Bei der Frage, ob ein Flussdiagramm oder eine Textbeschreibung schneller zu erstellen ist, fällt die Stimme intuitiv auf Diagramme. Ein paar Formen zusammenwürfeln, ist doch im Nu erledigt, oder? Nicht so ganz, wenn man bedenkt, was eine Herausforderung das Formatieren von Diagrammen sein kann. Meistens läuft es nämlich darauf hinaus, dass die Datei ausgedruckt werden muss. Folglich wird das Diagramm so formatiert, dass es auf DIN A4 passt. Und die DIN A4 Maße erlauben leider kein beliebiges Vergrößern und Verlängern der Diagramme. Es kann schnell passieren, dass ein Diagramm zu groß zum Drucken ausfällt. Da hilft nur eins, kürzen und quetschen, was das Zeug hält. Die Leserlichkeit leidet dementsprechend darunter, obwohl sie normalerweise der Vorteil von Diagrammen sein sollte. Stellt man dann fest, dass man zwischendrin einen Prozessschritt vergessen hat, dann geht die ganze Formatierung von vorne los. Der eigentliche Inhalt gerät bei der ganzen Sache schnell völlig in den Hintergrund, obwohl er das Wichtigste ist. Mehr zum Thema, wie das DIN A4 uns im Alltag einschränkt, erfahren Sie im Blogartikel “Gefangen in der Vergangenheit - Wie das Konzept DIN A4 uns ausbremst”. 

Bei Textbeschreibungen bereitet das Formatieren keine großen Schwierigkeiten. Die Schriftgröße lässt sich beliebig anpassen und der Zeilenumbruch erfolgt automatisch. Allerdings nehmen hier die Formulierungen mehr Zeit in Anspruch. Diagramme werden oft nur mit Stichpunkten versehen. Ein Fließtext sollte möglichst aus zusammenhängenden Sätzen bestehen, um dem Leser die Prozesse verständlich zu übermitteln.

Der entscheidende Vorteil eines Flussdiagramms gegenüber den Textbeschreibungen ist die Anschaulichkeit und die Übersichtlichkeit. Bei Textbeschreibungen kann es zu umständlichen Formulierungen kommen, die schwer nachzuvollziehen sind und Missverständnisse zur Folge haben. Im Übrigen hat nicht jeder Zeit, lange Prozessunterlagen durchzulesen. Ein Flussdiagramm verschafft einen schnellen Überblick. Zudem ermöglicht die Visualisierung einen gesamtheitlichen Überblick über alle Informationen, Dokumente und Ressourcen eines Projektes. Dadurch fallen wichtige Teilprozessschritte besser auf und können intensiver betrachtet und gegebenenfalls optimiert werden. Die einzelnen Schritte sind bei Flussdiagrammen so deutlich gekennzeichnet, dass sich direkt herausstellen lässt, an welchem Punkt sich das Team oder ein bestimmter Prozess befindet. Fortschritte oder auch Rückschritte lassen sich so schneller erkennen und die Mitarbeiter behalten stets den Überblick, welche Aufgaben noch zu erledigen sind.

Textbeschreibungen können durch die ausführlichen Formulierungen detaillierter ausfallen. Jedoch lassen sich Textinformationen durch den Leser in der Regel nicht so schnell erfassen, wie in einem Ablaufdiagramm. Bei der Lesbarkeit bieten Ablaufdiagramme daher einen klaren Vorteil.

Geschäftsprozesse sind dynamisch, einzelne Variablen ändern sich regelmäßig. Dementsprechend verändern sich die Prozessbeschreibungen und es entstehen kontinuierlich neue Versionen. Ältere Versionen sollten in der Regel archiviert oder eingezogen werden. Außerdem ist es wichtig, alle getätigten Änderungen nachzuhalten. Das verschafft nicht nur einen Überblick, sondern ist auch für spätere Audits von Vorteil, wenn der Auditor nach der Änderungshistorie fragt. Für die Erstellung von Diagrammen kommen oft Tools wie Powerpoint oder Visio zum Einsatz, sie ermöglichen generell keine Versionierung  und daher auch keine Änderungshistorie. Für das Qualitätsmanagement notwendige Daten sind daher nicht vorhanden. Viele Unternehmen dokumentieren Versionen und Änderungen daher in separaten Excel-Tabellen. Doch das bringt zusätzlichen Aufwand und mehr Dokumente. 

Grundsätzlich ähnlich verhält es sich bei Textbeschreibungen von Prozessen. Programme wie Word bieten in der Regel zumindest eine theoretische Möglichkeit zur Änderungsnachverfolgung. Um eine wirklich brauchbare Versionierung für das Qualitätsmanagement handelt es sich aber auch nicht. Es lässt sich darüber streiten, ob die Funktion daher wirklich praktisch ist.

In der Diskussion, was nun die beste Möglichkeit zum Dokumentieren von Prozessen ist, bieten wir Ihnen eine Lösung. Mit qmBase müssen Sie sich nicht entscheiden, unsere Software erlaubt Ihnen Prozesse im Fließtext und als Diagramm zu beschreiben. Ein stufenloser Zoom ermöglicht es auch, die komplexesten Diagramme einzubinden, ohne Rücksicht auf ein eventuelles Druckformat nehmen zu müssen. Die Erstellung einer Änderungshistorie erfolgt automatisch. Geänderte Daten werden für eine noch bessere Nachvollziehbarkeit farblich gekennzeichnet. Und der Freigabe- und Versionierungsprozess ist immer direkt mit integriert, egal ob Sie sich für einen Text oder ein Ablaufdiagramm entscheiden. Auch die Verlinkung zwischen Dokumenten oder Prozessen stellt kein Problem dar, die Links sind super einfach einzufügen. Das Beste ist, dass diese Links stabil sind und immer auf die aktuellste Version des Zieldokuments führen, komme was wolle.

Für eine bessere Strukturierung von Prozessen und Dokumenten besteht die Möglichkeit, jedem Text oder Diagramm einen oder mehrere Schlagwörter zuzuteilen. Dadurch werden alle Dokumente angezeigt, die mit dem Thema zusammenhängen, selbst wenn sie sich in verschiedenen Ordnern befinden. Mit unserer Software erreichen Sie maximale Flexibilität. Egal wie sie ihre Geschäftsprozesse dokumentieren, qmBase bietet die richtige Lösung. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!

Die Bewertungen fallen im Gesamtbild für Textbeschreibungen und Prozessdiagramme negativer aus, als anfangs gedacht. Einen klaren Sieger gibt es nicht. Die Tabelle zeigt deutlich, dass bei einer Prozessbeschreibung nicht nur der Bearbeitungsaufwand und die Lesbarkeit zählen. Weiterführende Faktoren wie Änderungshistorie, Freigabe und Verlinkung spielen für ein effizientes Managementsystem ebenso eine wichtige Rolle. Es geht also eigentlich nicht darum, sich zwischen Texten oder Ablaufdiagrammen zu entscheiden. Viel wichtiger ist es, eine ganzheitliche Lösung für die Lenkung von Prozessen zu finden. qmBase behält stets den Weitblick und bietet Ihnen individuelle Lösungen mit all den Werkzeugen, die Sie für ein umfangreiches Qualitätsmanagementsystem brauchen. Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf!