Hauptproblem
Wiederkehrende Fehler werden nicht erkannt
Einzelne Reklamationen werden bearbeitet. Dasselbe Fehlerbild tritt jedoch immer wieder auf, weil Zusammenhänge zwischen Produkten, Ursachen und Reklamationen fehlen.
Reklamationsmanagement
Reklamationen erfassen. Ursachen verstehen. Fehler dauerhaft vermeiden.
Erfasse Kunden-, Lieferanten- und interne Reklamationen zentral, dokumentiere Ursachen nachvollziehbar und leite Verbesserungen direkt aus den gewonnenen Erkenntnissen ab.
Warum Reklamationen Wirkung verlieren
Reklamationen sind selten Einzelfälle.
Die eigentliche Arbeit beginnt nach der Erfassung. Entscheidend ist, ob Ursachen, Verantwortlichkeiten, Maßnahmen und Wiederholfehler nachvollziehbar sichtbar werden.
Reklamationen liegen in E-Mails, Excel und Abteilungswissen
Wenn Informationen an verschiedenen Orten entstehen, fehlen später wichtige Details zu Produkt, Fehlerbild, Ursache oder Verantwortlichkeit.
Reklamation und Maßnahmen verlieren den Zusammenhang
Sofortmaßnahmen, Abstellmaßnahmen und Wirksamkeitsprüfungen verlieren ihren Kontext, wenn sie getrennt von der Reklamation verfolgt werden.
Reklamationsmanagement mit System
Reklamationen systematisch bearbeiten statt nur dokumentieren
Kunden-, Lieferanten- und interne Reklamationen werden zentral erfasst, fachlich eingeordnet und mit den Informationen verbunden, die für Ursache, Maßnahme und Nachweis wichtig sind.
Erfassen
Reklamationen einheitlich aufnehmen
Kunden-, Lieferanten- und interne Reklamationen mit klarer Struktur
Zuordnen
Produkte und Fehler verknüpfen
Betroffene Artikel, Fehlerarten und Ursachen bleiben direkt am Fall
Analysieren
Ursachen nachvollziehbar dokumentieren
Technische und organisatorische Ursachen strukturiert festhalten
Steuern
Maßnahmen direkt ableiten
Verantwortliche, Fristen, Status und Wirksamkeit bleiben sichtbar
Berichten
8D-Reports direkt aus bestehenden Informationen
Informationen werden im Prozess gepflegt und im Report weitergenutzt
Lernen
Auswertungen automatisch nutzen
Häufigkeiten, Kosten, Bearbeitungszeiten und Trends erkennen
Zusammenhänge sichtbar machen
Reklamationen sind Teil des Managementsystems
Eine Reklamation steht in qmBase nicht allein in einer Fallliste. Produkt, Fehlerbild, Ursache, Kunde, Lieferant, Maßnahmen und Nachweise bleiben direkt miteinander verbunden.
Ursachen werden im Kontext sichtbar
Produkt, Fehlerbild, Kunde, Lieferant und ähnliche Reklamationen bleiben direkt mit dem Fall verbunden.
Keine Reklamation ohne Maßnahme
Sofortmaßnahmen, Abstellmaßnahmen und Wirksamkeitsprüfungen werden nicht separat verwaltet, sondern aus der Reklamation heraus gesteuert.
Reklamation
Produkt
Kunde
Lieferant
CAPA
Maßnahme
Fehlerursache
Fehler
8D-Report
Dokument
qmBase Story 10
Abschied
"Würde doch nur jedes Audit so laufen. Bis nächstes Jahr."
"Bis nächstes Jahr."
Weniger Pflicht. Mehr Anerkennung.
8D-Reports
8D-Reports direkt aus bestehenden Informationen erstellen
Für viele Kunden- und Lieferantenreklamationen gehört der 8D-Report zum Standard. qmBase nutzt vorhandene Reklamations-, Ursachen- und Maßnahmeninformationen, statt denselben Inhalt mehrfach zu pflegen.
8D aus vorhandenen Informationen erstellen
Reklamationsdaten, Fehlerbeschreibung, Ursachen und Maßnahmen werden bereits im Bearbeitungsprozess gepflegt und können im Report weiterverwendet werden.
Sofort- und Abstellmaßnahmen verbinden
Der Report bleibt mit der tatsächlichen Maßnahmenverfolgung verbunden. Verantwortliche, Fristen und Status müssen nicht doppelt gepflegt werden.
8D-Report
8D-Report KR-2026-041
Kundenreklamation · Gehäusemodul A-42
- Reklamation
- KR-2026-041
- Produkt
- Gehäusemodul A-42
- Kunde
- Muster GmbH
- Status
- 8D in Arbeit
Sofort- und Abstellmaßnahmen
2 EinträgeAktionVerantwortlichFristStatus
Sofortprüfung aktueller Charge
A. Vogt
03.06.26
Prüfplan Wareneingang aktualisieren
M. Schneider
30.06.26
Ursache und Wirksamkeit
Fehlerursache eingegrenzt, Abstellmaßnahme in Umsetzung
Die Analyse zeigt, dass die Prüfung im Wareneingang nicht ausreichend konkret beschrieben war. Die Sofortprüfung sichert aktuelle Bestände, die dauerhafte Abstellung erfolgt über den aktualisierten Prüfplan.
- Fehlerbild, Produkt und betroffene Charge sind direkt an der Reklamation dokumentiert.
- Sofortmaßnahme und Abstellmaßnahme sind mit Verantwortlichen und Fristen verbunden.
- Die Wirksamkeitsprüfung wird nach Abschluss der Maßnahme automatisch nachverfolgt.
Auswertungen & Erkenntnisse
Aus Reklamationen werden Erkenntnisse.
Wiederkehrende Fehler, betroffene Produkte und typische Ursachen werden erst durch Auswertungen erkennbar.
Reklamation gerechtfertigt
Beklagen sich die Kunden zu Recht?
76 %
gerechtfertigt
Gerechtfertigt
Nicht gerechtfertigt
Häufigste Fehlerursachen
Was löst die Reklamationen aus?
14
Prüfplan
10
Montage
7
Nachweis
5
Verpackung
Häufigste reklamierte Produkte
Welche Produkte sind besonders betroffen?
12
A-42
9
P-18
6
S-4
4
V-2
Vom Fall zur Verbesserung
“qmBase hat unser Qualitätsmanagement deutlich effizienter und transparenter gemacht.”
Elena Herzenberg-Ulrich
Geschäftsführung·Elemaster Germany GmbH
Mach aus Reklamationen echte Verbesserungen
Erfasse Reklamationen einheitlich, analysiere Ursachen nachvollziehbar und sorge dafür, dass Probleme nicht immer wieder auftreten.