Asynchrone Kommunikation – die Zukunft für Unternehmen?

Sie arbeiten gerade konzentriert an einer wichtigen Aufgabe, plötzlich kommt ein Mitarbeiter herein und hat eine dringende Frage. Für Ihre eigene Arbeit hat die Frage keine Bedeutung. Sie brauchen im Schnitt 23 Minuten, um zu Ihrer ursprünglichen Konzentration zurückzufinden. Im Durchschnitt müssen pro Tag mit 22 vergleichbaren Unterbrechungen Ihrer Konzentration rechnen. 

Wie kann man verhindern, dass man durch äußere Einflüsse von Mitarbeitern, Kollegen, Vertriebspartnern oder Kunden im Arbeitsfluss gestört wird? 

In diesem Artikel werden wir Ihnen einen Einblick in die Thematik der asynchronen Kommunikation geben und Ihnen das Verbesserungspotenzial aufzeigen, das sie mit sich bringt. 

Asynchrone Kommunikation ist relativ selbsterklärend. Es handelt sich um das Gegenteil  von synchroner Kommunikation. Der Begriff synchron (altgriechisch σύν syn ‚mit‘, ‚gemeinsam‘ und χρόνος chronos ‚Zeit‘) bedeutet gleichzeitig. Synchrone Kommunikation ist beispielsweise ein persönliches Gespräch, ein Telefonat oder ein Meeting. Für den Informationsaustausch müssen mehrere Personen in unmittelbarem Kontakt treten. 

Asynchrone Kommunikation hingegen erfordert keinen direkten Kontakt. Es werden Informationen zur Verfügung gestellt und zu einem späteren, passenden Zeitpunkt zur Kenntnis genommen. Sobald der Informationsempfänger über die notwendigen Kapazitäten verfügt antwortet er. So kann der Informationsempfänger störungsfrei arbeiten. E-Mails können zum Beispiel ein Medium zur asynchronen Kommunikation sein. 

Zach Holman, Gründer und Entwickler von GitHub beschreibt asynchrone Kommunikation wie folgt: 

“Asynchronous communication means I can ask my coworker a question in-chat and not worry about bothering her since she’ll get back to me when she’s available. Asynchronous communication means I can go to rural Minnesota and feel like I’m working from the office like normal.” 

In dem Zitat, wird ein essenzieller Vorteil der asynchronen Kommunikation hervorgehoben: Man trägt nicht mehr dazu bei, den Workflow seiner Mitarbeiter oder Kollegen zu stören. Mit synchroner Kommunikation wird im Zweifel nicht nur der Gesprächspartner in seinem Workflow gestört, sondern auch Kollegen in unmittelbarer Hörweite. In Zeiten von Großraumbüros wird synchrone Kommunikation immer mehr zum Störfaktor. Eine von Plantronics in Auftrag gegebene Studie zeigt, laute Kollegen sind der häufigste Grund für zu viel Lärm am Arbeitsplatz. Über die Hälfte haben sich über die Lautstärke am Arbeitsplatz bereits beim Management beschwert. Zu viel Lärm habe dabei einen negativen Einfluss auf die Produktivität, führe zu Stress und zu körperlichen Begleiterscheinungen wie Kopfschmerzen. 

Dies ist so fatal, da Kommunikation für Unternehmen essenziell ist, sowohl für den Arbeitsablauf und das Betriebsklima. Sobald mehrere Personen an einem Projekt beschäftigt sind, muss eine Absprache, ein Austausch, eine Kommunikation geschehen um Fehler und Missverständnisse zu vermeiden. Man benötigt also eine andere Art der Kommunikation. 

Diese Alternative ist die asynchrone Kommunikation. Sie hat neben dem Vorteil der Ungestörtheit noch weitere positive Effekte: 

Erhalten Sie von einem Kollegen eine Mail, haben Sie dort alle relevanten Informationen verfügbar. Sie müssen sich nicht während des Gesprächs fragen, ob sie sich etwas des Besprochenen vergessen würden, brauchen sich keine zusätzlichen Notizen zu machen. Gleichzeitig haben alle Parteien die Möglichkeit, Informationen zu verarbeiten, die Ideen und Gedanken so auszuformulieren, ganz nach ihrem Tempo. Darüber hinaus ist die asynchrone Kommunikation barrierefreier als die synchrone Kommunikation.

In Zeiten der Digitalisierung ist es nicht unüblich Telefonkonferenzen mit Partnern oder Kunden zu führen, die sich tausende Kilometer entfernt, in einem anderen Land oder auf einem Kontinent befinden. Aufgrund der Zeitzonen kann es an dieser Stelle zu Unannehmlichkeiten oder Problemen bei der Terminabsprache kommen. Asynchrone Kommunikation erleichtert die Zusammenarbeit mit Menschen, die sich nicht an einem Ort mit Ihnen befinden. Asynchrone Kommunikation schafft die Freiheit nicht an den Arbeitsplatz gebunden zu sein, aus Angst einen Kollegen oder ein Telefonat zu verpassen. Darüber hinaus kann asynchrone Kommunikation Arbeitsweisen ermöglichen, die bisher nicht infrage kommen, zum Beispiel der Freiheit ortsungebunden zu Arbeiten. In unserem Artikel zu New Work finden Sie mehr Informationen zu diesem Thema.

Die Möglichkeiten sind nahezu endlos, ob Sie sich nun für ein unternehmensweites Chatprogramm wie Slack, die altbekannten E-Mails oder ähnliches entscheiden, hängt von den Ressourcen und Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wichtig ist dabei nur, dass Sie auch den asynchronen Charakter dieser Werkzeuge erkennen. 

Wenn der Signalton für eingehenden E-Mails sie jedes Mal aus Ihrer Konzentration reißt und Sie Ihre Arbeit zur Beantwortung der E-Mails unterbrechen, dann wird auch die E-Mail zu einem synchronen Kommunikationsmittel. Hilfreich ist es, Benachrichtigungen für Nachrichten an Ihren mobilen Geräten auszustellen, oder E-Mails nur in bestimmten Zeiträumen abzurufen und in der Zwischenzeit eine Abwesenheitsnotiz zu senden. 

Asynchrone Kommunikation funktioniert nicht in allen Situationen  gleich gut, es soll die synchrone Kommunikation nicht ersatzlos austauschen. Für bestimmte Situationen ist die synchrone Kommunikation in Form eines Telefonats oder eines Meetings doch die bessere Lösung. 

Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn es in der Kommunikation nicht um den bloßen Informationsaustausch geht. Zur Erarbeitung gemeinsamer Lösungen, wenn Diskussionsbedarf besteht und natürlich für den Auf- und Ausbau persönlicher Beziehungen ist die synchrone Kommunikation oft das richtige Mittel. 

Die asynchrone Kommunikation kann aber sehr hilfreich dabei sein, sich nicht durch jede Nachricht, jede E-Mail oder sonstige Ablenkung aus dem Workflow bringen zu lassen. Die ständige Erreichbarkeit kann uns nämlich von der produktiven Arbeit abhalten. 

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Durch die individuellen Aufgabenlisten wird jeder Mitarbeiter an die anfallenden Tätigkeiten erinnert. So müssen Sie Ihre Mitarbeiter nicht erinnern und es gerät trotzdem nichts in Vergessenheit. 

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