Unsere Dokumentenmanagement-App ist bereits das neue Domizil Ihrer Formblätter, Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen, aber Sie sind sich noch nicht sicher, ob Sie wirklich den vollen Funktionsumfang ausschöpfen? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Dokumentenmanagement noch besser machen.
Verinnerlichen Sie die Bedeutung von Versionierung
Die richtige Dokumentenlenkung steht und fällt mit dem Verständnis des qmBase Dokumentenmanagements. Hierfür müssen Sie wissen, dass Sie in unserer Software immer nur die aktuellen Dokumente finden, alle älteren Versionen werden archiviert. So laufen Sie nicht Gefahr, dass Ihre Mitarbeiter die falsche, veraltete Version des Dokuments verwenden. Damit es nicht zu unerwünschten Änderungen durch eine Person kommt, unterliegt jede Aktualisierung eines Dokuments einem Freigabeprozess.
Nutzen Sie Schlagworte
Schlagworte helfen Ihnen nicht nur dabei, Dokumente leichter auffindbar zu machen, sondern befreien Ihr Unternehmen auch von den Grenzen und Schwächen von Ordnerstrukturen. Komplizierte Suchvorgänge und verschachtelte Ordnerstrukturen gehören der Vergangenheit an. Der Anzahl der Schlagworte ist keine Grenzen gesetzt. Ordnen Sie das Dokument Kategorien, Abteilungen, Produkten oder Prozessen zu und Ihre Mitarbeiter finden es problemlos.
Visualisierung von Prozesslandschaften
Wussten Sie, dass Sie mithilfe des Dokumentenmanagements auch Prozesslandschaften erstellen können? Visualisieren Sie mit dem Dokumentenmanagement Ihre Prozesslandschaft und veranschaulichen Sie Ihre Geschäftsprozesse und verlinken Sie auf Ordner oder einzelne Dokumente. Übrigens führen die Links in unserer Software immer zu der aktuellsten Version bestehender Dokumente.
Wenn Sie mehr über das Dokumentenmanagement mit qmBase wissen möchten, klicken Sie hier.
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