Hauptproblem
Versionschaos kurz vor dem Audit
Die Frage ist nicht, ob irgendwo eine Datei liegt. Die Frage ist, ob im entscheidenden Moment alle dieselbe gültige Version vor sich haben und die Freigabe belegen können.
qmBase Dokumentenmanagement
Dokumente nicht nur lenken - Zusammenhänge sichtbar machen
qmBase bringt Ruhe in Ihre Dokumentenlenkung: aktuelle Versionen, klare Freigaben, sichtbare Verantwortlichkeiten und ein QM-System, das im Audit nicht auseinanderfällt.
Alltagsproblem
Unsicherheit entsteht lange bevor das Audit beginnt
Dokumentenmanagement scheitert selten daran, dass Dokumente fehlen. Es scheitert daran, dass im Alltag niemand ganz sicher ist, was gerade gilt, wer entschieden hat und ob die Änderung wirklich angekommen ist.
Freigaben verschwinden in E-Mails
Später weiß niemand mehr sicher, was wirklich entschieden wurde.
Unklar, wen eine Änderung betrifft
Änderungen erzeugen Rückfragen statt Klarheit.
So funktioniert die App
Eine Oberfläche für Dokumente, Status und Nachweise
Die Produktansicht ist die zentrale Erklärung: suchen, strukturieren, bearbeiten, freigeben und nachvollziehen passiert dort, wo das Dokument im QM-System eingebunden ist.
Finden
Dokumente schneller finden
Dokumente schneller finden statt Ordner durchsuchen
Strukturieren
Mit Schlagworten und Status arbeiten
Struktur bleibt sichtbar, auch wenn Dokumente verknüpft sind
Bearbeiten
Änderungen kontrolliert vorbereiten
Neue Fassungen entstehen im Arbeitsfluss
Freigeben
Freigaben dokumentieren
Verantwortung und Entscheidung bleiben sichtbar
Nachweisen
Änderungen nachvollziehbar halten
Historie und Audit-Trail entstehen mit
Verbinden
Mit Audits und Maßnahmen verknüpfen
Dokumente bleiben Teil des QM-Systems
Kein Dokument sondern Teil eines Systems
Dokumente sind keine isolierten Informationen
Dokumente existieren im Kontext des Unternehmens und bieten selbst den Kontext für weitere Informationen. Ein Dokument ist in qmBase nicht nur eine Datei in einer Ablage, es ist immer mit dazugehörigen Informationen verbunden.
Zusammenhänge bleiben nachvollziehbar
Kundenbezug, Produkt, Risiko, Audit und Schulung bleiben am Dokument sichtbar, statt erst im Audit zusammengesucht zu werden.
Information ist sichtbar, wo sie wichtig ist
Teams finden Dokumente über den Kontext, in dem sie tatsächlich arbeiten.
Dokument
Spezifikation
Kunde
Produkt
Risiko
Nachweis erbracht
Audit
Pflichtschulung
Schulung
qmBase Story 09
Abendessen unter Freunden
"Wie ist der neue Job?"
"Richtig gut."
"Das Schlimmste sind ja immer die unbekannten Laufwerke."
"Diesmal gar nicht."
Weniger Chaos. Mehr Ankommen.
Struktur statt Ordner
Dokumente organisieren statt ablegen
qmBase organisiert unterschiedliche Dokumenttypen an einem Ort und macht sie über ihren fachlichen Kontext wieder auffindbar.
Ordnung über verschiedene Dokumenttypen
Text, BPMN, Word, Markdown, PDF zentral organisiert
Mit eigenen Vorlagen arbeiten
Eigene Vorlagen schaffen einheitliche Dokumentation
Dokumente finden statt suchen
Durch inhaltliche Einordnung werden Dokumente dort sichtbar, wo Teams danach suchen
Dokumentstruktur
Zentrale Dokumentenansicht
Gefiltert und geordnet, wie du es brauchst.
Schlagworte verbinden Inhalte
Schlagworte verknüfen Dokumenten mit Abteilungen, ISO-Kapiteln und mehr.
Prozesslandkarte als Orientierung
Mit diesem Einstieg findet jeder was er sucht.
Freigabe & Versionierung
Wenn sich Dokumente ändern
Änderungen dürfen nicht im E-Mail-Postfach verschwinden. qmBase führt die neue Fassung kontrolliert zur gültigen Vorgabe und sorgt dafür, dass die richtigen Personen damit arbeiten.
Kontrolliert und verbindlich
Klare Verantwortlichkeiten und Freigaben machen aus einer Änderung eine gültige Vorgabe.
Die richtigen Personen erreichen
Nach der Veröffentlichung werden betroffene Personen automatisch informiert und arbeiten mit der gültigen Version.
Statuswechsel
Entwurf wird zur verbindlichen Vorgabe
Entwurfgültig
1
Änderung vorbereiten
Prüfplan Wareneingang
Status
EntwurfVerantwortlich
M. Schneider
Geändert am
02.05.2024, 09:12
2
Freigeben und veröffentlichen
Freigegeben von
A. Vogt · 02.05.2024 T. Becker · 02.05.2024
Veröffentlicht am
02.05.2024, 10:28
Neue VersionVersion 2.1.0 jetzt gültig
3
Betroffene informieren
Lesebestätigungen
Veröffentlicht am
02.05.2024, 10:28
Benachrichtigt
automatisch
Kenntnisnahme
22 / 24
Nachweise statt Vermutungen
Was später nachvollziehbar bleibt
Im Audit zählt nicht nur, dass ein Dokument vorhanden ist. Entscheidend ist, ob sichtbar bleibt, welche Vorgabe galt, wer entschieden hat und welche Nachweise im Arbeitsprozess entstanden sind.
Was geändert wurde, bleibt sichtbar
Der Versionsvergleich zeigt, welche Inhalte zwischen zwei Fassungen ergänzt, entfernt oder angepasst wurden.
Auditfragen lassen sich beantworten
Welche Version galt, was wurde geändert und welche Schritte sind dokumentiert: die Antwort bleibt am Dokument.
Nachvollziehbarkeit
Historie der Prozessbeschreibung
Inhalt
↕
99
10103\. Prozessschritte (Ablauf)
11-1. **Anforderungsanalyse:** Klärung der Kundenbedürfnisse, Prüfung der Machbarkeit und Erfassung notwendiger Mengen/Leistungen.
11+1. **Anforderungsanalyse:** Klärung der Kundenbedürfnisse, Prüfung des verfügbaren Budgets, Prüfung der Machbarkeit und Erfassung notwendiger Mengen/Leistungen.
12122. **Kalkulation:** Ermittlung der Einzelpreise, Mengen und Gesamtsumme unter Berücksichtigung aktueller Kostensätze.
13133. **Dokumentenerstellung:** Erstellung des Angebots mit folgenden Pflichtangaben.
Versionsvergleich: Änderungen bleiben zeilenweise sichtbar.
Selbstbewusst ins Audit
“qmBase hat unser Qualitätsmanagement deutlich effizienter und transparenter gemacht. Die zentrale Dokumentenverwaltung erleichtert die Vorbereitung und Durchführung von Audits erheblich.”
Elena Herzenberg-Ulrich
Geschäftsführung·Elemaster Germany GmbH
Bringen Sie Ruhe in Ihre Dokumentenlenkung
Sehen Sie in einer Demo, wie qmBase Dokumente, Freigaben, Änderungen und Nachweise zu einem klar verbundenen QM-System macht.