicht und Sie können Teams effizienter steuern. Die Verwaltung der essenziellen Geschäftsabläufe geschieht kompakt in einem Tool. Auf diese Art können Verantwortlichkeiten klar kommuniziert, Fristen festgelegt, Ideen eingereicht und Dokumente erstellt werden. 

Die Managementsoftware qmBase unterstützt Sie bei allen Angelegenheiten des Alltagsgeschäfts. Dabei spielt es keine Rolle wo auf der Welt Sie sich gerade befinden, ob im Homeoffice, im Büro oder auf Geschäftsreise.

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