Wieso Mitarbeiter nur 40% Ihrer Zeit produktiv einsetzen

Insbesondere bei wissensintensiven Beschäftigungen verbringen die Mitarbeiter den größten Teil ihrer Zeit mit nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten. Über 60 % der Arbeitszeit wird für die Bearbeitung von E-Mails, die Suche nach Informationen und die interne Kommunikation aufgewandt. Dadurch bleiben weniger als 40 % für die rollenspezifischen, wertschöpfenden Tätigkeiten.

Diese Zahlen zeigen zum einen ein hohes Maß an Ineffizienz auf, legen aber auch ein großes Potenzial für Produktivitätssteigerungen nahe.

Laut einer Studie des McKinsey Global Institute verwenden Mitarbeiter 28 % ihrer Arbeitszeit für die Bearbeitung von E-Mails, 19 % für die Recherche von Informationen und 14 % für die unternehmensinternen Kommunikation. Dies entspricht 61 % der Arbeitszeit oder 24,4 Stunden einer 40-Stunden-Woche. Für rollenspezifische und somit wertschöpfende Aufgaben verbleiben nur 39 % der Arbeitszeit dies entspricht nur 15,6 Stunden pro Woche genutzt.

Die Ursachen dieser Ergebnisse sind oft ineffiziente Unternehmensstrukturen, sowie ineffiziente Strukturen zur Informationsablage. In vielen Unternehmen fehlt die Disziplin, Daten und Informationen so auf den Laufwerken abzulegen, dass jeder Mitarbeiter die aktuellsten Informationen und Dokumente auf Anhieb findet. Dies setzt jedoch bereits voraus, dass Informationen auf freigegebenen Laufwerken abgelegt werden, sodass die Mitarbeiter überhaupt eine Chance haben diese auch zu finden.

Weitere Ursachen, sind fehlende Transparenz und unzureichende Kommunikation. Es ist nicht selten, dass zwei Abteilungen die gleichen Probleme bearbeiten, ohne voneinander zu wissen. Oder das eine Abteilung mit einem Problem kämpft, obwohl an andere Stelle im Unternehmen bereits eine Lösung arbeitet hat.

Diese Ineffizienzen sind nicht nur frustrierend, sondern vor allem zeitraubend und somit wahnsinnig teuer. Je mehr Zeit die Mitarbeiter mit wenig produktiven Aufgaben verbringen, desto mehr Geld verliert Ihr Unternehmen.

In mittelständischen Unternehmen mit 50-250 Mitarbeitern liegen die Lohnkosten im Durchschnitt bei 45.410 € pro Mitarbeiter (Vgl. Statistisches Bundesamt https://bit.ly/2JRhMBg). Davon entfallen 27.700 € auf nicht-wertschöpfende Tätigkeiten. Auf wertschöpfende Tätigkeiten entfallen entsprechend nur 17.710 €. Die Studie zeigt aber ebenfalls ein gigantisches Einsparpotenzial auf. Durch den Einsatz der richtigen Technologien und Strukturen kann die Produktivität der Mitarbeiter um bis zu 25 % gesteigert werden. Dies entspricht einem durchschnittlichen Einsparpotenzial pro Mitarbeiter pro Jahr von 6.925 €.

Hochgerechnet für unterschiedliche Unternehmensgrößen führen diese Erkenntnisse zu bemerkenswerten Ergebnissen:

Die Personalkosten stellen in vielen Unternehmen den größten Kostenfaktor dar. Dementsprechend bedeutend sind die Auswirkungen, des freisetzbaren Potenzials für die Gesamtleistung des Unternehmens. Gelingt es die Mitarbeiter, um einen nennenswerten Faktor produktiver einzusetzen, als der Wettbewerber, dann stellt dies einen enormen Wettbewerbsvorteil dar. Ein funktionierender Informations- und Datentransfer innerhalb des Unternehmens wird somit zu einer kritischen Größe im Wettbewerb.

Was also hilft, um die bestehenden Probleme zu lösen. Ein erster und naheliegender Ansatz ist es häufig bestehende Datenstrukturen aufzuräumen. Ordnerstrukturen werden neu angelegt, veraltete Dateien werden gelöscht, sodass relevante Dateien leichter aufzufinden sind. Beliebt ist es auch neue Leitlinien für interne E-Mails zu verabschieden. Jeder Mitarbeiter soll nur die für ihn relevanten E-Mails erhalten. Dadurch soll zum einen die Zeit zur Bearbeitung von E-Mails reduziert werden und zum anderen sollen die E-Mails mit relevanten Informationen leichter wieder aufzufinden sein. Das Problem hierbei ist, dass es wahnsinnig viel Disziplin aller Mitarbeiter erfordert, diese neue Ordnung langfristig aufrechtzuerhalten. Meistens sind derartige Lösungen eher von vorübergehender Natur. Im Laufe der Zeit nähern sich Unternehmen in der Regel wieder dem ursprünglichen Status an.

Es stellt sich also die Frage, ob die klassische Dateiablage auf Laufwerken so wie interne Kommunikation via E-Mail die geeigneten Mittel darstellen, um die Mitarbeiter in Ihrer Produktivität zu unterstützen.

Für eine direktere und effizientere interne Kommunikation setzten immer mehr Unternehmen auf Instant Messaging Dienste wie z.B. Slack anstelle klassischer E-Mails. Auch für eine effizientere Informationsablage gibt es Lösungen. Dafür bietet z.B. qmBase eine Unternehmensplattform als zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeiter. Insbesondere für Unternehmen die auf ein hohes Maß interner Kooperation und Interaktion angewiesen sind, können durch effizientere Informationsstrukturen eine reibungslose Zusammenarbeit gewährleisten und so enorme Produktivitätssteigerungen erzielen.

Auf der qmBase Plattform können unter anderem die für Mitarbeiter wichtigen Dokumente hinterlegt werden. Im Gegensatz zu herkömmlichen Laufwerksstrukturen muss jedes dort hinterlegte Dokument einen Freigabeprozess durchlaufen und es ist ausschließlich die aktuellste Dokumentenversion erreichbar. Auf diesem Weg behält das Unternehmen mehr Kontrolle über die Dokumentenlandschaft. So kann langfristig eine hohe Wiederauffindbarkeit aller Dokumente gewährleistet werden. Um die Wiederauffindbarkeit weiter zu steigern und so die Zeit zur Suche nach Informationen zu reduzieren, können auch alle Inhalte mit Schlagworten versehen werden. Dies ermöglicht eine weiterführende Strukturierung der Informationen.

qmBase dient aber nicht nur als Anlaufstelle für Dokumente. Dort können auch alle Projekte und Maßnahmen eingesehen und verwaltet werden. Dies schafft sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Führungskräfte ein hohes Maß an Transparenz und somit die Voraussetzung für eine effiziente Kommunikation.

Dies stellt nur einige der Informationen dar, die übe qmBase erfasst und eingesehen werden können. Eine Liste aller Funktionen finden Sie hier.