Caestudy Vali.sys qmBase

vali.sys gmbh – Viel Lob für das Qualitätsmanagement dank qmBase

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Die vali.sys gmbh (im Folgenden auch vali.sys) bietet Monitoringsysteme für Reinräume, Lagerhallen und technische Räume. Die angebotenen Lösungen beinhalten  Raumüberwachungen, Zutrittskontrollen, Prozessüberwachungen, sowie Schulungen und Beratung für Reinräume. Frau Rachel Hersperger ist bei der vali.sys gmbh für das Qualitätsmanagement zuständig und hat sich freundlicherweise für eine Case Study zur Verfügung gestellt.

Mitarbeiter: 12
Standort: Wetzikon, Schweiz
Kunden: Konzerne der Pharmaindustrie, Kunststoffindustrie, Maschinenbau, Air & Space, Logistik, Mikroelektronik, Krankenhäuser und der Medizintechnik
Webseite: vali.sys gmbh

Managementsysteme:

 ISO 9001:2015

Bevor die Schweizer vali.sys gmbh die Qualitätsmanagementsoftware von qmBase vor zwei Jahren eingeführt hat, waren sie mit den Hürden der Versionierung und der Nachvollziehbarkeit der Dokumentenablage konfrontiert. Mit einer Dokumentenstruktur auf dem eigenen Server musste man die Versionierung händisch vornehmen und eine Liste mit den aktuellen Dokumenten und deren Ablageort aktualisieren. Die Auffindbarkeit dieser Dokumente war zwar möglich, aber aufwendig. Kunden oder Auditoren eine Änderung der Dokumente und damit die Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements zu präsentieren war nicht möglich. Ebenso wenig konnte man nachvollziehen, welche Dokumente von den Mitarbeitern gelesen und genutzt werden. Diese Probleme konnten durch die Nutzung von qmBase gelöst werden.

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qmBase bietet die perfekte Lösung und große Erleichterung

Die vali.sys gmbh hat sich für qmBase entschieden, weil die komfortable Weblösung überall verfügbar ist und die vali.sys gmbh bei der Zertifizierung nach der Managementnorm DIN EN ISO 9001:2015 unterstützt. Alle Anforderungen der ISO 9001 können durch qmBase abgebildet und dokumentiert werden. Insbesondere die Dokumentation der  Mitarbeiterbeurteilung und die Planung von Audits wird deutlich erleichtert. Zudem ist der geringere administrative Aufwand für die vali.sys gmbh als kleines Unternehmen eine große Erleichterung. 

Die ständige inhaltliche Weiterentwicklung von qmBase waren für vali.sys ebenfalls ein wichtiges Entscheidungskriterium. 

“Es handelt sich nicht um eine Software, die zur Verfügung gestellt wird, sich aber die nächsten 20 Jahre nicht verändert. Im Austausch mit der qmBase GmbH wird stets deutlich, dass es regelmäßige Neuerungen und Innovationen gibt und die Verbesserungsvorschläge und Anforderungen schnell umgesetzt werden.“
Rachel Hersperger, vali.sys gmbh

Die Anforderungen sind hoch

vali.sys bedient eine anspruchsvolle Kundengruppe, insbesondere Unternehmen der Pharmaindustrie, Apotheken, Air & Space, Mikroelektronik, Medizintechnik und Krankenhäuser. Die Anforderungen in diesen Branchen sind hoch, weshalb auch die Leistungsqualität von vali.sys entsprechend hoch sein muss. 

Die qmBase Software-Lösung wurde mit der Zielsetzung eingeführt, die Abläufe des Qualitätsmanagements zu verbessern, schlanke Prozesse beizubehalten und die umfangreichen Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 übersichtlicher darzustellen. Ein weiteres Ziel war es, Audits und Schulungen besser zu planen. Das System sollte die Dokumente für Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt, ortsunabhängig zur Verfügung stellen und den Stand des Qualitätsmanagements für Auditoren und Kunden präsentieren können. 

Die Erreichung dieser Ziele wurde nicht nur innerhalb der vali.sys gmbh  registriert, sondern auch von Kunden und den Auditoren zurückgemeldet. Die Kunden der vali.sys gmbh  haben hohe Ansprüche an das Unternehmen, setzen eine ISO Zertifizierung voraus und sind beruhigt zu sehen, dass sich die vali.sys gmbh intensiv mit dem Qualitätsmanagement auseinandersetzt und in eine Software-Lösung investiert. 

“Die Kunden und Auditoren waren positiv überrascht. Wenn man eine solche Software vorweisen kann, ergibt sich ein großer Vorteil.”Rachel Hersperger, vali.sys gmbh

Reibungslose Einführung und ständige Weiterentwicklung

Die Einführung von qmBase lief reibungslos. Zunächst wurden die bestehenden Daten von den lokalen Servern in die webbasierte Software migriert. Im nächsten Schritt mussten sich die Mitarbeiter nun in einer ihnen unbekannten Software zurechtfinden und auf neue Prozesse einlassen.  

Bei einer solchen Umstellung kann es zwischendurch immer zu Fragen oder Schwierigkeiten bei den neuen Nutzern kommen. Durch den telefonischen Support von qmBase konnten alle Probleme auf Anhieb gelöst und die Implementierung erfolgreich durchgeführt werden. Frau Hersperger schätzt es, in qmBase einen zuverlässigen und erreichbaren Vertragspartner gefunden zu haben, der Anregungen ernst nimmt und innerhalb kürzester Zeit umsetzt. 

“Der kompetente Kundenservice, die schnelle Reaktionszeit und die Hilfsbereitschaft schätze ich extrem. Als jemand, der keinen technischen Hintergrund hat, hilft mir das sehr.”
Rachel Hersperger, vali.sys gmbh

vali.sys bewertet die Einführung von qmBase als großen Erfolg. Frau Hersperger wünscht sich die Software in Zukunft noch intensiver nutzen zu können und von den Vorteilen profitieren zu können. 

Eine Erleichterung der alltäglichen Arbeit

Am meisten schätzt Frau Hersperger an qmBase, dass Sie sich auf  die Software verlassen kann. Mit der Unterstützung der Software können die Anforderungen der ISO 9001:2015 schneller umgesetzt werden, wobei die für die Zertifizierung relevanten Funktionen auf verständliche Art abgebildet werden. Die automatische Versionierung und die Auffindbarkeit von Dokumenten durch Schlagworte erleichtert sowohl die alltägliche Arbeit als auch die externe Auditierung. Mit der Möglichkeit zwei Versionen eines Dokuments miteinander zu vergleichen, kann der Verbesserungsprozess bei einem Audit deutlich gemacht werden.

„qmBase ist für uns eine große Unterstützung bei der ISO-Zertifizierung. Wir haben die Möglichkeit, die Weiterentwicklung des Unternehmens z. B. beim Dokumentenmanagement direkt nachzuweisen und den Ansprüchen des Auditors und der Kunden gerecht zu werden. Damit haben wir unser größtes Ziel schon erreicht.“

Rachel Hersperger, vali.sys gmbh

Endlich hat die vali.sys gmbh  die Möglichkeit, die Mitarbeiter aktiv ins Qualitätsmanagement einzubinden und profitiert zusätzlich von einer großen Zeitersparnis.

Die Software hat das Qualitätsmanagement vereinfacht, insbesondere die Planung von Audits und den Prozess der Dokumentenfreigabe. Dies war vor der Einführung deutlich komplizierter, nun werden die Personen direkt über das System benachrichtigt, wenn Sie ein Dokument zur Veröffentlichung freigeben sollen. Die Gewissheit, dass kein fehlerhaftes oder unvollständiges Dokument veröffentlicht wird gibt Frau Hersperger Sicherheit. Gleichzeitig ermöglicht qmBase die aktive und kollaborative Gestaltung der Dokumente. 

Anerkennung durch die Kunden und Auditoren

Die positiven Veränderungen werden Frau Hersperger in diversen Audits deutlich und sie erhält entsprechende Rückmeldungen. Seit der Einführung von qmBase führte die vali.sys gmbh  mehrere Kundenaudits durch, im Juni 2019 fand zudem die Rezertifizierung durch die SGS Société Générale de Surveillance SA statt. Die Software konnte während Audits präsentiert werden und hat sich sehr bewährt. 

“qmBase war während der Audits ein Vorteil. Die Auditoren waren beeindruckt, was man mit der Software machen kann.”

Rachel Hersperger, vali.sys gmbh

Vor der Einführung benutzte die vali.sys gmbh  ein klassisches Managementhandbuch. Dies erfüllte zwar seinen Zweck, jedoch musste man darauf achten, die Rückverfolgbarkeit der Dokumentation zu gewährleisten. 

Bei Audits stellte der Auditor viele Fragen bezüglich der Gewährleistung von Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit der Dokumente. Mit der Softwarelösung von qmBase geschieht dies wie von selbst und ist auf Anhieb für den Auditor sichtbar. Durch die Einführung wurde die Umsetzung des Qualitätsmanagementsystems und die dafür notwendige Dokumentation vereinfacht. Die Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 werden durch die Nutzung der Software erfüllt und nebenbei dokumentiert.

Frau Hersperger sieht in qmBase eine innovative, lösungsorientierte und kundennahe Firma. 

Wir bedanken uns herzlich bei  Frau Hersperger und der vali.sys gmbh für die erfolgreiche Zusammenarbeit und den ausführlichen Erfahrungsbericht.

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