Dokumentenmanagement
Effiziente DokumentenlenkungDokumente einfach lenken.
Dokumente besser organisieren.
Dokumente besser finden.
Prozesse
gestalten
Dokumente
lenken
Kontext
verknüpfen
Alles für Ihr
Dokumentenmanagement
Versionen
vergleichen
Alles für Ihr Dokumentenmanagement
Dokumente lenken
Klare und einfach Freigabe und Versionierung aller Dokumente.
Dokumente finden
Schlagworte, Filter, Volltextsuche – alles einen Klick entfernt.Textdokumente erstellen
Texte ohne Medienbrüche erstellen (HTML | Markdown).Prozesse darstellen (BPMN 2.0)
Prozessabläufe direkt im System gestalten (BPMN 2.0 | Mermaid).Kontext verknüpfen
Zusammenhänge zwischen Dokumenten, Risiken, Zielen und Kunden direkt erkennen.Prozesslandkarten nutzen
Dokumente thematisch sortiert über die Prozesslandkarte finden.
Dokument sicher steuern
Dokumente klar versioniert, sauber freigegeben, jederzeit nachvollziehbar.
- Eindeutige Versionen statt Dokumentchaos
- Transparente Freigaben mit lückenloser Nachvollziehbarkeit
- Sofort sichtbare Änderungen dank Versionsvergleich
- Erinnerungen an Prüfintervalle für dauerhaft aktuelle Dokumente
Ein funktionierendes Managementsystem braucht absolute Kontrolle über seine Dokumente:
Eindeutig zuordenbare Versionen, nachvollziehbare Freigaben und die Sicherheit, dass Mitarbeiter jederzeit nur mit der gültigen Fassung arbeiten. Änderungen müssen transparent bleiben, ältere Versionen sauber archiviert und Verantwortlichkeiten klar geregelt sein. So besteht ein QM-System jedes Audit.
Das qmBase Dokumentenmanagement setzt genau hier an:
Jede Version ist eindeutig gekennzeichnet und revisionssicher archiviert. Freigaben sind klar strukturiert und durchgängig dokumentiert. Der integrierte Versionsvergleich hebt Änderungen farblich hervor, sodass sie sofort erkennbar sind. Alle Beteiligten werden automatisch informiert und Lesebestätigungen dokumentiert. Überwachungsintervalle erinnern rechtzeitig an notwendige Prüfungen, so gerät kein Dokument mehr in Vergessenheit.
Dokument finden statt suchen
Flexible Filter und klare Themenzuordnung für eine schnelle, zuverlässige Dokumentenrecherche.
- Schlagworte für klare Themenzuordnung
- Flexible Filter statt starrer Ordnerstrukturen
- Volltextsuche für sofortigen Zugriff
Laufwerke und klassische Ordnerstrukturen stoßen im Qualitätsmanagement schnell an ihre Grenzen. Sie sind starr organisiert, tief verschachtelt und erlauben keine themenübergreifende Zuordnung von Dokumenten. Das Ergebnis: Wichtige Informationen sind schwer auffindbar.
Ein effizientes System filtert Dokumente flexibel nach allen relevanten Themen: nach Abteilungen, Produkten, Prozessen oder Normkapiteln. So finden Mitarbeiter das benötigte Dokument sofort und ohne Umwege.
Im qmBase Dokumentenmanagement werden alle Dokumente über Schlagworte thematisch sortiert. Mit den integrierten Filterfunktionen ist jedes relevante Dokument nur einen Klick entfernt.
Die Volltextsuche stellt sicher, dass wirklich jedes Dokument sofort gefunden wird – unabhängig davon, wo es abgelegt wurde.
Leiter Qualitätsmanagement (ISO 9001),
mittelständisches Produktionsunternehmen
Dokument als Text gestalten
Textdokumente schnell schreiben, sauber strukturieren und nahtlos in das QM-System einbinden.
- Integrierter Texteditor für die Bearbeitung ohne Medienbrüche
- Markdown-Editor für schnelle, klar strukturierte Texte
- Automatische Versionierung direkt im System
- Stabile Verlinkungen zu allen relevanten Unterlagen
In einem guten QM-System werden Textdokumente ohne Medienbrüche erstellt, klar gegliedert und zuverlässig mit allen relevanten Unterlagen verlinkt.
Im qmBase Dokumentenmanagement werden Dokumente direkt im System mit dem integrierten Texteditor gestaltet. Ohne externe Programme, ohne Medienbrüche und mit vollständiger Versionierung sind sie ein fester Bestandteil Ihres QM-Systems.
Für Nutzer, die besonders schnell und klar strukturieren wollen, steht zusätzlich ein Markdown-Editor zur Verfügung. Markdown ermöglicht höchste Schreibgeschwindigkeit, eine eindeutige Gliederung und maximale Portabilität in andere Formate.
Durch stabile Verlinkungen zwischen Dokumenten greifen Sie jederzeit auf die aktuellsten mitgeltenden Unterlagen zu. So bleiben Zusammenhänge transparent und alle Inhalte zuverlässig miteinander verbunden.
Dokument als Prozesse gestalten (BPMN 2.0)
Abläufe verständlich darstellen und nahtlos mit allen relevanten Unterlagen verbinden.
Die wichtigsten Funktionen:
- Prozessdarstellung in BPMN 2.0 für klare Abläufe
- Direkte Verlinkung zu zugehörigen Anweisungen und Formularen
- Mermaid-Unterstützung im Markdown-Editor
Ein gutes QM-System stellt Prozessabläufe für alle Mitarbeiter verständlich und konsistent dar. Prozessschritte sind direkt mit den zugehörigen Dokumenten verbunden. Das schafft Prozesssicherheit, eine beschleunigte Einarbeitung und maximale Audit maximale Transparenz.
Im qmBase Dokumentenmanagement werden Dokumente daher nicht nur als Text, sondern auch als Prozess abgebildet. Der BPMN-2.0-Prozessdesigner ermöglicht eine präzise und übersichtliche Darstellung sämtlicher Abläufe.
Alternativ können Prozesse auch direkt im Markdown-Editor mit Mermaid visualisiert werden – ideal für schnelle, flexible Ablaufdiagramme.
Jeder Prozessschritt kann direkt mit relevanten Verfahrensanweisungen oder Formularen verlinkt werden. So erkennen Mitarbeiter sofort die Zusammenhänge und greifen ohne Umwege auf die passenden Dokumente zu.
Qualitätsmanagementbeauftragter (ISO 9001),
Dienstleistungsunternehmen
Dokument mit ihrem Kontext verknüpfen
Kontexte sichtbar machen, Zusammenhänge verstehen und Informationen schneller finden.
- Bidirektionale Verknüpfungen mit allen Informationen Ihres QMs
- Einheitliche Informationsstruktur über das gesamte QM-System
- Auditgerechte Nachvollziehbarkeit durch klare Verbindungen
Im Qualitätsmanagement stehen Dokumente selten für sich allein. Eine Prozessbeschreibung gehört zu einem bestimmten Produkt, gleichzeitig sind damit Prozessrisiken oder -ziele verknüpft. Andere Dokumente beziehen sich auf einzelne Kunden oder Lieferanten. Erst durch diese Verbindungen entsteht ein vollständiges Verständnis der jeweiligen Inhalte.
In einem gut organisierten QM-System ist dieser Kontext direkt ersichtlich.
Mit dem qmBase Dokumentenmanagement verknüpfen Sie jedes Dokument direkt mit den relevanten Informationen aus den übrigen Apps: etwa mit Risiken, Zielen, Produkten, Kunden oder Lieferanten. So entsteht eine klare, konsistente Informationsstruktur.
Gleichzeitig werden beispielsweise bei einem Kunden alle zugehörigen Dokumente dargestellt. So behalten Sie den Überblick und erfüllen gleichzeitig die Anforderungen an eine transparente, auditgerechte Dokumentation.
Dokument über die Prozesslandkarte finden
Dokumente dort finden, wo man sie erwartet – direkt entlang der eigenen Arbeitsabläufe.
- Intuitive Navigation über visuelle Prozesslandkarte
- Direkter Überblick über alle Dokumente entlang des Prozessablaufs
- Mehrstufige Prozesslandkarten für klare Orientierung
- Automatisch gepflegte Struktur durch Zuordnung von Schlagworten
In einem idealen Qualitätsmanagement navigieren Mitarbeiter nicht durch Ordnerstrukturen oder nutzen Filter, um die richtigen Dokumente zu finden. Sie orientieren sich an den Prozessen ihres Arbeitsbereichs und gelangen von dort aus direkt zu den relevanten Informationen. Eine Prozesslandkarte macht diese Struktur sichtbar und intuitiv nutzbar.
Mit dem qmBase Dokumentenmanagement erstellen Sie individuelle Prozesslandkarten über mehrere Ebenen. Mitarbeiter gelangen damit auf dem kürzesten Weg zu den Dokumenten, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
Dank der flexiblen Verschlagwortung verlinken Sie jede Kachel der Prozesslandkarte mit den passenden Dokumentengruppen. Sobald Dokumente entsprechend gekennzeichnet sind, erscheinen sie automatisch an der richtigen Stelle in der Prozesslandkarte. So bleibt Ihre Struktur aktuell, logisch und einfach zu pflegen.
Dokument schnell und einheitlich erstellen
Vorlagen und Platzhalter für konsistente QM-Dokumente ohne Aufwand.
- Vorlagen für Managementbewertung, Prozesse und weitere QM-Inhalte
- Dynamische Platzhalter, um automatisch beliebige Informationen einzufügen
- Eigene Vorlagen für unternehmensspezifische Anforderungen
- Schnelle Dokumenterstellung ohne Formatierungsaufwand
Ein funktionierendes Qualitätsmanagement lebt von klaren, einheitlichen und vollständigen Dokumenten. Doch gerade bei der Erstellung neuer Dokumente entstehen häufig Inkonsistenzen, unnötiger Aufwand und vermeidbare Fehler.
Das qmBase Dokumentenmanagement löst dieses Problem mit flexiblen Vorlagen und dynamischen Platzhaltern. Bereits integrierte Vorlagen – etwa für die Managementbewertung – erleichtern den Einstieg und sorgen für eine konsistente Struktur. Zusätzlich können Sie eigene Vorlagen erstellen, abgestimmt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens.
Dynamische Platzhalter übernehmen dabei automatisch relevante Informationen aus dem gesamten Qualitätsmanagement: etwa Daten aus Risiken, Zielen, Prozessen, Produkten oder anderen Bereichen. Neue Dokumente entstehen dadurch nicht nur schneller, sondern auch vollständig und in einheitlicher Qualität – ohne manuelle Übertragungsfehler und ohne Formatierungsaufwand.
So erstellen Sie QM-Dokumente, die strukturiert, nachvollziehbar und professionell sind – vom ersten Entwurf bis zur finalen Freigabe.
