WEIDLING vereinfacht mit qmBase das Qualitätsmanagement

Die Weidling GmbH verfügt über ein integriertes Managementsystem, welches aktiv weiterentwickelt und kontinuierlich verbessert werden soll. Um dies zu erreichen, hat Weidling zum Beginn des Jahres 2017 das Qualitätsmanagementsystem qmBase eingeführt und damit die bisher vorhandene Ordnerstruktur abgelöst. Simon Himmelsbach, der Qualitätsmanagementbeauftragte der Weidling GmbH, berichtet von seinen Erfahrungen mit der qmBase Software-Lösung:

Das QM-System der Weidling GmbH basierte in der Vergangenheit auf einer Ordnerstruktur  in der die notwendigen Dokumente abgelegt waren. Aber auch der physische Aktenordner konnte noch nicht vollständig aus dem Büro verbannt werden.

Bei dem herkömmlichen System handelte es sich um eine reine Dokumentenstruktur. Ein Prozess für eine sinnvolle Versionierung und Freigabe von Dokumenten war nicht möglich. Unterschiedliche Informationen ließen sich nicht sinnvoll und transparent miteinander verknüpfen, um z.B. Kausalitäten zu dokumentieren (Verknüpfungen zwischen Reklamationen, Fehlern und Maßnahmen oder die Erstellung von Fehlerketten). Auf auslaufende Fristen von Maßnahmen, Reklamationen oder Prüfzyklen wurde nicht automatisch hingewiesen. Das hatte zur Folge, dass Fristen häufig nicht eingehalten und manche Aufgaben und Maßnahmen vollständig in Vergessenheit gerieten. Auch gab es keine Möglichkeit die Mitarbeiter direkt in das Qualitätsmanagement mit einzubeziehen und Aufgaben und Verantwortlichkeiten verbindlich zuzuordnen.

Viele Vorgänge waren schlicht zu umständlich, zu zeitaufwendig und zu ineffektiv. Unter anderem der Umgang mit Formblättern für Maßnahmen war nicht mehr zeitgemäß:

Formblätter auf dem Laufwerk suchen Ausdrucken  Ausfüllen Scannen Ablegen

Zwar wurden Formblätter ausgefüllt und Fristen gesetzt, die Überprüfung hat aber oft gar nicht stattgefunden.

Der Einsatz von qmBase erwies sich für die Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystems als deutlich effizienter als die herkömmliche Dateistruktur. qmBase bietet nicht nur eine sinnvolle Lösung zur Ablage, Versionierung und Freigabe von Dokumenten, sondern darüber hinaus zahlreiche Funktionen, die die Umsetzung des Qualitätsmanagements deutlich vereinfachen:

• Endlich können Dokumente gezielt versioniert und freigegeben werden
• Endlich können die Informationen im System transparent und nachvollziehbar miteinander verknüpft werden
• Endlich werden Maßnahmen nicht nur dokumentiert und abgelegt, sondern es wird automatisch an die Fristen und die Umsetzung erinnert
• Endlich können Mitarbeiter gezielt in das Qualitätsmanagementsystem eingebunden und Aufgaben und Verantwortlichkeiten gezielt zugeordnet werden

Im Ergebnis gewinnt das Qualitätsmanagement deutlich an Transparenz. Die Abläufe, Tätigkeiten und Fortschritte im QM-System sind viel besser nachvollziehbar. Das Reklamationsmanagement, das Schulungsmanagement, die Umsetzung von Projekten und Maßnahmen und viele weitere Bereiche des Qualitätsmanagements werden deutlich vereinfacht.

Das Reklamationsmanagement ist ein gutes Beispiel für die gesteigerte Effizienz. Früher musste neben der Bearbeitung von Formblättern auch noch manuell im ERP-System nach Lieferscheinen und Kundenaufträgen recherchiert werden. Heute erfolgt der Zugriff auf diese Informationen direkt über die einfache und intuitive Benutzeroberfläche von qmBase. Dank einer Schnittstelle zum ERP-System kann direkt über qmBase auf alle relevanten Daten zugegriffen werden. Eine Reklamation lässt sich so heute mit allen wichtigen Informationen in weniger als 3 Minuten erfassen.

qmBase vereinfacht die Umsetzung und die Dokumentation des Qualitätsmanagements deutlich und entlastet somit die Mitarbeiter und den QMB.

Zusätzlich vereinfacht qmBase auch die Durchführung externer Audits. Durch die inhaltlichen Verknüpfungen und das System zur Ablage von Nachweisen kann das Qualitätsmanagementsystem einfach und transparent gegenüber Dritten dargestellt werden.

Früher lagen während eines Audits immer 4-5 Ordner auf dem Tisch und wurden durchgesehen. Werden geforderte Dokument nicht auf Anhieb gefunden, stellte sich schnell ein Gefühl der Unsicherheit ein. qmBase vermittelt das Gefühl souveräner und kompetenter auftreten zu können, da immer alle Informationen auf Anhieb verfügbar sind.

In der Vergangenheit waren nur 2-3 Mitarbeiter in das Qualitätsmanagement eingebunden, obwohl immer wieder versucht wurde weitere Mitarbeiter zu integrieren. Dies ist jedoch regelmäßig daran gescheitert, dass man keine Möglichkeit gefunden hat, den Mitarbeitern, die nur unregelmäßig mit dem System arbeiten sollten, einen sinnvollen Zugang zu der komplexen Ordnerstruktur zu bieten.

Die Vorteile von qmBase beschränken sich aber nicht ausschließlich auf das Qualitätsmanagement. qmBase bietet mit seiner Plattform eine zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeiter. Die Mitarbeiter haben das Gefühl stärker in das Unternehmen eingebunden zu sein und so besser zum Unternehmenserfolg beitragen zu können. Das Qualitätsmanagementsystem und die Arbeit im Unternehmen wird durch qmBase deutlich kollaborativer gestaltet.

Das qmBase Qualitätsmanagement ermöglicht es auch an vielen anderen Stellen im Unternehmen Zeit einzusparen. Die gesamte Kommunikation, insbesondere in Bezug auf die Organisation von Aufgaben, wird deutlich effizienter und verbindlicher. Dadurch ist es der Weidling GmbH gelungen, die Anzahl an Meetings deutlich zu reduzieren.

Viele weitere Aspekte des qmBase Qualitätsmanagements werden durch die Simon Himmelsbach und die Weidling GmbH sehr positiv beurteilt. Daher werden noch einige weitere Statements aufgeführt, die die erfolgreiche Zusammenarbeit mit qmBase verdeutlichen: