Wirksamkeitsprüfung – das müssen Sie wissen

Die Grundidee der ISO 9001:2015 ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). In stetigen kleinen Verbesserungsschritten soll die Produkt-, Prozess- und Servicequalität eines Unternehmens fortlaufend gesteigert werden. Dazu ist es erforderlich die Effektivität des eigenen Handelns regelmäßig zu hinterfragen und eine Wirksamkeitsprüfung durchzuführen. Bei konsequenter Anwendung wird so die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens langfristig gesteigert.

Folgerichtig fordert die ISO 9001:2015 an unterschiedlichen Stellen die Bewertung der Wirksamkeit von Maßnahmen, Prozessen und auch des Qualitätsmanagementsystems selbst. Die Wirksamkeit von Prozessen und des Qualitätsmanagementsystems lässt sich in der Regel gut mithilfe von Kennzahlen überwachen. Es können regelmäßig und langfristig Resultate ermittelt werden, die Rückschlüsse auf die Wirksamkeit zulassen.

Schwieriger ist die Wirksamkeitsprüfung von Maßnahmen. Bei Maßnahmen handelt es sich häufig um Einzelereignisse, für die eine langfristige Überwachung in Form einer Kennzahl nicht immer sinnvoll oder möglich ist. Die ISO 9001 fordert zum Beispiel die Bewertung der Wirksamkeit von Maßnahmen im Umgang mit Chancen und Risiken, für jegliche ergriffenen Korrekturmaßnahmen und für Maßnahmen zum Erwerb von Kompetenz. Aus den letztgenannten Maßnahmen resultiert die Notwendigkeit für die Wirksamkeitsprüfungen von Schulungen.

Die ISO 9001 fordert zwar die Durchführung von Wirksamkeitsprüfungen, gibt aber keinerlei Unterstützung, wie diese Durchzuführen sind. Auf der einen Seite führt diese schnell zu Unsicherheiten, wie die Wirksamkeitsprüfungen normenkonform durchzuführen sind. Auf der anderen Seite bietet dies jedem Unternehmen die Möglichkeit eine individuelle Lösung zu finden, die am besten für das eigene Unternehmen geeignet ist.

Aufgrund der Vielfältigkeit von Maßnahmen und Schulungen ist es schwierig konkrete Hilfestellung für die Durchführung der Wirksamkeitsprüfungen anzubieten. Die Bewertung hängt von dem Inhalt und Komplexität der Maßnahme und auch von der Größe des Unternehmens selbst ab. Wichtig ist, dass es zu jeder Maßnahme ein klares Ziel gibt, anhand dessen die Maßnahme beurteilt werden kann. Häufig ist formlose Dokumentation des Ziels und der Zielerreichung als Wirksamkeitsprüfung bereits ausreichend sein.

Für die Bewertung von Schulungen bieten sich zusätzlich entweder kurze Tests in Form von Fragebögen oder eine Beurteilung durch den Vorgesetzten an. Beides kann entweder unmittelbar im Anschluss an die Schulung erfolgen oder einige Tage / Wochen später, um die langfristige Wirkung zu beurteilen. Alternativ kann die Wirksamkeit auch anhand von Arbeitsproben der Mitarbeiter beurteilt werden. Auch Kennzahlen, wie z.B. die Entwicklung der Fehlerquote der Mitarbeiter vor und nach der Schulung können Aufschluss über die Wirksamkeit geben.

Am wichtigsten ist es, dass Sie sich für einen Weg entscheiden, der für Sie zum einen einfach umsetzbar ist und zum anderen auch einen realistischen Rückschluss auf die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen zulässt. Wenn Sie Ihre Wirksamkeitsprüfungen jetzt nachvollziehbar dokumentieren, sind auf der sicheren Seite.

Sollte eine Wirksamkeitsprüfung einmal negativ ausfallen, dürfen Sie nicht vergessen weitere Maßnahmen zu ergreifen.

Im Idealfall unterstützt Ihr Auditor Ihre Vorstellung der Wirksamkeitsprüfung. Schwieriger wird es, wenn Ihr Auditor eine ganz andere Vorstellung davon hat, wie eine Wirksamkeitsprüfung auszusehen hat. In diesem Fall kann es für Sie sinnvoll sein, die Anforderungen der ISO 9001:2015 möglichst eng auszulegen. Dies ISO 9001 macht keine konkreten Vorgaben darüber, wie die Wirksamkeitsprüfung durchzuführen ist. Dementsprechend kann Ihnen auch der Auditor keine konkreten Vorgaben machen. Wenn Sie davon überzeugt sind, dass Ihre Wirksamkeitsprüfung zu einer realistischen Einschätzung der Wirksamkeit führt, dann brauchen Sie auch keine Diskussion mit dem Auditor zu fürchten.

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Die Ergebnisse Ihrer Wirksamkeitsprüfungen können Sie auch direkt in qmBase erfassen und dokumentieren. Lesen Sie hier, wie Sie Wirksamkeitsprüfungen von Maßnahmen mithilfe von Custom Fields erfassen.

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