So meistern Sie die Hürden des Dokumentenmanagements

Dokumentenmanagement - dieses Thema ist in allen Unternehmen allgegenwärtig. Jeder muss sich damit auseinandersetzen. Es macht keinen Unterschied, ob man selbstständig ist, ein Start-Up oder eine KMU führt. Die großen Konzerne, kommen erst recht nicht um dieses Thema herum.

Dies liegt zum einen daran, dass Dokumente für Unternehmen essentiell und umfänglich vorhanden sind. Zum anderen ist das Dokumentenmanagement auch wichtig, wenn es um zu zertifizierende Managementsysteme geht, z.B. ISO 9001:2015 geht.

Dokumentenmanagement in der ISO 9001:2015

In dem Kapitel 7.5 “Dokumentierte Informationen” werden vielfältige Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem und die dafür notwendigen Dokumente gestellt. Der Begriff Dokumentierte Information umfasst dabei jede Form von Aufzeichnungen, einschließlich klassischer Dokumente wie z.B. Arbeitsanweisungen.

Welche Informationen für die ISO 9001:2015 aufgezeichnet und welche Dokumente erstellt werden müssen, ist nicht der Fokus ist dieses Beitrags. Mehr Informationen dazu finden Sie in diesem Beitrag, Wir möchten an dieser Stelle darauf eingehen, wie die Dokumente der ISO 9001:2015 gelenkt und verwaltet werden müssen.

Es ist nicht ausreichend, wenn die von der ISO 9001:2015 geforderten Dokumente vorhanden sind. Die Dokumente müssen ebenfalls aktiv verwaltet werden. Dazu müssen die Dokumente angemessen beschrieben, überprüft und genehmigt, sowie innerhalb des Unternehmens gelenkt werden. Die Beschreibung beinhaltet u.a. den Titel, den Autor, das Datum der letzten Aktualisierung, eine Referenznummer sowie eine Versionsnummer. Auch die Änderungen des Dokumentes selbst sollte im Idealfall als Änderungshistorie (Überwachung von Änderungen) verfügbar sein. Die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten erfordert einen Freigabeprozess, der für eine spätere Nachvollziehbarkeit ebenfalls dokumentiert werden sollte. Die Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten selbst, führt also zu einem erheblichen Dokumentationsaufwand.

Sind die Dokumente einmal erstellt bzw. aktualisiert, müssen sie am Ort der Verwendung, also am Arbeitsplatz der Mitarbeiter, in einem angemessenen Format verfügbar sein. Dabei müssen die Dokumente vor Manipulation und versehentlichen Änderungen, ggfs. dem Verlust der Vertraulichkeit sowie unsachgemäßen Gebrauch geschützt sein.

Zahlreiche weitere Managementsysteme wie zum Beispiel die ISO  14001 (Umweltmanagement), ISO  13585 (Qualitätsmanagement für Medizinprodukte) oder die ISO 27001 (IT- Sicherheitsmanagement) stellen ähnliche oder identische Anforderungen an das Dokumentenmanagement.

Diese Anforderungen können Unternehmen vor große Aufgaben stellen. Vielleicht haben Sie es selbst schon einmal erlebt, dass Dokumente als einzelne Dateien auf einem Fileserver hinterlegt wurden. Womöglich sogar mit mehreren Versionen auf einmal und niemand weiß, welches Dokument nun das aktuelle ist.

Um die unterschiedlichen Versionen eines Dokuments voneinander unterscheiden zu können werden in der Regel Versionsnummern verwendet. Für die Vergabe von Versionsnummern gibt es kein festes Regelwerk aber die folgende Syntax bietet sich an:

Hauptversionsnummer (Major): Dies ist die erste Zahl der Versionsnummer. Mit der Hauptversionsnummer werden signifikante Änderungen gekennzeichnet, die an einem Dokument vorgenommen werden.

Nebenversionsnummer (Minor): Werden Änderungen oder Erweiterungen an einem Dokument vorgenommen, wird das mit der Nebenversionsnummer sichtbar gemacht.

Revisionsnummer (Patch): Die letzte Zahl der Revisionsnummer kennzeichnet Aktualisierungen oder Korrekturen, die an einem Dokument vorgenommen werden.

Versionierung im Dokumentenmanagement

Dieser Form der Vergabe von Versionsnummern orientiert sich an dem gängigen Vorgehen in der Softwareentwicklung und bewährt sich auch in der Dokumentenverwaltung. Lesen Sie hier mehr zur Versionierung in der Softwareentwicklung.

Die durchgängige Versionierung von Dokumenten also auch die Freigabe und Lenkung von Dokumenten kann mit viel Aufwand verbunden. In solchen Fällen empfiehlt sich die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Ein Dokumentenmanagementsystem kann Ihnen und Ihren Mitarbeitern sowohl in der Vorbereitung auf eine Zertifizierung (z.B. nach IS0 9001 oder GMP) als auch bei der Suche nach Dokumenten, viel Zeit sparen. Durch klar strukturierte Prozesse in der Versionierung und Lenkung von Dokumenten können Sie Ihr Unternehmen deutlich effizienter gestalten.

Falls Sie ein Dokumentenmanagementsystem in Erwägung ziehen sollten, dann sehen Sie sich doch auch das qmBase Dokumentenmanagement an. Wir freuen uns Ihnen unser System vorstellen zu dürfen.

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Comments 2

  1. Guten Tag.

    Danke für die sehr ausführliche Beschreibung.
    Wir erleben es immer wider, daß von einem Dokument mehrere Versionen unterwegs sind. Selbst in IT Firmen , wo man durchaus mit Versionierung vertraut ist, treffen wir dies an. Hier mangelt es entweder am Verständnis oder an einem DMS .

    1. Post
      Author

      Hallo Herr Kropp,

      wir freuen uns, dass Ihnen unser Artikel gefallen hat. Ich teile Ihre Meinung bzgl. der Ursachen. Ich glaube gerne, dass Sie die beschriebenen Probleme auch in IT Firmen antreffen. Eine durchgehende Versionierung erfordert viel Selbstdisziplin. Dies gelegentlich mal schleifen zu lassen ist wahrscheinlich nur menschlich. Das Problem lässt sich nach unserer Ansicht daher am besten lösen, in dem das DMS diese Möglichkeit gar nicht erst erlaubt.

      Viele Grüße,
      Lutz Dieckhöfer

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