Dokumentenmanagement

Effiziente Dokumentenlenkung

Dokumente einfach lenken.

Dokumente besser organisieren.

Dokumente besser finden.

Dokumentenmanagement Software Dokumentenlandschaft

Zeit sparen durch ein intelligentes Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement mit einfachem Freigabeprozess und automatischer Versionierung der Dokumenten.

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Prozessbeschreibungen völlig frei gestalten

Beschreiben Sie Ihre Unternehmensprozesse vollkommen frei.

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Dokumentenablage endlich sinnvoll strukturieren

Strukturieren Sie Ihre Dokumente mit Schlagworte und überwinden Sie die Grenzen von Ordnerstrukturen.
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Dokumentenverweise fehlerfrei und dauerhaft einrichten

Verlinkungen führen immer zur aktuellsten Version des Zieldokuments.
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Mit dem Dokumentenmanagement ansprechende Prozesslandschaften aufbauen

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern einen einfachen und prozessorientierten Zugang zu den Dokumenten.
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Automatische Dokumentation für Ihr Managementsystem

Dokumentenmanagement so wie Sie es für Ihre Zertifizierung benötigen.
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Dokumentenmanagement Software Dokumentenlandschaft
Document GRaph im Dokumentenmanagement

(Bild anklicken für Diashow)

Zeit sparen durch ein intelligentes Dokumentenmanagement

Einfacher Freigabeprozess, automatische Versionierung von Dokumenten und gezielte Suchfunktion
Dokumentenmanagement Einstieg

Einfache Lenkung von Dokumenten

Freigabeprozess für Dokumente

Automatische Versionierung

Automatische Benachrichtigung der Mitarbeiter über die Aktualisierung von Dokumenten

Gezielte Suchfunktion

Mit der qmBase Dokumentenmanagement Software lenken Sie gezielt alle Ihre Dokumente.

Alle Dokumente unterliegen immer einem Freigabeprozess und einer automatischen Versionierung. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter nur noch mit aktuellen und gültigen Dokumenten arbeiten. Alte Dokumentenversionen werden durch die Dokumentenmanagement-Software automatisch eingezogen und archiviert.

Zusätzlich stellen Sie mit dem qmBase Dokumentenmanagement sicher, dass Ihre Mitarbeiter von jedem beliebigen Ort Zugriff auf die aktuellsten Versionen Ihrer Dokumente haben.

Mitarbeiter werden automatisch über die Aktualisierungen von Dokumenten benachrichtigt. Die Kenntnisnahme der Mitarbeiter der neuen Dokumentenversion wird automatisch dokumentiert.

Nutzen Sie die reguläre Suche, um nach dem Titel von Dokumenten zu suchen. Nutzen Sie die erweiterte Suche für weitere Suchkriterien. Ihnen steht eine Volltextsuche, eine Suche nach Autoren und Veröffentlichungsdatum oder nach Schlagworten zur Verfügung. Kombinieren Sie Schlagworte, um die Suchergebnisse einzugrenzen, bis Sie das passende Dokument gefunden haben.

Prozessbeschreibungen völlig frei gestalten

Beschreiben Sie Ihre Unternehmensprozesse vollkommen frei.
Dokumentenmanagement Prozessbeschreibungen

Freie Gestaltung von Prozessdiagrammen

Direkte Verlinkung in weitere Prozessablaufdiagramme

Stufenloser Zoom ohne Rücksicht auf ein eventuelles Druckformat

Prozesse unterscheiden sich untereinander, folglich auch deren Beschreibungen.

Mit dem Dokumentenmanagement von qmBase sind Sie in der Lage Prozessbeschreibungen beliebig darzustellen. Neben Textbeschreibungen können Sie auch individuelle Prozessablaufdiagramme erstellen. Außerdem kann aus einem Prozessschritt direkt auf weitere Prozesse und Dokumente innerhalb und außerhalb  des Dokumentenmanagements verlinkt werden. Aufgrund des stufenlosen Zooms lassen sich die Prozessdiagramme beliebig vergrößern. Egal wie komplex das Prozessdiagramm ist, es unterliegt keinen Einschränkungen in der Darstellung. 

Mit Hilfe der qmBase Software sind Sie in der Gestaltung von Ablaufdiagrammen vollkommen frei und müssen nicht auf Maß, Umfang und Form Rücksicht nehmen.

Dokumentenablage endlich sinnvoll strukturieren

Strukturieren Sie Ihre Dokumente mit Schlagworte und überwinden Sie die Grenzen von Ordnerstrukturen.
Dokumentenmanagement mit Schlagwörtern strukturieren

Für die Ablage eines Dokuments bietet sich häufig mehr als nur ein Ordner an. Wie stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Dokumente trotzdem auf Anhieb finden?

Nutzen Sie Schlagworte um die Grenzen von Ordnerstrukturen zu überwinden. Mit der qmBase Dokumentenmanagement-Software können Sie jedem Dokument beliebig viele Schlagworte zuordnen. So ordnen Sie z.B. ein Dokument gleichzeitig einer Kategorie, einem Prozess, einem Unternehmensbereich und einem Managementsystem zu:

Prozessbeschreibung Angebotserstellung Vertrieb ISO 9001

Die Mitarbeiter finden das Dokument über jedes dieser Schlagworte, egal welchen Ansatz sie wählen.

Dokumentenmanagement mit Schlagworten strukturieren

Mitarbeiter mehr Möglichkeiten bieten Dokumente zügig zu finden

Dokumentenverweise fehlerfrei und dauerhaft einrichten

Verlinkungen führen immer zu aktuellsten Version des Zieldokuments
Dokumente im Dokumentenmanagement verlinken

Stabile Verlinkungen zwischen allen Dokumenten

Automatische Visualisierung aller Verlinkungen innerhalb des Dokumentenmanagements

Mit qmBase Dokumentenmanagement-Software können Sie Dokumente endlich sinnvoll in Beziehung setzen.

Das Dokumentenmanagement unterstützt Sie aktiv dabei Ihre Dokumente miteinander zu  Verlinken. Die zu verlinkenden Dokumente werden automatisch vorgeschlagen und der Link eingesetzt. Alle Links innerhalb des Dokumentenmanagements sind stabil und verweisen immer auf die aktuellste Version des Zieldokuments. Die Zeiten fehlerhaften Verlinkungen innerhalb Ihrer Dokumente sind damit endgültig vorbei.

Alle Verlinkungen zwischen den Dokumenten werden automatisch im Document Graph visualsiert. So haben Sie immer im Blick wie Ihre Dokumente zusammenhängen.

Mit dem Dokumentenmanagement ansprechende Prozesslandschaften aufbauen

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern einen einfachen und prozessorientierten Zugang zu den Dokumenten.
Prozesslandschaft Dokumentenmanagement Software

Prozesslandschaften im Dokumentenmanagement visualisieren

Prozesslandschaft direkt mit notwendigen Dokumenten und Prozessen verlinken

Visualisierung von Prozessen in Dokumenten

In qmBase Dokumentenmanagement-Software bilden Sie nicht nur klassische Dokumente wie Verfahrensanweisungen, Formblätter oder Prozessbeschreibungen ab. Sie haben auch die Möglichkeit ihre vollständige Prozesslandschaft zu visualisieren und ansprechend darzustellen. Dabei kann die Darstellung der Prozesslandschaften völlig frei gewählt werden. Sie können ihre Geschäftsprozesse z.B. nach beliebigen Kriterien, wie z.B. nach Führungsprozessen, Leistungsprozessen und unterstützenden Prozessen, strukturieren. Jedes Element der Prozesslandschaft kann direkt auf ein konkretes Dokument oder einen Ordner mit einer Vielzahl von Dokumenten verlinken.

So bietet das Dokumentenmanagement Ihren Mitarbeitern einen einfachen und prozessorientierten Zugang zu allen Dokumenten Ihres Unternehmens.

Automatische Dokumentation für Ihr Managementsystem

Alles was Sie für Ihre Zertifizierung benötigen.
Dokumentation für Managementsystem im Dokumentenmanagement

Erfüllung aller Anforderungen an das Dokumentenmanagement

Vollständige Dokumentation der Dokumentenlenkung

Perfekte Vorbereitung für das Audit

Viele unterschiedliche Managementsysteme (z. B. ISO 9001) stellen umfassende Anforderungen in Bezug auf die Lenkung von Dokumenten.

In der Regel muss  sichergestellt sein, dass alle Dokumente geprüft und freigegeben wurden. Alle Dokumentenversionen müssen sich eindeutig identifizieren lassen (Versionierung).  Es muss sichergestellt sein, dass die Mitarbeiter nur mit gültigen und freigegebenen Dokumenten arbeiten. Ungültige Dokumente müssen eingezogen werden. Die Dokumente müssen den Mitarbeitern am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen.

Das Dokumentenmanagement von qmBase unterstützt Sie in allen Anforderungen und dokumentiert alle diese Informationen für Sie. So wird das nächste Audit zum Kinderspiel.

Dabei ist es ganz egal, ob Sie nach ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 27001 (IT-Sicherheitsmanagement), ISO 13485 (Qualitätsmanagement in der Medizintechnik) oder einem vergleichbaren Standard zertifiziert werden.