Hauptproblem
Fristen geraten aus dem Blick
Wiederkehrende Prüfungen und Wartungen stehen in Tabellen, Kalendern oder Köpfen. Niemand sieht zuverlässig, was als Nächstes fällig ist.
Instandhaltung & Prüfmittelmanagement
Instandhaltung im Blick, bevor Prüfungen liegen bleiben
Verwalte Maschinen, Geräte und Prüfmittel an einem zentralen Ort. Behalte Fälligkeiten im Blick, dokumentiere Nachweise nachvollziehbar und sorge dafür, dass klar ist, wer sich kümmert.
Typisches Problem
Wartungen werden nicht vergessen, weil Menschen faul sind. Sondern weil das System fehlt.
Inventarliste hier. Wartungsprotokoll dort. Kalendereintrag beim Kollegen. Zertifikat im Netzlaufwerk. Solange nichts passiert, wirkt das harmlos. Im Audit oder bei einem Ausfall wird daraus ein Problem.
Nachweise sind nicht auffindbar
Prüfprotokolle, Wartungsberichte und Dokumentationen wurden abgelegt, lassen sich später aber nicht mehr zuverlässig finden.
Niemand fühlt sich zuständig
Mehrere Personen sind beteiligt. Am Ende geht jeder davon aus, dass sich jemand anderes kümmert.
So funktioniert es in qmBase
Alle Betriebsmittel zentral verwalten
In qmBase erfasst du Maschinen, Geräte, Prüfmittel und andere Inventargegenstände an einem zentralen Ort. Zu jedem Eintrag können Verantwortliche, Standorte, Prüffristen, Wartungsinformationen, Dokumente und Nachweise hinterlegt werden.
Inventar
Betriebsmittel zentral erfassen
Maschinen, Geräte, Prüfmittel und Anlagen an einem zentralen Ort verwalten
Prüftermine
Prüftermine überwachen
Wartungen, Prüfungen und Kalibrierungen direkt am Betriebsmittel planen
Verantwortung
Verantwortlichkeiten sichtbar machen
Für jedes Betriebsmittel bleibt sichtbar, wer sich kümmert
Nachweise
Nachweise dokumentieren
Prüfprotokolle, Zertifikate und Berichte direkt verknüpfen
Teil des QM-Systems
Instandhaltung endet nicht bei der Inventarliste
Ein defektes Gerät kann eine Maßnahme auslösen. Ein Prüfmittel kann mit einer Prüfanweisung verknüpft sein. Ein Lieferant kann mehreren Betriebsmitteln zugeordnet werden. Informationen bleiben nicht isoliert, sondern werden Teil eines nachvollziehbaren Systems.
Instandhaltung bleibt Teil des QM-Systems
Ein Betriebsmittel steht nicht allein in einer Liste. Prüfanweisungen, Verantwortliche, Risiken und Maßnahmen bleiben dort verbunden, wo sie gebraucht werden.
Nachweise sind im richtigen Kontext
Wenn im Audit nach einer Prüfung gefragt wird, muss der Nachweis nicht erst in Ordnern, E-Mails oder alten Listen gesucht werden.
Betriebsmittel
Ersatzbeschaffung
Maßnahme
Prüfanweisung
Dokument
Prozess
Ausfallrisiko
Risiko
Verantwortlich
Mitarbeiter
Lieferant
Prüftermine immer im Blick
Wirklich wissen, was heute erledigt werden muss
qmBase zeigt anstehende Prüfungen nicht nur als Datum am Betriebsmittel. Du siehst, was überfällig ist, was diese Woche ansteht und welche Prüfungen im Monat oder Quartal vorbereitet werden müssen.
Prioritäten auf einen Blick
Überfällige und bald fällige Prüfungen werden getrennt sichtbar, statt in einer langen Inventarliste unterzugehen.
Prüfung direkt erfassen
Aus der Übersicht heraus kann die Durchführung dokumentiert werden, inklusive Ergebnis und Nachweis.
Anstehende Prüfungen
Prüfstatus nach Zeitraum
4
Überfällig
1
Diese Woche
3
Dieser Monat
3
Dieses Quartal
Nur überwachte Gegenstände
Suchen...
| Nächste Prüfung | Inventargegenstand | Prüfung | Aktion |
|---|---|---|---|
| Vor 12 Tagen | Testo Datenlogger 174 T Mini | Kalibrierung | Prüfung erfassen |
| Vor 3 Tagen | STIER Bohrhammer | DGUV Vorschrift 3 | Prüfung erfassen |
| Heute | PBH 1550 A1 | Sicherheitsprüfung | Prüfung erfassen |
| In 5 Tagen | Drehmomentschlüssel 20-100 Nm | Kalibrierung | Prüfung erfassen |
| In 3 Wochen | L-C-01 | E-Check | Prüfung erfassen |
| In 2 Monaten | Schieblehre Mitutoyo 150 mm | Kalibrierung | Prüfung erfassen |
Nachweise am Betriebsmittel
Was später nachvollziehbar bleibt
Prüfung
Kalibrierung Drehmomentschlüssel
Letzte Prüfung
Heute
Nächste Prüfung
in 12 Monaten
Durchgeführt von
Lars Gründlich
Prüfung erfolgreich erfasst
Kalibrierungszertifikat hochladen
Datei hier ablegen oder auswählen
Kalibrierungszertifikat-DMS-2026.pdf
Hochgeladen und mit dem Betriebsmittel verknüpft
Nachvollziehbarkeit
Prüfungen und Nachweise immer zusammen
Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Kalibrierscheine oder Bedienungsanleitungen sollten nicht irgendwo in Ordnerstrukturen verschwinden. In qmBase können relevante Dokumente direkt mit dem jeweiligen Betriebsmittel verknüpft werden.
Prüfprotokolle
Ergebnisse und Dokumentationen direkt am Betriebsmittel hinterlegen.
Prüfzertifikate
Kalibrierungszertifikate, Prüfscheine oder externe Nachweise direkt mit dem Betriebsmittel verknüpfen.
Nachvollziehbare Historie
Durchgeführte Wartungen so dokumentieren, dass auch Jahre später klar bleibt, was wann erledigt wurde.
Zusammenarbeit
Klare Aufgaben statt stiller Hoffnung
Instandhaltung funktioniert nur, wenn klar ist, wer sich kümmert. In qmBase werden Verantwortlichkeiten direkt am Prüftermin sichtbar. Automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass fällige Prüfungen nicht erst auffallen, wenn die Frist bereits überschritten ist.
Klare Zuständigkeit
Zu jedem Prüftermin ist sichtbar, wer verantwortlich ist und welcher Status gerade gilt.
Fälligkeiten werden früh sichtbar
Automatische Benachrichtigungen erinnern rechtzeitig, bevor Prüfungen überfällig werden.
Aufgabenfluss
Von der Fälligkeit zum dokumentierten Nachweis
1
Fälligkeit entsteht
Drehmaschine DM-42
Prüfung
Sicherheitsprüfung
Fälligkeit
in 5 Tagen
2
Automatische Benachrichtigung
Verantwortlich
M. Schneider
M. Schneider automatisch informiert
3
Prüfung wird dokumentiert
Datum
heute
Hinterlegter Nachweis
Prüfzertifikat_DM-42.pdf
Prüfung erfolgreich
Behalte Prüfungen, Fristen und Nachweise im Griff
Verwalte Betriebsmittel, Prüftermine und Nachweise zentral an einem Ort. qmBase erinnert rechtzeitig und macht sichtbar, wer sich kümmert.