Mit Schulungsmanagement die Unternehmenszukunft sichern

Im Zuge der Digitalisierung und Globalisierung werden Unternehmen mit neuartigen Anforderungen konfrontiert. Um herauszufinden, wer in der Lage ist, diesen Anforderungen gerecht zu werden, benötigt man ein Schulungs- bzw. Kompetenzmanagement. Je nach Unternehmensgröße fällt dies unterschiedlich umfangreich aus. Von der Excel-Tabelle bis zur Qualifikationsmatrix gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Qualifikationen der Mitarbeiter im Überblick zu behalten.

Aufgrund des Fachkräftemangels, ist es für viele Unternehmen schwierig, Menschen einzustellen, welche die gewünschten Kompetenzen bereits beherrschen. Aus diesem Grund investieren Unternehmen wie die Telekom, bis zu 150 Millionen Euro im Jahr, in die Weiterbildung von Mitarbeitern. Dies geschieht, wie bei vielen anderen Konzernen in eigenen Akademien. Gerade bei spezialisierten Berufsfeldern, muss ein gut entwickeltes Schulungsmanagement greifen, um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Für kleinere Unternehmen ist die Organisation einer Schulung dagegen nicht so leicht. Ein zu knappes Budget, wenig Motivation seitens der Mitarbeiter, Termine kollidieren mit dem Tagesgeschäft etc. Dabei sind gerade kleine Unternehmen, stärker auf kompetente Mitarbeiter und deren Wissen angewiesen.

Mit der Weiterbildung kommt wertvolles Wissen ins Unternehmen und beeinflusst damit maßgeblich den Erfolg des Unternehmens. Qualifizierte Mitarbeiter, geben ihr Wissen an ihre Kollegen und neue Mitarbeiter weiter und stärken so die Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens.

Die aktive Weiterbildung von Mitarbeiter ist auch ein Zeichen der Anerkennung. Sie schätzen es, wenn Sie neue Fähigkeiten erlernen können, die ihnen ihren Alltag erleichtern oder eine Perspektive zur beruflichen Weiterentwicklung bieten. Sie wissen es aber auch zu schätzen, dass ihr Arbeitgeber bereit ist, Zeit und Geld in sie zu investieren. Es ist auch ein Zeichen dafür, dass Wert auf ihren langfristigen Verbleib im Unternehmen gelegt wird. Mit der entgegengebrachten Anerkennung werden die Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter sowie deren Bindung an das Unternehmen gestärkt.

In Zeiten von Digitalisierung wird das Engagement von Mitarbeitern immer essenzieller. Ihre Kompetenzen müssen den Veränderungen der Arbeitswelt angepasst werden.  Kompetenzen im Bereich der neuen Technologien sind besonders gefragt und Eigeninitiative in Bezug auf Weiterbildung stärkt die Chancen beim Berufseinstieg und Beförderung. Das hat auch eine Studie der Kantar TNS gezeigt. Arbeitnehmer haben laut der Studie ebenfalls die Chance auf eine Einstellung und ein höheres Gehalt.

Mit Engagement und Qualifikationen machen sich Arbeitnehmer attraktiv für das Unternehmen. Wenn sie motiviert und engagiert, gute Arbeit leisten und das Unternehmen von ihren Kompetenzen profitiert, ist es wahrscheinlicher, dass ihnen der Arbeitsplatz langfristig erhalten bleibt.

Um festzustellen, welche Anforderungen von den Mitarbeitern erfüllt werden müssen, ist es nötig einen Soll-Zustand zu definieren. Hierfür werden die Geschäftsfelder des Unternehmens und die dafür notwendigen Kompetenzen identifiziert.

Dabei sollten auch die langfristige die Unternehmensziele und die Unternehmensstrategie stets im Hinterkopf behalten werden. Nun wird für jede Stelle ein Soll-Kompetenzprofil erstellt. Dieses Profil wird mit den Ist-Kompetenzen der Mitarbeiter verglichen, dies geschieht am besten im Austausch mit dem jeweiligen Mitarbeiter.

Nun ergibt sich eine Übersicht mit allen nötigen Informationen über die Qualifikationen der Mitarbeiter. Diese können um zusätzliche Visualisierungstechniken ergänzt werden.

Die Qualifikationsübersicht ist das Fundament eines strukturierten Schulungsmanagements und ermöglicht unter anderem die Verbesserung der Wissensverteilung innerhalb des Unternehmens. Kompetente Mitarbeiter können zum Beispiel Experten für ein Themengebiet werden und anderen ihr Wissen weitergeben. Falls Sie mehr über das Thema Wissensmanagement erfahren möchten, klicken Sie hier.

Diese Übersicht ist die Grundlage für die Weiterentwicklung des Unternehmens und der Mitarbeiter. Doch wie ist es möglich, bei all den Mitarbeitern und Qualifikationen den Überblick zu behalten? Zur Darstellung und Bearbeitung von Qualifikationen werden die Kompetenzen und die Mitarbeiter in der Regel in einer Excel-Tabelle gegenübergestellt. Man spricht dabei von einer Kompetenzmatrix oder Qualifikationsmatrix, auch der Begriff Skill Matrix ist verbreitet. Eine Qualifikationsmatrix ist ein gutes Werkzeug um den Überblick über Mitarbeiterkompetenzen zu behalten und diese aktiv zu verwalten. Denn nur, wenn das Unternehmen um die Fähigkeiten der Mitarbeiter weiß, können diese ausgebaut werden und lohnend für das Unternehmen und die Mitarbeiter werden.

Leider hat jede Qualifikationsmatrix, die ausschließlich auf einer Tabelle beruht leider auch ihre Grenzen. Wenn Sie bereits mit einer Qualifikationsmatrix gearbeitet haben, dann kennen Sie aber möglicherweise auch das folgende Problem: Sobald die Qualifikationsmatrix mehrere Dutzend Mitarbeiter und ähnlich viele Qualifikationen beinhaltet, wird aus einer anschaulichen und informativen Darstellung schnell ein unübersichtliches Datenungeheuer. Sobald viele Informationen erfasst werden müssen, nimmt jeder Qualifikationsmatrix eine unangenehme Komplexität an.

Wenn in Ihrem Unternehmen nicht mit einer derartigen Komplexität zu rechnen ist oder Sie erst in das Kompetenzmanagement einsteigen, dann ist eine Excel-Qualifikationsmatrix wahrscheinlich trotzdem genau das richtige für Sie. Unsere Qualifikationsmatrix als Vorlage zum Download finden Sie hier.

Falls Sie bereits an die Grenzen Ihrer Qualifikationsmatrix gestoßen sind und nach einer Alternative suchen, die ihr Leben einfacher macht, dann möchten wir ihnen unser qmBase Schulungs- und Qualifikationsmanagement empfehlen.

Das Schulungs- und Qualifikationsmanagement erstellt immer genau die Qualifikationsmatrix, mit genau den Mitarbeitern und den Qualifikationen, die Sie gerade brauchen. Die Zeiten unübersichtlicher Excel-Tabellen sind damit vorbei. Schulungs- und Qualifikationsmanagement bietet aber noch mehr. Sie haben die Möglichkeit für jeden einzelnen Mitarbeiter direkt den individuellen Schulungsbedarf abzuleiten und die notwendigen Schulungen zu planen.

Zudem wird auch die Nachfolgeplanung und die Neubesetzung von Positionen und unterstützt die Personalabteilung in der Vertretungsplanung für Urlaub und Krankheitsfälle stark vereinfacht.

Das Ziel ist es die Mitarbeiterverwaltung deutlich zu vereinfachen. Dabei ist es völlig egal, ob Ihr Einsatz aus dem Qualitätsmanagement oder der Personalabteilung erfolgt.

Am Anfang des Artikels haben wir die neuen Anforderungen und Möglichkeiten angesprochen, die mit der Digitalisierung und Globalisierung auf Unternehmen zukommen. qmBase unterstützt Sie dabei, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. Wäre es nicht sinnvoll, die Möglichkeiten eines digitalisierten Kompetenzmanagements auszuschöpfen, statt an bewährten Strukturen festzuhalten?