Wirksamkeitsbeurteilung mit Custom Fields

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit der Frage wie sich eine Wirksamkeitsprüfung bzw. Wirksamkeitsbeurteilung für Maßnahmen effizient mit qmBase erfassen und dokumentieren lassen. Mithilfe von Custom Fields passen Sie Ihre qmBase Software ganz einfach und ohne programmieren an Ihre ganz eigenen Anforderungen an. Custom Fields eigenen sich auch zur Erfassung und Dokumentation Ihrer Wirksamkeitsprüfungen für Maßnahmen.

Wir haben uns bereits in unserem Beitrag Wirksamkeitsprüfung – das müssen Sie wissen allgemein mit den Anforderungen an Wirksamkeitsprüfungen beschäftigt. Die Durchführung von Wirksamkeitsprüfungen  ist eine wesentliche Anforderung der ISO 9001 und vergleichbarer Managementsysteme. Wirksamkeit ist nur ein anderes Wort für Effektivität. Die Wirksamkeitsprüfung gibt Aufschluss darüber, inwiefern das erzielte Ergebnis einer Maßnahme mit dem angestrebten Ergebnis übereinstimmt.

In unserem Software-Update auf Version 1.1.123 haben wir endlich auch im Projekte- und Maßnahmenmanagement Custom Fields hinzugefügt.  Das Projekte- und Maßnahmenmanagement hilft Ihnen dabei Aufgaben innerhalb des Unternehmens effizient zu steuern und nachzuverfolgen. Sofern Sie Maßnahmen auch im Zusammenhang mit Ihrem Managementsystem planen, dann ist es regelmäßig notwendig die Wirksamkeit dieser Maßnahmen zu beurteilen und auch zu dokumentieren.

Beziehen sich die Maßnahmen auf einen Prozess ist eine Wirksamkeit mit der Hilfe von Kennzahlen häufig naheliegend. Prozesse führen langfristig zu regelmäßigen Resultaten anhand derer die Wirksamkeit beurteilt werden kann. 

Beispiel: Wir möchten zum Beispiel die Bearbeitungszeit von Reklamationen im Unternehmen senken. Aktuell wird eine Reklamation im Durchschnitt innerhalb von 21 Tagen bearbeitet und abgeschlossen. Als Maßnahme führen wir in unserem Unternehmen die qmBase Reklamationsmanagement Software ein. Nach Einführung der Software sinkt die durchschnittliche Bearbeitungszeit langfristig auf nur noch 7 Tage. Unsere Kennzahl fällt von 21 auf 7, die Situation hat sich also verbesser. Unsere Maßnahme ist wirksam. Solange die Bearbeitungszeit nicht wieder steigt sie auch wirksam.

Weniger eindeutig ist die Wirksamkeitsprüfung, wenn es sich bei der Maßnahme um ein Einzelereignis handelt. Eine objektive Wirksamkeitsbeurteilung und eine langfristige Überwachung sind dann möglicherweise nicht möglich oder nicht sinnvoll. 

Beispiel: Für das morgige Rezertifizierungsaudit räumen die Azubis die Ausbildungswerkstatt auf. Das größte Chaos wird schnell beseitigt. Aber wie ordentlich muss es tatsächlich sein, damit die Maßnahme wirksam ist? Und wie lange bleibt die Maßnahme wirksam? Die Wirksamkeitsprüfung erfolgt hier wahrscheinlich hier nach der subjektiven Wahrnehmung des Werkstattleiters.

Trotz dieser unterschiedlichen Wirksamkeitsprüfungen müssen sie einen Weg finden, dass Ihre Mitarbeiter diese möglichst einfach und effizient dokumentieren können.

Wir haben daher für Sie Custom Fields entwickelt! Custom Fields bieten Ihnen die Möglichkeit die Bearbeitung von Maßnahmen genau an Ihre Bedürfnisse und Anforderungen anzupassen. Schaffen Sie in Ihrem Maßnahmenmanagement ganz einfach zusätzliche Felder, in den die Wirksamkeitsbeurteilung genau so abgefragt wird, wie Sie es brauchen.

Sie erstellen ganz einfach ein zusätzliches Auswahlfeld (Dropdown-Feld) mit individuellen Auswahloptionen: 

Ist die Maßnahme wirksam?

Antwortmöglichkeiten: Ja / Nein /  Wirksamkeitsprüfung nicht notwendig

Zusätzlich erstellen Sie ein Textfeld, in dem die Wirksamkeitsbeurteilung begründet wird.

Begründung zur Wirksamkeitsbeurteilung:

Antwort: Die Bearbeitungszeit für Reklamationen konnte von 21 auf 7 Tage reduziert werden.

Auf diesem Weg dokumentieren Sie ganz einfach die Wirksamkeit zu allen Ihren Maßnahmen. Die Anforderungen Ihres Managementsystems werden so spielend leicht erfüllt. Ihrem Auditor wird begeistert sein.

Jedes Unternehmen ist anders. Jede Wirksamkeitsprüfung ist anders. Mit Custom Fields passen Sie qmBase genau an Ihre Vorstellungen und Wünsche an. Custom Fields stehen Ihnen auch in vielen weiteren qmBase Apps zur Verfügung.

Wir stellen Ihnen alle qmBase-Funktionen gerne persönlich vor. Sie müssen nur Kontakt zu uns aufnehmen!