Schulungs- & Qualifikationsmanagement
Verknüpfe Positionen, Aufgaben und Qualifikationen und erkenne automatisch, wer geschult werden muss, bevor Nachweise fehlen oder Qualifikationen ablaufen.
Die Herausforderung
Qualifikationen sind nur dann hilfreich, wenn klar ist, aus welcher Aufgabe sie entstehen und für welche Position sie erforderlich sind. Genau dieser Zusammenhang fehlt in vielen Excel-Listen und Schulungsordnern.
Hauptproblem
Positionen stehen im Organigramm, Aufgaben in Stellenbeschreibungen und Qualifikationen in Schulungslisten. Dadurch ist schwer erkennbar, welche Anforderungen wirklich zu einer Position gehören.
Oft fällt erst kurz vor dem Audit auf, dass eine notwendige Qualifikation fehlt, ein Nachweis abläuft oder eine Aufgabe nicht mehr anforderungskonform ausgeführt werden kann.
Qualifikationen stehen in Excel, die dazugehörigen PDFs liegen in Personalordnern, E-Mails oder Dateiablagen. Im Audit beginnt dann die Suche nach dem richtigen Nachweis.
Qualifikationsprofil
In der Personenansicht siehst du, welche Qualifikationen vorhanden sind, welche Anforderungen offen sind und welche Nachweise zum Mitarbeiter gehören.
Mitarbeiter
Qualifikationsstatus sehen
Mitarbeiter und Qualifikationsstatus in einer Übersicht
Anforderungen
Anforderungen definieren
Qualifikationsanforderungen für Positionen und Aufgaben festlegen
Schulungsbedarf
Lücken erkennen
Fehlende Qualifikationen und Schulungsbedarf erkennen
Nachweise
Zertifikate schnell finden
Zertifikate und Nachweise direkt in der Qualifikation ablegen
Verknüpft statt isoliert
Positionen kommen aus der Mitarbeiter-App. In Schulungen & Qualifikationen werden ihnen Aufgaben zugeordnet. Für jede Aufgabe wird definiert, welche Qualifikationen erforderlich sind.
Positionen und Aufgaben sind nicht der Hauptnutzen, sondern die Grundlage dafür, Qualifikationen sauber und nachvollziehbar abzuleiten.
Bei Audits ist nachvollziehbar, warum eine Qualifikation erforderlich ist: Sie hängt an einer Aufgabe und diese an einer Position.
Anforderung
qmBase Story 11
"Gut gelöst. Sieht man selten."
Gutes QM erkennt man nicht am Zertifikat.
Position
Maschinenführer
Aufgabe
Maschine einrichten und bedienen
Erforderliche Qualifikationen
Aufgabe
Prüfplan einhalten und dokumentieren
Erforderliche Qualifikationen
Anforderungen ableiten
Aufgaben und Qualifikationen machen aus Positionsbeschreibungen vollständige Anforderungsprofile. So entsteht die Grundlage, um Schulungsbedarf automatisch zu erkennen.
Aufgaben sind die Grundlage für Qualifikationsanforderungen. Sie zeigen, was Mitarbeiter in ihrer Position tun und vervollständigen die Position zu einer Stellenbeschreibung.
Für jede Aufgabe werden Qualifikationen definiert und vervollständigen die Position zu einem vollständigen Anforderungsprofil.
Anforderungsprofil erfolgreich definiert
Anforderungen automatisch abgleichen
Das Anforderungsprofil der Position wird mit den vorhandenen Qualifikationen des Mitarbeiters abgeglichen. So wird sichtbar, welche Nachweise gültig sind, welche Qualifikationen fehlen und wo Schulungsbedarf entsteht.
Das Anforderungsprofil der Position wird automatisch mit den Qualifikationen des Mitarbeiters verglichen.
Fehlende oder ablaufende Qualifikationen werden direkt sichtbar.
Mitarbeiter
Lena Grau
Position: Maschinenführer
erfüllt
Maschinenbedienung
erfüllt
Arbeitssicherheit
fehlt
Prüfplan-Schulung
Schulung
Prüfplan-Schulung
Qualifikation für Maschinenführer
Teilnehmerliste nach Qualifikationsbedarf
4 Mitarbeiter mit gleicher Qualifikationslücke
Schulungen durchführen
Wenn mehrere Mitarbeiter denselben Schulungsbedarf haben, kann die Schulung gemeinsam geplant werden. Nach Abschluss wird die entsprechende Qualifikation automatisch bei allen Teilnehmern hinterlegt.
Schulungsbedarf muss nicht pro Mitarbeiter einzeln bearbeitet werden.
Nach der Schulung wird die Qualifikation inklusive Nachweis im jeweiligen Mitarbeiterprofil sichtbar.
Erkenne frühzeitig, welche Qualifikationen fehlen, welche Nachweise ablaufen und wo Schulungsbedarf entsteht.